الهندسة الإدارية

[أم غلا]

الهندسة الإدارية أو ( الهندرة ) مصطلح قد لا يعرف عنه الكثيرين أي شي وأنا منهم والـــــى زمن ليس ببعيد عندما صادفني هذا التعبير خلال تصفحي لأحد المواقع على شبكة المعلــــــومات الدولية وهذا بفضل مجلة المسلح التي أعادتني إلى القرأة والمطالعة التي هجرتها منذو زمـــــــن بسبب مشاغل الحياة وفي الواقع لا ادري إن كان السبب هو حقاً مشاغل الحياة التي غالباً ما نعلـق عليها إخفاقاتنا وإهمالنا أم هناك أسباب أخرى لا نستطيع أو لا نريد الاعتراف بهـا . عمومـاً لفـت انتباهي موضوع الهندسة الإدارية ودعاني الفضول للبحث في عدة مواقع لمعرفة ما هي الهندسـة الإدارية و ما معنى الهندرة . وبعد تصفحي لهذه المواقع الالكترونية تبين لي إن الهندســـة الإداريــة هي ثورة في في العلوم الإدارية وهي احدث صيحة في عالم الادارة والأعمال في هـذا العصـر وتعرف الهندسة الإدارية على أنها تفكيك للجهاز الإداري للمؤسسة أو الهيئة أو الشركة من الأساس وأعادت هندسة نضم الإدارة والعمليات ثم بنائها بشكل جديد كلياً يواكب متطلبــــــات العصر والاستغلال الأمثل للثورة التكنولوجية والمعلوماتية .
تعريف الهندسة الإدارية:
أول ظهور لمصطلح الهندسة الإدارية ( الهندرة ) كان سنة 1993 من خلال كتاب ( هندسـة المنضمات ) للكاتبين الأمريكيين ( مايكل هامر و جيمس شامبي ) وعرفا الهندسة الإدارية بأنها ( إعادة النظر وإعادة التصميم الكلي للعمليات الإدارية لتحقيق تحسينات جذرية في مقاييس الأداء الحاسمة التي تشمل التكلفة و الجودة و الخدمة و السرعة ) وألهندرة هي اختصار لمصطلــــــــح ألهندسة ألإدارية . إذا مفهوم الهندرة ليس الترميم أو التجميل للعمليات الإدارية ومحاولة إدخـــال الميكنة الحديثة كالحاسوب لتصبح كأنها متطورة بل يجب إلغائها والبداية من الصفر و تصميـــــم هندسة عمليات إدارية تستغل تقنية المعلومات المتقدمة والتخلص من القوانين القديمة ووضـــــــع قوانين جديدة تناسب هذا العصر .
أهداف الهندسة الإدارية :
إن تطبيق الهندسة الإدارية بشكل علمي وسليم وعند إعادة تصميم السريع والجذري للعمليات الإدارية يصبح من الضروري تحديد الأهداف التي من أجلها تسعى ألمنظومة الإدارية لتحقيقـها وأهمها ما يلي:
1- تحقيق تغير جذري في الأداء: تهدف الهندسة الإدارية إلى إحداث تغيير جذري فـــي الأداء وتغيير نظام وأدوات العمل وتحرير العاملين من القيود الجامدة وتشجيعهم علـــــى الابتكار والتنفيذ وفق متطلبات الوحدة وأهدافها.
2- السرعة: تهدف الهندسة الإدارية لتحقيق السرعة المطلوبة التي تمكن أي مؤسسة مـــن تنفيذ اعملها حسب الجدول الزمني المحدد وذلك بتوفير شبكة معلومات واتصالات حديثة تسهل الحصول على المعلومات الضرورية وسرعة اتخاذ القرارات الحاسمة
3- الجودة : تهدف الهندسة الإدارية إلى تحسين جودة المنتجات والخدمات التي تقدمـــــــها المؤسسة أو الهيئة تواكب المتطلبات و الاحتياجات وعدم إغفال المنافسة الشرسة فــــــي ضل العولمة .
4- تخفيض التكلفة : تهدف الهندسة الإدارية إلى تخفيض التكلفة المالية لأي عملية إنتاجية أو خدمية وذالك من خلال التركيز بشكل أساســي علــى العمليات الضروريـــــة وإلغــاء العمليات الغير ضرورية .
5- التركيز على المطالب الفعلية: تهدف الهندسة الإدارية إلى توجبه المؤسسة أو الهيئــة إلى تحديد المطالب الفعلية منها وتوفير الإمكانيات اللازمة التي تمكنها من الوصول إلــى أهدافها والعمل على إعادة بناء العمليات الإدارية.
هندسة العمليات الإدارية :
تهتم الهندسة الإدارية أساسا بالعمليات الإدارية وليس بالتنظيمات الإدارية وفي الغالب يوجــد خلط بين الإدارة والعمليات من قبل القياديين والعاملين في الجهاز الإداري فالإدارة تختـــــــص بالأمور التنظيمية والهيكلية مثل الإدارة المالية وإدارة المخازن وإدارة الإفراد وغيرها أمــا إدارة العمليات فهي تختص بالإعمال التي تؤدى بالوحدات الإدارية ومن خلال عنصرين أساسيين همـا مدخالات العملية ومخرجاتها ( المدخالات و المخرجات )وهي عبارة عن سلسلة من النشاطــات الإدارية المترابطة التي تحول مدخلات العمل إلى مخرجات وأي عملية إنتاجية وخدمية تبـــــدى بتقديم الطلب لهذا المنتج أو الخدمة ثم تأمين الموارد المالية و المواد الأولية الأزمة للعمليـــــــــــة الإنتاجية وهذه هي المدخلات إلى أن يتم انجاز الخدمة و شحن الإنتاج للاستعمال أو التسويـــــق وهذه المخرجات بالاظافة إلى عمليات التطوير التي تبدى بفكرة ثم تتحول إلى نموذج ملمــــــوس وتنقسم نشاطات العمليات الإدارية إلى ثلاثة أقسام وهي:
- نشاطات ذات قيمه عاليه : التي تضيف قيمه حقيقة للمنتج أو ألخدمه من دقة وجودة علية وسرعه في الانجاز والتسليم .
- نشاطات روتينيه: وهي النشاطات الاعتيادية أليوميه التي تنتقل خلالها ألعمليه الإنتاجــية بين الإدارات والأقسام والمخازن.
- نشاطات رقابية: وهي النشاطات التي تتابع وتراقب العمليات الإدارية وتحركها من إدارة إلى أخرى ومن قسم إلى قسم وفق القيود ألقانونيه والتنظيمية المعمول بها داخل المؤسسة أو الهيئة أو الوحدة.
إذا هندسـة العمليات الإداريـة تركـــز علـى بناء العمليات وليـس علـى الهيكـل التنظيمــي ومهــام المؤسسات والإدارات كما تعتمد هندسة العمليات الإدارية استثمار تقنية المعلومات بشكل فعــــال وتوظيفها بشكل جذري لخلق إبداعات في إسلوب تنفيذ الأعمال الإنتاجية أو الخدمية .
النظام الإداري والهندرة :
يواجه النظام الإداري العام تحديات كثيرة وذالك بتأثير الأوضاع المحيطة به في هذا العالم منــها مثلاً ( العولمة – الخصصة – التطور في ملامح الإدارة – ألمنافسه القوية - وغيرهـا ) وهــذه التحديات أصبحت تهب ريحها بسرعة مذهلة مما سيفرض النضر بجديه في تغيير الممارســــات الإدارية ألقديمه ويجب أن يكون للقادة الإداريين المرونة والشجاعة ألكافيه لإجراء التغييـــــــرات المطلوبة لمواجهة هذه التحديات إن النظام الإداري يتأثــر بالبيئــة ألمحيطـه بـه والتغيـر الـذي قـد يحدث فيها سيؤثر في هذا النظام بشكل مباشر أو غير مباشر. إن التغيرات التي أحدثتها الهندســة الإدارية في أواخر القرن العشرين وأوائل القرن الواحد و العشرين تجعلنا نسعى للتعرف علـــــى هذه التغيرات والتكيف معها. وفي ظل هذه التحديات الكبرى أصبحت الـــدول مجبرة علــى إدارة النظام العام وفق منظومة شاملة للدولة إن الأجهزة الإداريـــــة التـي تسير قطاعـات ألدولــه كلمـا ارتبطت وتناغمت مع بعضها كلما ارتقى مستوى جودة الأداء وكلما تصادمت كلما تدنى مستـوى الأداء وحين نقرر تطبيق الهندسة الإدارية يجب أن تطبق في كل قطاعات ألدولــه من الصـــــحة و التعليم و الاقتصاد و المواصلات و الدفاع و الأمن . . . الخ وهذه القطاعات تكون في مجملها منظومة القوة ألشامله للدولة وعند تطبيق الهندسة الإدارية في قطاع معين من منظومة الدولـــــة دون باقي القطاعات لن يكون لذالك أي جدوى ولن يحدث التغير المنشود لأنة سيتصادم حتما مـع الأساليب ألقديمه للإدارة و بعقليات القادة الإداريين المتزمتين والرافضين لأي تحديث وبالتالــي لن تنجح كـل التغيرات. إن أي تطبق للهندســة الإداريــة يجب أن يحدث بسرعــة ويجب أن يتقـن المديرين فن التغير ولا يجب أن يقتصر دورهم على إصدار القرارات والتمسك بالقديم على انـــه هو الصحيح والمقدس بحجة أنة كان أسلوب ناجح في الماضي بل يجب أن يدركـــــوا أن العالـــم يطور ويتغير بسرعة ومن الضروري مواكبته كما يجب على جميع العاملين في الجهاز الإداري وان يشتركوا في الجهــود المبذولــة في دراســـة التغيرات الجديدة والتأقلم معها إن مـن أكثــــــر الصعوبات التي تعرقل التغير هو جمود وتصلب عقول القادة الإداريين والرعب مـن التغييــر دن حتى مجرد التفكير فيه ودراسته .

وحتى يتم التغيير بشكل فعال يجب أن يمر بعدت مراحل هامــة هي:
1- مرحلة التمهيد : إن ألمقاومه التي تتعرض لها خطوات تطبيــق الهندســـة الإداريـــة تتطلب وتمهيد وتهيئه لجميع العالميين في الجهـاز الإداري لتقبل التغــير والنظـــر فـــــي الأسباب الحقيقية الكامنة وراء هذه ألمقاومه وفي الغالب هناك سببين أساسيين همـا إمــــا الخوف من الفشل ورسوخ العادات القديمة في العقول والسبب الثاني المصالح ألشخصيـه لبعض المديرين من بقى الوضع على ماهر عليه .
2-مرحلة التنفيذ : بعد أن تتم مرحلة التمهيد بنجاح والتغلب على المقاومين بإقناعهــم أو تغيرهم ويصبح المديرين وباقي الإداريين متحررين من الأنظمة الباليه ثم يبدى القأميــن على التغير والتطوير بتدريب العاملين في الجهاز الإداري وإكسابهــــم مهـارات سلوكيـه و فنيـه وتخصصيـه جديدة والتركيز على تنمية الإبداع لديهـم لإحداث تغيرات جذريـــــة وكليــة في أساليب العمــل ومستويــات الأداء الإداري والفنـي والتركيز على الاستخــدام الأمثل لانضمت وتقنية المعلومات ألحديثه .
3-مرحلة الثبات : بعد أن تتمكن الهندسة الإدارية من تثبيت نفسها واجتياز العوائـــــــق وتحقق نتائج جديدة وممارسات وإجراءات جديدة يتطلب الأمر إلى الثبات والاستمــــرار والتقوية للمحا فضه على ماتم تحقيقه وانجازه لان المشاكل لن تنتهي بسهوله وسيستمـــر وضع العراقيل في الطريق من قبل الرافضين للتغير لإثبات صحة وجهت نظرهم فـــــي معارضتهم للتغير .
على من تقع عملية الهندرة :
من خلال ما تقدم اتضح أن الهندسة الإدارية أو الهندرة هي عملية عاصفة تزيل كل ما هـــو قديم من نضم وقوانين بالية ورسم خرائط عمليات إدارية إستراتيجية حديثة ووضـع سياســـــــات تحقق التطور السريع والمنشود في جميع القطاعات الإنتاجية والخدمية وهـذه عمليات ضخمــــــة تحتاج إلى قرارات شجاعة وتتطلب تضافر الجهود وتنسيق الأدوار بين من تقع عليهم مسؤوليــة تنفيذ الهندسة الإدارية وهم :
- القائد الإداري : لقد ارتبطت قدرة الإنسان على اتخاذ القرارات بخاصية الاختيــار وان صناعة القرار من الأمور الجوهرية و الأساسية للقائد وبالتالي اختياره وموافقته هــــــو الأساس الذي يتوقف علية تنفيذ الهندرة ودعمها كما يجب أن يكون لهذا القائد النفــــــــوذ والقوة التي تمكنه من تنفيذ قراراته الجريئة وان يتمتع بالقدرة علـى إقناع المتردديــــــــن والخائفين من هذه التغييرات التي تحدثها الهندرة .
- المدير السؤل : هــو الشخص المكلف والسؤل عــن تنفيذ مجموعـــة مــن العمليـات الإداريـة التــي تتطلبها الهندسـة الإداريـة وتتم بتشكيل فــريق عمل أو أكثـر يقـوم بهــذه العمليات تحت إشرافه وهو أيضا يجب أن يكون شخصيـه قويـة ويتمتـع بكفـاءة ونفـــــوذ تمكنه من تذليل الصعاب وتوفير متطلبات الهندرة .
- فريق الهندرة : هو فريق العمل المشكل لتنفيذ الهندرة ويتكون عادتاً من عدة إدارييــــن مؤهلين يتولون إعادة تصميم العملية الإدارية وتطبيقها على الواقع وعند القيام بأكثر من عمليـة داخل المؤسسـة أو الوحـدة يجب تشكيل أكثر مـن فريق عمـل وقـد تحتاج هــــذه العمليات إلى وقت طويل من الجهد والبذل والمثابرة .
الخلاصة :
إن التطور والتنوع التكنولوجي السريع وتأثيره القوي علـى العمليات الإنتاجيــــــة والخدمية في جميع القطاعات وللاستغلال الأمثل لهذه التكنولوجيا الحديثة أصبـح لزامن وجـــود إدارة حديثة تهتم بدراسة وتحليل وتصميم نضم العمليات المتكاملـة وكيفيـة إدارتـها وتطويــــــــر الموارد الإنتاجية والبشرية و المعلوماتية في جميع قطاعات الدولة . ومع النجاحـات التي حققتها الهندسـة الإداريـة في الآونة الأخيرة في بعض المؤسسات والشركات والإدارات التـي تبنــــــــت تطبيق الهندرة أصبح من الضروري النضر بجديه في كيفية استغلال هـذا العلم فـي الجهــــــــاز الإداري المدني والعسكري على حدا سواء . وفي مقابلة صحفية مع ( مايكل هامر ) وهـو أشهر خبير في علم الهندسة الإدارية ومؤلف كتاب ( هندسة المنضمات ) نشرتها مجلة أمريكية سنـة 1993 سؤل - كيف تؤدي الهندرة إلى تغير ثقافة المنضمة ؟ . فأجاب الوظائف الضيقة تتسع ويتغير الهيكل التنظيمي من الشكل الهرمي إلى فرق العمل ويتغير الموظفين من محكومين إلــــى متمكنين ويصبح مرتكز الأداء العملية الإدارية بدل الأقسام الإدارية ويتغير قياس الأداء من نشاط إلى نتيجة وتتغير مهمة الإدارة من الإشراف إلى التعليم ويتغير المدير من مراقب وجامع نقاط أو موقع شيكات إلى قائد وتتغير الأولويات من الإرادات الماليـة إلـى أداء العمليات نفسـه ويتغيــــــر اهتمام الموظف من إرضاء المدير إلى إرضاء العميل .
- وسـؤل مـا هـو العامل الحاسم فـــي إنجاح الهندرة ؟ . فأجاب القائد . . ثم القائد . .لا يمكن للهندرة أن تبدأ من الأسفل .