مفهوم تحليل القوى العاملة

[أم غلا]

هي عملية جمع معلومات متكاملة عن القوى العاملة والوظائف في المنظمة وتصنيفها وتحليلها بغرض استخراج المؤشرات الإحصائية الدالة على توزيعها وحركتها والاستفادة من النتائج في كيفية التعامل معها.
• مصادر المعلومات عن القوى العاملة:
1)
ملف الموظف:
حيث يحتوي ملف الموظف على المستندات والمعلومات التالية:
- معلومات شخصية عن الموظف .
- المؤهلات: حيث يحتفظ بالمؤهلات التي يحملها الموظف منذ لحظة تعيينه.
- التوظيف: يحتوي على مسوغات التعيين والترقية والنقل.
- الإجازات: وتشمل صور جميع قرارات الإجازات التي تمتع بها الموظف.
- الجزاءات: وتحوي صور قرارات العقوبات التي أوقعت على الموظف.
- تقارير الأداء الوظيفي: حيث يحتفظ بآخر تقريرين للأداء الوظيفي للموظف.
- التدريب والابتعاث: ويشمل صور قرارات التدريب والابتعاث للموظف.
- الانتدابات: ويحوي صور قرارات الانتداب التي كلف بها الموظف.
- التكليفات: وتشمل صور قرارات تكليف الموظف حسب طبيعة العمل واحتياجات المنظمة.
2) تشكيلات الوظائف:
وهو حصر جميع الوظائف المعتمدة في المؤسسة سواء كانت شاغرة أو مشغولة بسعودي أو غير سعودي. إضافة إلى كون تشكيلات الوظائف توضح الإدارات الرئيسية والفرعية والأقسام وعدد الوظائف في كل منها.
3) دليل المهام والهيكل التنظيمي:
وهو عبارة عن توضيح تفصيلي للأهداف والمهام الرئيسية للوحدات الإدارية ورسم تنظيمي لخط السلطة بالمنظمة والارتباطات التنظيمية.
4 ) استمارات الاستقصاء :
يمكن للمحلل تصميم استمارة خاصة تمكنه من جمع المعلومات التي يسعى للحصول عليها بالاستعانة بالمصادر المذكورة أعلاه ، أو الرجوع إلى الإدارات داخل المنظمة كإدارة الموارد البشرية أو التخطيط والتطوير أوغيرها من الإدارات ذات العلاقة وطبيعة المعلومات التي يبحث عنها.


•طبيعة ونوع المعلومات التي يمكن الحصول عليها في تحليل القوى العاملة:
- توزيع العاملين طبقاً للإدارات والأقسام: حيث يوضح عدد العاملين في كل إدارة أو قسم، ويمكن أن يؤخذ ذلك في سنوات مختلفة.
- توزيع الوظائف تبعاً للإدارات والأقسام: حيث يوضح توزيع الوظائف على الإدارات والأقسام في سنوات مختلفة.
- توزيع العاملين حسب التخصصات: حيث يوضح توزيع العاملين حسب تخصصاتهم أو الوظائف المعينين عليها، ومدى تطابقها مع الأعمال التي يقومون بها.
- توزيع العاملين حسب التركيب الوظيفي: حيث يمكن توزيع العاملين وفقاً لمستوى الوظيفة في الهيكل التنظيمي كالمديرين والأخصائيين والباحثين والتنفيذيين.
- توزيع العاملين حسب العمر: حيث يمكن توزيع العاملين في المنظمة حسب أعمارهم أو وضعهم ضمن فئات عمرية تتراوح بين الخمس والعشر سنوات.
- توزيع العاملين حسب التعليم: حيث يمكن توزيع العاملين بالمنظمة حسب المؤهل العلمي.
- توزيع العاملين حسب الخبرة: حيث يمكن توزيع العاملين بالمنظمة وفقاً للخبرة العامة أو الخبرة المكتسبة في الوظيفة الحالية.
- توزيع العاملين حسب التدريب: حيث يمكن توزيع العاملين عن طريق عدد الدورات التدريبية التي التحق بها ونوعها ومكان انعقادها.
- توزيع العاملين حسب الجنسية: حيث يمكن توزيع العاملين حسب الجنسية سواء للمواطن أو غير المواطن خلال فترة زمنية معينة.
- توزيع العاملين حسب تقارير الأداء الوظيفي: حيث يتم توزيع العاملين بالمنظمة خلال السنتين الأخيرتين وفقاً لتقارير أدائهم الوظيفي ومقارنتها بفترات سابقة.
- توزيع العاملين حسب أهداف المنظمة: حيث يمكن توزيع العاملين وفقاً للمهام التي يؤدونها للتعرف على الوظائف التي تحقق أهداف المنظمة بشكل مباشر، والوظائف المساعدة كالإدارية والمالية والتنفيذية.
- توزيع الإجازات بأنواعها: حيث يمكن معرفة متى يكثر الطلب على الإجازات بأنواعها ومدى تأثيرها على سير العمل.
- معدلات الاستقالة وإنهاء الخدمة والتقاعد: حيث يمكن وضع إحصائية للاستقالات وإنهاء الخدمة والتقاعد وفقاً للإدارات والأقسام التي يتبعونها.
الخطوة الثانية:
تحليل الوظائف :
ويقصد بتحليل الوظائف الدراسة الشاملة لكل وظيفة في المؤسسة ، من حيث واجباتها ومسؤولياتها بالإضافة إلى المعارف والمهارات والقدرات والتعليم والتدريب والمتطلبات الجسمانية التي تتطلبها الوظائف ، ويتضمن تحليل الوظائف العنصرين التاليين :
وصف الوظائف :
وهو عبارة عن معلومات مفصلة عن وظائف المؤسسة من حيث: طبيعة أعمالها ، خصائصها ، واجباتها ، مسؤولياتها ، والمؤهلات المطلوبة لشغلها ، وظروف العمل المحيطة بها .
وصف المؤهلات :
وهو عبارة عن معلومات مفصلة عن المؤهلات العلمية والعملية المطلوب توافرها في الموظف شاغل الوظيفة ، من حيث مهاراته ، قدراته ، معلوماته ، صفاته ، قدراته الحسية والصحية وغيرها من المتطلبات .
الخطوة الثالثة:
تحديد القوى العاملة المطلوبة :
تتضمن هذه الخطوة تحديد حجم القوى العاملة المطلوبة خلال الفترة القادمة للخطة ، ولكي يتم تحديد سليم للأعداد والنوعيات المطلوبة من القوى العاملة في فترة الخطة لابد من الأخذ في الاعتبار العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر في الطلب على القوى العاملة وهي.
1. العوامل الداخلية :
البرامج والمشروعات :
إن إضافة برامج أو مشروعات جديدة للمؤسسة أو إلغاء برامج أو مشروعات يؤدي إلى تغيير في الطلب على القوى العاملة .
التغيرات التكنولوجية :
وهذه تؤدي إلى إلغاء وظائف وبروز حاجة إلى وظائف جديدة ، وبالتالي إلى زيادة أو نقص في المعروض من القوى العاملة لبعض التخصصات .
التغيرات التنظيمية :
تؤثر التغيرات التنظيمية على الطلب من القوى العاملة ، فمثلاً عند إحداث أقسام أو إدارات جديدة فإن ذلك يتطلب إحداث وظائف أو إلغاء وظائف أو الأقل نقل أو إعادة تأهيل للموظفين مما يؤثر على الطلب على القوى العاملة .
2. العوامل الخارجية :
الظروف الاقتصادية ، مثل التضخم الاقتصادي ومعدلات البطالة .
العوامل الاجتماعية والسياسية والقانونية .
العوامل التنافسية في سوق العمل .
الخطوة الرابعة
:
تقدير الاحتياج من القوى العاملة:
تقدير الاحتياج من القوى العاملة عبارة عن ناتج المقارنة بين ماهو مطلوب من القوى العاملة لأداء رسالة المؤسسة على أكمل وجه وبين ما يتوفر لدى المؤسسة من القوى العاملة .
وعندما يقوم المخطط بجمع المعلومات عن القوى العاملة وعن الوظائف وتحليلها كذلك تحديد الأعداد والنوعيات التي تحتاجها المؤسسة من القوى العاملة لتحقيق أهدافها ، ومقارنة الأعداد المطلوبة بما يوجد لدى المؤسسة من قوى عاملة حالية ، فإن نتائج المقارنة لن تخرج عن ثلاث حالات هي :
1- نتائج المقارنة تشير إلى تماثل أو تقارب الأعداد المطلوبة بما هو متوفر في المؤسسة ، وبالتالي فإن المخطط يخلص إلى أن القوى العاملة الحالية كافية وقادرة على تحقيق أهداف وخطط المؤسسة المستقبلية .
2- نتائج المقارنة تشير إلى وجود نقص ، حيث أن الأعداد المطلوبة أكبر من الأعداد الحالية ، وهنا يقوم المخطط بتحديد الخيارات التي لدى المؤسسة لتعويض ذلك النقص ، ومن هذه الخيارات ما يلي :
توظيف عمالة جديدة .
تدريب العاملين لزيادة حجم الإنتاجية .
استخدام التقنيات الحديثة لتعويض النقص .
السماح بالعمل خارج أوقات الدوام الرسمي ( العمل الإضافي ) .
إعادة النظر في بعض أهداف الجهاز وتعديلها .
إعادة النظر في سياسات وإجراءات التوظيف .
3- نتائج المقارنة تشير إلى وجود فائض ، حيث أن الأعداد المطلوبة أقل من الأعداد الحالية ، وهنا يقوم المخطط بتحديد الخيارات التي لدى المؤسسة للتخلص من ذلك الفائض في العمالة ، ومن هذه الخيارات ما يلي :
التشدد في عملية التوظيف .
ترك طرق التسرب تأخذ مجراها ( الاستقالات ، النقل ، الفصل ...) .
إعادة تأهيل بعض العاملين للقيام بمهام أخرى .
تشجيع التقاعد المبكر .
نقل بعض العاملين إلى وظائف أخرى .
تسهيل منح العاملين إجازات طويلة .
توقيف الأعمال الإضافية .