أهمية التغذية المرتدة في تقييم أداء الموظفين

[أم غلا]

على الرغم من نجاحنا في الشركة التي نعمل فيها في تطبيق معايير كمية ونوعية في قياس أداء العمل للموظفين والعاملين، إلا أننا لسنا راضين عن أسلوب التغذية المرتدة مع موظفينا وعاملينا، هل يمكن إفادتنا عن أساليب التغذية المرتدة الفاعلة في قياس الأداء من حيث أهم أساليب التغذية المرتدة وكيفية تطبيقها بشكل فاعل؟
عامر
إخصائي موارد بشرية
شركة مساهمة
الإجابة
أهمية المعلومات المرتدة في تقييم الأداء
يشكل الموظفون والعاملون أهم الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات, وتعد عملية قياس أو تقييم الأداء Performance Measurement أهم عناصر النجاح وبقاء الموظفين والعاملين في أعمالهم، كما تعد التغذية أو المعلومات المرتدة Feedback في تقييم أو قياس الأداء عنصرا مهما في رضا وارتياح الموظفين والعاملين وبقائهم في أعمالهم وأحد مصادر سعادتهم وولائهم في وظائفهم، لأن التغذية المرتدة في تقييم الأداء هي الاعتراف والتقدير لأدائهم وأسلوب تحسينه وتطويره في المستقبل.
ويلاحظ مع الأسف أنه رغم تطوير أساليب وتقنيات قياس وتقييم أداء العاملين، إلا أن الاقتراب من الموظفين والعاملين من خلال (المعلومات أو التغذية المرتدة) لم يتطور بالشكل المطلوب، فهناك شكوى متكررة تصل إلى حد عدم الرضا عن أساليب تقييم الأداء بسبب ضعف أو إهمال المعلومات والتغذية المرتدة من قبل الموظفين والعاملين، وقد تكون سببا لتركهم وظائفهم دون علم من قبل شركاتهم أو مقار أعمالهم, خصوصا أن معظم الشركات لا تطبق أسلوب (المقابلات مع موظفيها المغادرين إلى شركات أخرى أو ما يعرف بـ “مقابلة الخروج” Exit-Interview التي تساعد الشركة على معرفة أسباب ترك موظفيها العمل فيها).
التغذية المرتدة
تعد التغذية أو (المعلومات) المرتدة من أهم المعلومات التي يحتاج إليها العاملون والموظفون ويطلبونها في أعمالهم للتعرف على أدائهم من قبل مديريهم أو المشرفين عليهم، وهم مهتمون بمعرفة مدى نجاحهم في تأدية المطلوب منهم بالمقارنة مع المتوقع منهم من قبل الإدارة، لمعرفة هل هم يؤدون المطلوب منهم وبشكل أفضل أو كما هو أو أقل من المتوقع.
إن غياب قنوات المعلومات المرتدة واضحة المعالم لدى الموظفين أو العاملين يقود إلى استخدام طرق أخرى لإشباع رغباتهم في المعرفة مثل الاستماع للشائعات أو التفسيرات والتخمينات الفردية لما يدور حولهم, وقد يؤدي في النهاية إلى تركهم العمل.
ما هي التغذية أو (المعلومات) المرتدة في تقويم الأداء؟
هي عبارة عن معلومات تتاح للفرد بغرض الحفاظ عليها أو لتحسين الأداء، إنها ليست نصيحة بمعنى اطلاع الفرد على ما يجب عمله، إنها بشكل مبسط إعطاء الفرصة للآخرين لمعرفة كيف يؤثر أداؤهم في العمل والإدارة وفي النتائج والمسؤوليات المطلوب القيام بها.
وهي بشكل علمي تعني أن الفرد يختار سلوكا محددا أو مجموعة سلوكيات، مع وجود غرض محدد في الذهن، لتحقيق هذا الغرض، ويؤدي السلوك المختار إلى إنجاز نتائج معينة، تساعد المعلومات (التغذية) المرتدة الفرد على معرفة هذه النتائج.
التغذية المرتدة الفاعلة تعني:
يجب أن يعرف الطرف الآخر المعلومات.
يجب أن يتقبل الطرف الآخر المعلومات.
يجب أن يكون الطرف الآخر قادرا على الاستفادة من المعلومات.
أنواع التغذية (المعلومات ) المرتدة في أداء العمل
هناك ثلاثة أنواع للتغذية أو المعلومات المرتدة في أداء العمل, هي:
(التغذية الحيادية، الإيجابية، والسلبية) وذلك وفقا للرسالة التي تأتي معها.
أ- التغذية المرتدة الحيادية هي تلك المعلومات التي لا تحتوي على بعد نوعي معبر.
ب- التغذية المرتدة الإيجابية والسلبية: تحتوي على أبعاد نوعية وتستخدم التعزيز أو تصحيح الأداء.
والأنواع الثلاثة تعد ضرورية للمدير أو المشرف الفاعل في مجموعة العمل، والتغذية المرتدة السلبية والإيجابية تستخدمان كمكملين وداعمين للتغذية المرتدة الحيادية, التي هي للعلم والاطلاع.
عمل التغذية المرتدة الحيادية
التغذية أو المعلومات المرتدة الحيادية: المدير أو المشرف يطلعان أكثر من غيرهما على معلومات أكثر من أعضاء مجموعة العمل، وعلى المدير أو المشرف أن يفكرا في الطرق والمعلومات التي تقدم للعاملين, وهي المعلومات التي تعكس أداء المجموعة ككل.
التغذية المرتدة الإيجابية
هي التغذية أو المعلومات التي تحمل داخلها عنصرا إيجابيا يعد معزز ا ومحفزا للتغذية الحيادية, وهي معزز يقول للفرد “لقد قمت بعمل ممتاز”, “حافظ على هذا المستوى من العمل”.
وللمعلومات المرتدة الإيجابية عدة أشكال مثل الثناء والتقدير، أو زيادة الراتب أو الترقية وبعض المزايا الخاصة.
على المدير أو المشرف البحث عن الفرص التي يثنون من خلالها على العمل والأداء الجيدين للموظفين والعاملين، وهذا الأسلوب يشجع على الأداء الجيد والتفكير الإيجابي ويضمن استمرارية مستوى مرتفع من أداء الموظفين والعاملين, كما يحافظ على بقائهم في العمل.
التغذية أو المعلومات المرتدة السلبية
هي المعلومات التي تتضمن في داخلها عنصرا نوعيا سلبيا أيضا, وتعد رافدا للتغذية المرتدة الحيادية التي هي للعلم فقط، والتغذية السلبية هي تصحيحية تقول للموظف أو العامل “التغيير مطلوب في المستقبل ” وتركز التغذية المرتدة السلبية أو التصحيحية على أن الأسلوب أو الطريقة المتبعة في أداء العمل غير مقبولة ويجب إيجاد طريقة جديدة صحيحة.
إن فاعلية المعلومات المرتدة السلبية أو التصحيحية تكمن في تركيزها على التخطيط للتغيير في السلوك والبحث عن طرق بديلة يستطيع أن يستخدمها الموظف أو العامل في أداء العمل، ولتحقيق ذلك يسأل المدير أو المشرف الموظف أو العامل السؤال التالي: هل أدرك النتائج المقصودة؟ وبعد ذلك يبحثون معا عن السلوك البديل الذي يزيد احتمالات النجاح في المستقبل
ما مصادر المعلومات أو التغذية المرتدة؟
المصادر الجوهرية (الذاتية) وهي معلومات عن نتائج الأداء جمعها العاملون بشكل مستقل أثناء إنجاز العمل بشكل طبيعي، ويمكن أن ترتبط هذه المعلومات بالجودة أو الكمية أو التكلفة أو الوقت المحدد
المصادر غير الجوهرية (الخارجية) وهي معلومات تقويمية يقدمها الآخرون مثل المشرفون والعملاء والزملاء.
وقد وجدت بعض البحوث حول التأثيرات المختلفة للتغذية المرتدة الجوهرية وغير الجوهرية في الأداء أن التغذية الاسترجاعية غير الجوهرية تؤثر في اتجاهات العاملين تجاه مصدر التغذية الاسترجاعية، في حين تؤثر التغذية الاسترجاعية الجوهرية في اتجاهات العاملين تجاه أعمالهم ووظائفهم، كما تؤثر في نوعية الإنجاز في العمل.
أهمية توفير تغذية مرتدة غير جوهرية
إن استخدام التغذية المرتدة غير الجوهرية بنجاح يتطلب عددا من الصفات والمهارات من بينها (الأمانة، الشجاعة، الاحترام, الثقة، والاتصال الفاعل) وتجعل هذه العناصر أو (الصفات) من استخدام التغذية المرتدة بفاعلية هدفا تسعى إليه عوضا عن مجموعة من الإجراءات تستطيع تطبيقها في الحال.
نصائح وإرشادات للمديرين والمشرفين لتوفير التغذية لأداء العاملين
كن انتقائيا في تقديم التغذية المرتدة: احتفظ بالتغذية المرتدة للمواقف والأمور الأساسية (لا تجعل لنفسك سمعة بأنك فضولي), كن دقيقا في تقديم تغذية مرتدة محددة للموظف أو العامل ليعرف طبيعة التغذية وأسبابها.
كن دقيقا في التوقيت (لأن توفير تغذية مرتدة مسؤولية مستمرة يوميا).
كن وصفيا (ناقش مع الموظفين أو العاملين ما تراه أو تسمعه وتأثير سلوكهم في مسؤولياتك. وتجنب الوصول إلى نتائج عن الشخص من خلال ملاحظاتك الشخصية وحدها).
كن حساسا وموضوعيا في اختيار الوقت ومعرفة ظروف الآخرين ومطالبهم, (هل الموظف أو العامل مشغول أو تحت ضغوط عاطفية).
ابحث عن البدائل (توسيع أفق الموظف أو العامل بحيث يتضمن عدة بدائل أخرى ممكنة).
كيف يحقق المدير أو المشرف التغذية المرتدة الإيجابية؟
تأكد من اتجاهاتك (ابحث عن الفرص الملائمة للإطراء والثناء والمجاملة مع الموظف أو العامل، وعبر عن تقديرك الشخصي واخبرهم بأنك تقدر أداءهم الجيد ووضح الأسباب).
كن صادقا ولا تبالغ في أهمية العمل، وجامل الموظف أو العامل على أدائه وعلى العمل.
لا تحط من قدر الآخرين.
لا تخدع الموظف أو العامل: قدم التغذية المرتدة السلبية المطلوبة للاستفادة, ثم قدم الإطراء.
لتكن لديك الرغبة بأن يعلم الجميع: اعترف بالعمل الرائع للموظف أو العامل وأعلم به الجميع, لأن ذلك يسمح لبقية الموظفين أو العاملين بمشاركة هذا الموظف أو العامل الشعور أو الإحساس الجيد بكونه واحدا منهم، وقد يصبح نموذجا يحتذى به من قبل الآخرين الذين يرغبون في التمتع بالاعتراف بالأداء الجيد (انظر الشكل المرفق).
كيف يحقق المدير أو المشرف التغذية المرتدة السلبية؟
في التغذية المرتدة السلبية أشعر الموظف أو العامل بأنك ستساعده على حل المشكلة أو المشكلات التي يواجهها في عمله, وذلك باتباع التعليمات التالية:
اسأل ماذا كان مقصودا: اسأله ماذا كان ينوي أن يحقق, ثم افحص النتائج لترى إذا ما كانت النيات والنتائج متسقة أم مختلفة.
ابحث عن البدائل: إذا وجدت أن النتائج تختلف عن النيات، فالسؤال التالي هو: ماذا تستطيع أن تفعل؟ وادرس عديدا من البدائل مع الموظف أو العامل إن أمكن ذلك, مع الأخذ في الحسبان إمكانية كل بديل على النجاح.
اختر البديل: بعد دراسة جميع البدائل دع الموظف أو العامل يختار الاتجاه الذي سيتبعه في معالجة مواقف مشابهة في المستقبل والاتفاق على ما يتبع من إجراءات (ساعد الموظف أو العامل في هذه المرحلة بقدر الإمكان).
عزز النجاح, تابع أداء الموظف أو العامل، قدم له المساعدة المطلوبة بالإجابة عن أسئلته، وتصحيح الأخطاء وتعزيز التقدم نحو مستوى الأداء المطلوب.