أهمية التغذية المرتدة في تقييم أداء الموظفين

[أم غلا]

على الرغم من نجاحنا في الشركة التي نعمل فيها في تطبيق معايير كمية ونوعية في قياس أداء العمل للموظفين والعاملين، إﻻ‌ أننا لسنا راضين عن أسلوب التغذية المرتدة مع موظفينا وعاملينا، هل يمكن إفادتنا عن أساليب التغذية المرتدة الفاعلة في قياس اﻷ‌داء من حيث أهم أساليب التغذية المرتدة وكيفية تطبيقها بشكل فاعل؟*عامر*إخصائي موارد بشرية*شركة مساهمة*اﻹ‌جابة*أهمية المعلومات المرتدة في*تقييم*اﻷ‌داء*يشكل الموظفون والعاملون أهم الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات, وتعد عملية قياس أو*تقييم*اﻷ‌داء*Performance Measurement*أهم عناصر النجاح وبقاء الموظفين والعاملين في أعمالهم، كما تعد التغذية أو المعلومات المرتدة*Feedback*فيتقييم*أو قياس اﻷ‌داء عنصرا مهما في رضا وارتياح الموظفين والعاملين وبقائهم في أعمالهم وأحد مصادر سعادتهم ووﻻ‌ئهم في وظائفهم، ﻷ‌ن التغذية المرتدة في*تقييم*اﻷ‌داء هي اﻻ‌عتراف والتقدير ﻷ‌دائهم وأسلوب تحسينه وتطويره في المستقبل.*ويﻼ‌حظ مع اﻷ‌سف أنه رغم تطوير أساليب وتقنيات قياس وتقييم*أداء العاملين، إﻻ‌ أن اﻻ‌قتراب من الموظفين والعاملين من خﻼ‌ل (المعلومات أو التغذية المرتدة) لم يتطور بالشكل المطلوب، فهناك شكوى متكررة تصل إلى حد عدم الرضا عن أساليب*تقييم*اﻷ‌داء بسبب ضعف أو إهمال المعلومات والتغذية المرتدة من قبل الموظفين والعاملين، وقد تكون سببا لتركهم وظائفهم دون علم من قبل شركاتهم أو مقار أعمالهم, خصوصا أن معظم الشركات ﻻ‌ تطبق أسلوب (المقابﻼ‌ت مع موظفيها المغادرين إلى شركات أخرى أو ما يعرف بـ “مقابلة الخروج”*Exit-Interview*التي تساعد الشركة على معرفة أسباب ترك موظفيها العمل فيها).
*التغذية المرتدة*تعد التغذية أو (المعلومات) المرتدة من أهم المعلومات التي يحتاج إليها العاملون والموظفون ويطلبونها في أعمالهم للتعرف على أدائهم من قبل مديريهم أو المشرفين عليهم، وهم مهتمون بمعرفة مدى نجاحهم في تأدية المطلوب منهم بالمقارنة مع المتوقع منهم من قبل اﻹ‌دارة، لمعرفة هل هم يؤدون المطلوب منهم وبشكل أفضل أو كما هو أو أقل من المتوقع.*إن غياب قنوات المعلومات المرتدة واضحة المعالم لدى الموظفين أو العاملين يقود إلى استخدام طرق أخرى ﻹ‌شباع رغباتهم في المعرفة مثل اﻻ‌ستماع للشائعات أو التفسيرات والتخمينات الفردية لما يدور حولهم, وقد يؤدي في النهاية إلى تركهم العمل.*ما هي التغذية أو (المعلومات) المرتدة في تقويم اﻷ‌داء؟*هي عبارة عن معلومات تتاح للفرد بغرض الحفاظ عليها أو لتحسين اﻷ‌داء، إنها ليست نصيحة بمعنى اطﻼ‌ع الفرد على ما يجب عمله، إنها بشكل مبسط إعطاء الفرصة لﻶ‌خرين لمعرفة كيف يؤثر أداؤهم في العمل واﻹ‌دارة وفي النتائج والمسؤوليات المطلوب القيام بها.*وهي بشكل علمي تعني أن الفرد يختار سلوكا محددا أو مجموعة سلوكيات، مع وجود غرض محدد في الذهن، لتحقيق هذا الغرض، ويؤدي السلوك المختار إلى إنجاز نتائج معينة، تساعد المعلومات (التغذية) المرتدة الفرد على معرفة هذه النتائج.*التغذية المرتدة الفاعلة تعني:*يجب أن يعرف الطرف اﻵ‌خر المعلومات.*يجب أن يتقبل الطرف اﻵ‌خر المعلومات.*يجب أن يكون الطرف اﻵ‌خر قادرا على اﻻ‌ستفادة من المعلومات.
*أنواع التغذية (المعلومات ) المرتدة في أداء العمل
*هناك ثﻼ‌ثة أنواع للتغذية أو المعلومات المرتدة في أداء العمل, هي:*(التغذية الحيادية، اﻹ‌يجابية، والسلبية) وذلك وفقا للرسالة التي تأتي معها.
*أ- التغذية المرتدة الحيادية هي تلك المعلومات التي ﻻ‌ تحتوي على بعد نوعي معبر.*
ب- التغذية المرتدة اﻹ‌يجابية والسلبية: تحتوي على أبعاد نوعية وتستخدم التعزيز أو تصحيح اﻷ‌داء.*
واﻷ‌نواع الثﻼ‌ثة تعد ضرورية للمدير أو المشرف الفاعل في مجموعة العمل، والتغذية المرتدة السلبية واﻹ‌يجابية تستخدمان كمكملين وداعمين للتغذية المرتدة الحيادية,
التي هي للعلم واﻻ‌طﻼ‌ع.*عمل التغذية المرتدة الحيادية*التغذية أو المعلومات المرتدة الحيادية: المدير أو المشرف يطلعان أكثر من غيرهما على معلومات أكثر من أعضاء مجموعة العمل، وعلى المدير أو المشرف أن يفكرا في الطرق والمعلومات التي تقدم للعاملين, وهي المعلومات التي تعكس أداء المجموعة ككل.*التغذية المرتدة اﻹ‌يجابية*هي التغذية أو المعلومات التي تحمل داخلها عنصرا إيجابيا يعد معزز ا ومحفزا للتغذية الحيادية, وهي معزز يقول للفرد “لقد قمت بعمل ممتاز”, “حافظ على هذا المستوى من العمل”.*وللمعلومات المرتدة اﻹ‌يجابية عدة أشكال مثل الثناء والتقدير، أو زيادة الراتب أو الترقية وبعض المزايا الخاصة.*على المدير أو المشرف البحث عن الفرص التي يثنون من خﻼ‌لها على العمل واﻷ‌داء الجيدين للموظفين والعاملين، وهذا اﻷ‌سلوب يشجع على اﻷ‌داء الجيد والتفكير اﻹ‌يجابي ويضمن استمرارية مستوى مرتفع من أداء الموظفين والعاملين, كما يحافظ على بقائهم في العمل.*التغذية أو المعلومات المرتدة السلبية*هي المعلومات التي تتضمن في داخلها عنصرا نوعيا سلبيا أيضا, وتعد رافدا للتغذية المرتدة الحيادية التي هي للعلم فقط، والتغذية السلبية هي تصحيحية تقول للموظف أو العامل “التغيير مطلوب في المستقبل ” وتركز التغذية المرتدة السلبية أو التصحيحية على أن اﻷ‌سلوب أو الطريقة المتبعة في أداء العمل غير مقبولة ويجب إيجاد طريقة جديدة صحيحة.*إن فاعلية المعلومات المرتدة السلبية أو التصحيحية تكمن في تركيزها على التخطيط للتغيير في السلوك والبحث عن طرق بديلة يستطيع أن يستخدمها الموظف أو العامل في أداء العمل، ولتحقيق ذلك يسأل المدير أو المشرف الموظف أو العامل السؤال التالي: هل أدرك النتائج المقصودة؟ وبعد ذلك يبحثون معا عن السلوك البديل الذي يزيد احتماﻻ‌ت النجاح في المستقبل*ما مصادر المعلومات أو التغذية المرتدة؟*المصادر الجوهرية (الذاتية) وهي معلومات عن نتائج اﻷ‌داء جمعها العاملون بشكل مستقل أثناء إنجاز العمل بشكل طبيعي، ويمكن أن ترتبط هذه المعلومات بالجودة أو الكمية أو التكلفة أو الوقت المحدد*المصادر غير الجوهرية (الخارجية) وهي معلومات تقويمية يقدمها اﻵ‌خرون مثل المشرفون والعمﻼ‌ء والزمﻼ‌ء.*
وقد وجدت بعض البحوث حول التأثيرات المختلفة للتغذية المرتدة الجوهرية وغير الجوهرية في اﻷ‌داء أن التغذية اﻻ‌سترجاعية غير الجوهرية تؤثر في اتجاهات العاملين تجاه مصدر التغذية اﻻ‌سترجاعية، في حين تؤثر التغذية اﻻ‌سترجاعية الجوهرية في اتجاهات العاملين تجاه أعمالهم ووظائفهم، كما تؤثر في نوعية اﻹ‌نجاز في العمل.*أهمية توفير تغذية مرتدة غير جوهرية*إن استخدام التغذية المرتدة غير الجوهرية بنجاح يتطلب عددا من الصفات والمهارات من بينها (اﻷ‌مانة، الشجاعة، اﻻ‌حترام, الثقة، واﻻ‌تصال الفاعل) وتجعل هذه العناصر أو (الصفات) من استخدام التغذية المرتدة بفاعلية هدفا تسعى إليه عوضا عن مجموعة من اﻹ‌جراءات تستطيع تطبيقها في الحال.*نصائح وإرشادات للمديرين والمشرفين لتوفير التغذية ﻷ‌داء العاملين*كن انتقائيا في تقديم التغذية المرتدة: احتفظ بالتغذية المرتدة للمواقف واﻷ‌مور اﻷ‌ساسية (ﻻ‌ تجعل لنفسك سمعة بأنك فضولي),
كن دقيقا في تقديم تغذية مرتدة محددة للموظف أو العامل ليعرف طبيعة التغذية وأسبابها.
*كن دقيقا في التوقيت (ﻷ‌ن توفير تغذية مرتدة مسؤولية مستمرة يوميا).
كن وصفيا (ناقش مع الموظفين أو العاملين ما تراه أو تسمعه وتأثير سلوكهم في مسؤولياتك.
وتجنب الوصول إلى نتائج عن الشخص من خﻼ‌ل مﻼ‌حظاتك الشخصية وحدها).*
كن حساسا وموضوعيا في اختيار الوقت ومعرفة ظروف اﻵ‌خرين ومطالبهم, (هل الموظف أو العامل مشغول أو تحت ضغوط عاطفية).
*ابحث عن البدائل (توسيع أفق الموظف أو العامل بحيث يتضمن عدة بدائل أخرى ممكنة).*
كيف يحقق المدير أو المشرف التغذية المرتدة اﻹ‌يجابية؟*تأكد من اتجاهاتك (ابحث عن الفرص المﻼ‌ئمة لﻺ‌طراء والثناء والمجاملة مع الموظف أو العامل، وعبر عن تقديرك الشخصي واخبرهم بأنك تقدر أداءهم الجيد ووضح اﻷ‌سباب).*كن صادقا وﻻ‌ تبالغ في أهمية العمل، وجامل الموظف أو العامل على أدائه وعلى العمل.*ﻻ‌ تحط من قدر اﻵ‌خرين.
*ﻻ‌ تخدع الموظف أو العامل: قدم التغذية المرتدة السلبية المطلوبة لﻼ‌ستفادة, ثم قدم اﻹ‌طراء.*
لتكن لديك الرغبة بأن يعلم الجميع: اعترف بالعمل الرائع للموظف أو العامل وأعلم به الجميع, ﻷ‌ن ذلك يسمح لبقية الموظفين أو العاملين بمشاركة هذا الموظف أو العامل الشعور أو اﻹ‌حساس الجيد بكونه واحدا منهم، وقد يصبح نموذجا يحتذى به من قبل اﻵ‌خرين الذين يرغبون في التمتع باﻻ‌عتراف باﻷ‌داء الجيد (انظر الشكل المرفق).*كيف يحقق المدير أو المشرف التغذية المرتدة السلبية؟*في التغذية المرتدة السلبية أشعر الموظف أو العامل بأنك ستساعده على حل المشكلة أو المشكﻼ‌ت التي يواجهها في عمله, وذلك باتباع التعليمات التالية:*اسأل ماذا كان مقصودا: اسأله ماذا كان ينوي أن يحقق, ثم افحص النتائج لترى إذا ما كانت النيات والنتائج متسقة أم مختلفة.*ابحث عن البدائل: إذا وجدت أن النتائج تختلف عن النيات، فالسؤال التالي هو: ماذا تستطيع أن تفعل؟ وادرس عديدا من البدائل مع الموظف أو العامل إن أمكن ذلك,
مع اﻷ‌خذ في الحسبان إمكانية كل بديل على النجاح.*
اختر البديل: بعد دراسة جميع البدائل دع الموظف أو العامل يختار اﻻ‌تجاه الذي سيتبعه في معالجة مواقف مشابهة في المستقبل واﻻ‌تفاق على ما يتبع من إجراءات (ساعد الموظف أو العامل في هذه المرحلة بقدر اﻹ‌مكان).*عزز النجاح, تابع أداء الموظف أو العامل، قدم له المساعدة المطلوبة باﻹ‌جابة عن أسئلته، وتصحيح اﻷ‌خطاء وتعزيز التقدم نحو مستوى اﻷ‌داء المطلوب.*