مفهوم التنظيم وأنشطته

[أم غلا]

التنظيم يبين العﻼ‌قات بين اﻷ‌نشطة والسلطات. "وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" في كتابهم "مقدمة اﻹ‌دارة" عرّفا وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خﻼ‌ل هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق اﻷ‌هداف التنظيمية.تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.تصميم مستويات اتخاذ القرارات.المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المنظمة: كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق اﻷ‌هداف بكفاءة وفاعلية.ماذا يعمل التنظيم؟العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقا في عملية التخطيط أمرا ممكنا. باﻹ‌ضافة إلى ذلك، فهي تضيف مزايا أخرى.توضيح بيئة العمل:*كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا. ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.تنسيق بيئة العمل:*الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات. والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور. كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.*الهيكل الرسمي ﻻ‌تخاذ القرارات:*العﻼ‌قات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خﻼ‌ل الهيكل التنظيمي. هذا سيتيح انتقال اﻷ‌وامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات."بلنكت" و "اتنر" يستمران فيقوﻻ‌ن أنه بتطبيق العملية التنظيمية ستتمكن اﻹ‌دارة من تحسين إمكانية إنجاز وظائف العمل
.الخطوات الخمسة في عملية التنظيم:
الخطوة اﻷ‌ولى: احترام الخطط واﻷ‌هداف:الخطط تملي على المنظمة الغاية واﻷ‌نشطة التي يجب أن تسعى ﻹ‌نجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض اﻹ‌دارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض اﻹ‌دارات. أيضا قد تنشأ عﻼ‌قات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعﻼ‌قات ويقيّد العﻼ‌قات المعمول بها اﻵ‌ن.الخطوة الثانية: تحديد اﻷ‌نشطة الضرورية ﻹ‌نجاز اﻷ‌هداف:ما هي اﻷ‌نشطة الضرورية لتحقيق اﻷ‌هداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء باﻷ‌عمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة
.الخطوة الثالثة: تصنيف اﻷ‌نشطة:المدراء مطالبون بإنجاز ثﻼ‌ث عمليات:فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ).
وضع اﻷ‌نشطة في مجموعات بناء على هذه العﻼ‌قات.*البدء بتصميم اﻷ‌جزاء اﻷ‌ساسية من الهيكل التنظيمي.
*الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء اﻹ‌دارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء اﻹ‌دارة يجب أن يحدد أوﻻ‌ كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.
الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العﻼ‌قات:هذه الخطوة تحدد العﻼ‌قات الرأسية والعرضية (اﻷ‌فقية) في المنظمة ككل. الهيكل اﻷ‌فقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة.
أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:يعرف عﻼ‌قات العمل بين اﻹ‌دارات العاملة.يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).