التخطيط وأنواعه

[أم غلا]

غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة اﻷ‌ولى من وظائف اﻹ‌دارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف اﻹ‌دارية اﻷ‌خرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير اﻷ‌مور لﻺ‌جابة عن اﻷ‌سئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد اﻷ‌نشطة التنظيمية الﻼ‌زمة لتحقيق اﻷ‌هداف.
مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:*ماذا نريد أن نفعل؟*أين نحن من ذلك الهدف اﻵ‌ن؟*ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟*ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل اﻷ‌فضل؟*من خﻼ‌ل التخطيط ستحدد طرق سير اﻷ‌مور التي سيقوم بها اﻷ‌فراد، واﻹ‌دارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خﻼ‌ل:*تحديد الموارد المطلوبة.*تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.*تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب اﻷ‌عمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).*تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا لﻸ‌هداف مما يمكننا من إجراء التعديﻼ‌ت الﻼ‌زمة في الوقت المناسب.*
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثﻼ‌ث فئات مختلفة تسمى:
*التخطيط اﻻ‌ستراتيجي: يحدد فيه اﻷ‌هداف العامة للمنظمة
.*التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة اﻷ‌ولى بتنفيذ الخطط اﻻ‌ستراتيجية على مستوى اﻹ‌دارة الوسطى.*التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط اﻻ‌حتياجات ﻹ‌نجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو اﻷ‌قسام أو اﻹ‌دارات
.*أنواع التخطيط الثﻼ‌ثة:*التخطيط اﻻ‌ستراتيجي:*يتهم التخطيط اﻻ‌ستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى اﻹ‌داري اﻷ‌على ولكن جميع المستويات اﻹ‌دارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط اﻻ‌ستراتيجي هي:*إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.*إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.*تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.*التخطيط التكتيكي:*يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ اﻷ‌نشطة المحددة في الخطط اﻻ‌ستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى اﻷ‌دنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤوﻻ‌ً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط اﻻ‌ستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط اﻻ‌ستراتيجية، كما أنها تركز على اﻷ‌نشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق اﻻ‌ستراتيجيات العامة للمنظمة.*التخطيط التنفيذي:*يستخدم المدير التخطيط التنفيذي ﻹ‌نجاز مهام ومسؤوليات عمله.
ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات اﻻ‌ستخدام الواحد تطبق على اﻷ‌نشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات اﻻ‌ستخدام الواحد خطة الموازنة.
أما أمثلة الخطط مستمرة اﻻ‌ستخدام فهي خطط السياسات واﻹ‌جراءات.*خطوات إعداد الخطط التنفيذية:*الخطوة اﻷ‌ولى: وضع اﻷ‌هداف: تحديد اﻷ‌هداف المستقبلية.*
الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق اﻷ‌هداف.*
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من اﻻ‌حتماﻻ‌ت لسير اﻷ‌نشطة التي ستقودك تجاه أهدافك
.*الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتماﻻ‌ت سير اﻷ‌نشطة.*الخطوة الخامسة: اختيار الحل اﻷ‌مثل: اختيار اﻻ‌حتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.*الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.*الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديﻼ‌ت الﻼ‌زمة لها.*