أدوات القياس والهيئات الحكومية

[أم غلا]

قياس الأداء المؤسسي


ادوات القياس و الهيئات الحكومية



مقاييس الاداء
يعتبر الأداء العام للمنظمة هو المحصلة المتكاملة لنتاج أعمال المنظمة و تفاعلها معالبيئتهويضم كل من :
* أداء الأفراد في وحدتهم التنظيمية.
* أداءالوحدات التنظيمية في الإطار العام للمنظمة.
* أداء المؤسسة في إطار البيئةالخارجية (الاقتصادية والاجتماعية والثقافية....الخ).
وأداء الفرد يقاسبمجموعة متنوعة من المقاييس يتم من خلالها تقييم أدائه وصولاً إلى التأكد من أنأنظمة العمل ووسائل التنفيذ في كل إدارة تحقق الكفاءة والفعالية وعلى مستوى مناسبمن الجود.

ويقاس أداء كل إدارة بمجموعة أخرى من المعايير إلا أن المقاييسالتي تستخدم في أغلب الأحيان هي مقاييس فعالية المنظمة لقياس الأداء فيها للوقوفعلى مدى قرب المنظمة من الفعالية وتشمل كل من مقاييس الفعالية الاقتصادية والسياسيةالداخلية والخارجية والرقابية والبيئة.

ونظراً إلى وجود عوامل خارجية كبيرةتخرج عن نطاق إدارة المنظمة تنعكس بالضرورة على أدائها فكان لابد من الاهتمام بقياسالأداء المؤسسي الذي ينبني أساساً على قياس أداء الفرد والإدارة في ضوء التاثيراتالداخلية والخارجية معاً. وهذا ما يميز بين قياس الأداء المؤسسي والقياس التقليديللأداء

الأداء الفردي:
الأعمال التييمارسها الفرد للقيام بمسئولياته التي يضطلع بتنفيذها في الوحدة التنظيمية وصولالتحقيق الأهداف التي وضعت له، والتي تساهم بدورها في تحقيق أهداف الوحدةالتنظيمية.· يقوم بتقييمه الرئيس المباشر يقاس فيه
والوقتالمستنفد·والتكلفة·و الجودة ومؤشرات القياس الوقت المعياري·والتكلفةالمعياري ة·والأهداف المعيارية

أداء الوحدات التنظيمية:
الأعمال التيتمارسها الوحدة التنظيمية للقيام بدورها الذي تضطلع بتنفيذه في المؤسسة، وصولاًلتحقيق الأهداف التي وضعت لها على ضوء الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة وسياساتهاالعامة. · ايقوم بتقييمه الإدارة العلياوأجهزة الرقابة الداخلية يقاس فيه الفعاليةالاقتصاديةوالفعال ية الإداريةومؤشرات القياس · درجة تقسيم العمل·ودرجة التخصص·ودرجةالآلية·ونظم إنتاج المخرجاتو درجة المركزيةوأنظمة الجزاء وتدرجهاوفعاليةالاتصالات
الأداء المؤسسي

المنظومة المتكاملة لنتاج أعمال المنظمة في ضوءتفاعلها مع عناصر بيئتها الداخلية والخارجية.ايقوم بتقييمه
أجهزة الرقابةالمركزية·والوزارات المعنية·وأجهزة السلطة التشريعيةوأجهزة الرقابة الشعبية.يقاسفيه
·الفعالية البيئيةوالفعالية السياسيةومؤشرات القياس ، درجة القبولالاجتماعي لقرارات المنظمة·ودرجة الاستقلالية في عمل المنظمة·ومدى توافر أيديولوجيةمحددة للعمل·و مدى التمثيل الاجتماعي في المنظمة

فوائد قياس الاداء الحكومي:
1.تفادي مشكلة عدم الواقعية في تحديد الأهداف،مما يجعلها أهدافًا هلامية بعيدة عن أي قياس أو تقويم موضوعي.
2.الارتكاز علىأهداف واضحة قابلة للقياس لإعطاء توصيف دقيق للأعمال المطلوب القيام بها لإنجاز تلكالأهداف، وبالتالي وصف المسؤوليات والالتزامات الوظيفية.
3.اتخاذ الإجراءاتالوقائية والتصحيحية والتحفيزية في أوقاتها المناسبة.
4.تفعيسل دور الإدارةالمتواصل في تحقيق رضاء المستفيد من الخدمة وتجاوز توقعاته والارتقاء بجودة الخدماتالمقدمة.
5.المساعدة في إعداد ومراجعة الميزانية إضافة إلى المساهمة في ترشيدالنفقات وتنمية الإيرادات.
6.تحدد وحدات قياس ممكنة لا تتعرض لمشكلات قياسالأداء في وحدات الجهاز الحكومي التي تقوم بمسؤولية أداء الخدمات.

يتطلب وضعوتحديد مؤشرات قياس الأداء المؤسسيالدقة كعنصر أساسي في نجاح عملية القياس و يسبقها وضع مجموعة الأسس اللازمة لاختيار المؤشراتو تليها عملية متابعةورقابة مستمرة .
ومن خلال هذه المؤشرات يمكن متابعة الأداء وتحديد انحرافات سيرهأثناء التنفيذ بهدف تلافيها ومعالجتها.

صعوبات قياس الأداء المؤسسي:
ترجع صعوبة قياس أداء في أية منظمة حكومية إلىالصعوبات التي لها علاقة بطبيعة العمل في مثل تلك المنظمات الحكومية. ونورد هنا أهمتلك المشاكل والصعوبات:
1.طبيعة الخدمات الحكومية:
من المعلوم أن مفهوم جودةالخدمة في مجال الخدمات التي تقدمها الأجهزة الحكومية، هو مفهوم مجرد يصعب تعريفهأو إخضاعه للقياس، وذلك انطلاقًا من عدم دقة نتائج التقويم والقياس الذي يعتمد علىالمعايير غير الكمية.
ونظرًا إلى أن المنتج الذي تقدمه الوحدات الحكومية هو منتجغير ملموس، وتوجد صعوبة في قياس عوائد هذه البرامج في شكل منتجات نهائية، وبالتالييصعب تحديد درجة العلاقة بين تكاليف هذه البرامج والعوائد الناتجة منها. ولكن علىالرغم من ذلك فمن الضروري إجراء مثل هذا القياس، لأنه من المتطلبات الأساسية لقياسفعالية البرامج الحكومية. وهذا ما يسهل على الحكومة تقييم البرامج البديلة المقترحةبهدف اختيار البرنامج الذي يحقق منافع أكثر من غيره.
2.تعدد وتعارض الأهدافوالأولويات:
عادة ما يوجد للمنظمات الحكومية أهداف متعددة في الوقت الذي يوجدفيه هدفمحدد لكل منشأة خاصة. وبالتالي فإن تعدد الأهداف في الوحدة الحكومية يضيفإلى صعوبة قياس الأداء، وذلك بعدم إمكانية تحديد الوزن الذي يعطى لكل هدف منالأهداف المتعددة.
3.غياب التحديد الدقيق لمهام الأجهزة الحكومية:
عدم وضوحمهام كل وحدة يقود إلى خلق الكثير من الصعوبات التي تؤدي إلى التسيب في المسؤوليةوغياب المساءلة نذكر منها ما يلي:
أ ) التداخل في اختصاصات الأجهزةالحكومية.
ب) الازدواجية والتضارب في الاختصاصات بالأجهزة.
ج) غياب التنظيمالسليم للأجهزة، وعدم التوصيف الدقيق لواجباتها.
4.الروتين في الأجهزةالحكومية:
كنتيجة طبيعية لغياب المعايير الكمية التي يمكن الاعتماد عليها فيقياس الأداء في ظل غياب الأهداف القابلة للقياس الكمي نجد أن الإدارة تهتم بتطبيقالإجراءات، في حين تركز أجهزة المساءلة في المحاسبة على الالتزام بمتابعة سير تلكالإجراءات.
5.الصعوبات المرتبطة بعنصر العمل:
تتمثل الصعوبات والاختلالاتالمتعلقة بعنصر العمل في الآتي :
أ ) التضخم الوظيفي وسلبياته العديدة منازدواجية في المسئولية الإدارية وطول الإجراءات وخلق مستويات تنظيمية غيرضرورية.
ب) ازدواجية وتداخل الاختصاصات الوظيفية.
ج ) صعوبة تحديد ما يلزممن عمالة، وذلك لعدم وجود معايير نموذجية لأداء العاملين لتستخدم كمؤشرات إرشاديةفي تحديد العمالة.
د ) خلق وظائف جديدة دون أن تصاحبها زيادة في عبء العملالوظيفي.
6.غياب رقابة الملكية الخاصة:
تسود في الأجهزة الحكومية حالة منعدم المبالاة أو الإهمال في قياس الأداء نتيجة عدم توفر الرقابة الفاعلة التي تمارسفي القطاع الخاص.
7.الضغوط السياسية:
عادة ما تمارس الأجهزة الحكوميةاختصاصاتها في إطار من القرارات السياسية التي تسعى الحكومة من ورائها إلى تعظيممكاسبها السياسية والاجتماعية أي المردود السياسي والاجتماعي للحكومة الذي يصعبإخضاعه للقياس الكمي.
8.التداخل في تقديم نفس الخدمة بين القطاعين الحكوميوالخاص:
لقد أدى التداخل في تقديم نفس الخدمة بين القطاعين الخاص والحكومي خاصةعند إشراك القطاع الخاص في أداء جزء من الخدمة للمواطن إلى صعوبة قياس الأداءالمؤسسي للأجهزة الحكومية.
9.قياس الأداء المضلل:
في ظل غياب الشفافية نجدأن الإدارة تتبنى ازدواجية في القياس فهناك قياس داخلي تعتمد الإدارة فيه علىالحقائق، وقياس خارجي تقدم الإدارة فيه صورة غير واقعية لتضليل القياس الخارجيالمتمثل في الرأي العام أو المستفيد من الخدمة.
10.غياب المعيار الكميللمخرجات

مقترحات لتذليل الصعوبات في قياس الأداء :
أ ) السعي نحو صياغة أهداف الأجهزةالحكومية في شكل نتائج محددة قابلة للقياس الكمي.
ب) ضرورة تبني الدولة سياسةتقسيم أية خدمة تقدم للجمهور إلى نوعين .
إما خدمة مجانية يكون معيار قياسالأداء معيارًا اجتماعيًا
أو خدمة اقتصادية يكون مقياس الأداء فيها مقياسًااقتصاديًا.
جـ) فك التداخل والازدواجية في ممارسة مهام واختصاصات الأجهزةالحكومية لتحديد المسئولية عن الأخطاء والتجاوزات، من أجل دعم دور جهاز المساءلة فيرقابة الأداء.
د ) تبسيط إجراءات الخدمات التي تقدمها الأجهزة الحكومية للجمهوربما يمكن من وضع معيار زمني لكل منها يسهم في قياس الأداء المؤسسي.
هـ ) تطويرالجهاز الوظيفي في الأجهزة الحكومية بما يساعد في إعادة توزيع العمالة مع الاعتمادعلى التدريب التحويلي لسد العجز في تلك التي بها نقص ودفع فائض العمالة في الأجهزةالأخرى لترك العمل.
و ) توجيه الأجهزة الرقابية للعمل بالرقابة بالأهداف بدلاًمن الرقابة بالإجراءات.
ز ) تبني سياسة تقديم الأجهزة الحكومية لخدمة متكاملةدون مشاركة وحدات حكومية أو خاصة بحيث يصبح قياس مستوى أداء الخدمة معبرًا عن الدورالذي قامت به الوحدة.
ح) تبني الضوابط الخاصة بالشفافية وإلزام الأجهزة الحكوميةبتطبيقها لتفادي الازدواجية في الأداء.

مؤشرات قياس الأداء الحكومي:
اولا: جوانب القصور التي تعالجها مؤشراتالقياس:
تهتم مؤشرات القياس المستخدمة حاليًا بقياس العمل عن طريق تطبيقالأساليب الفنية لتحديد الوقت اللازم لعامل مؤهل لينجز وظيفة محددة بمستوى أداءمعين. كما يستخدم القياس في تحديد أوقات نمطية لتنفيذ العمل، ولمعرفة أي وقت ضائعلفصله عن الوقت الفعال. ونظرًا إلى أن مؤشرات الأداء الحالية لعمليات القياس لاتكفي، وذلك لأن الأنشطة الحكومية كثيرة ومتعددة ومنها مالا يمكن قياسه بوحدات كمية،أو يصعب قياسه فلذلك تعد مؤشرات الأداء المؤسسي هي أقرب وسيلة لمعالجة هذا القصور. فإذا كان الأداء في مثل هذه الحالات لا يمكن قياسه ، إلا أنه يمكن الوصول إلى طرقجديدة لجمع البيانات والحقائق التي تساعد في الحصول على صورة مناسبة عن حجم العملوحالة الأداء ونتائجه.
وتعتبر مؤشرات قياس الأداء الحكومي من العمليات الصعبةوذلك للأسباب التالية:
1.تنوع الأنشطة.
2.اختلاف الأهداف في الأجهزةالحكومية.
3.اختلاف الهيكل التنظيمي في الأجهزة الحكومية.
4.صعوبة تحديدوحدات قياس موحد لكل الأجهزة.
5.صعوبة وضع مؤشرات أداء لبعض الأعمال.


الخصائص المميزة لمؤشراتالقياس:
أهم خصائص مؤشرات القياس ما يلي:
أ ) تقومالمؤشرات بدراسة الطرق التي تؤدي بها الأجهزة الحكومية أعمالها من أجل التوصيةباتباع أفضلها.
ب ) تهتم المؤشرات بتقسيم العمل إلى عناصره المختلفة وخطواتهالمتبعة من أجل اختصارها وإلغاء غير الضروري منها.
ج ) تهتم المؤشرات بدراسةظروف العمل وأثرها على الوقت والتكلفة.
د ) تهتم المؤشرات بإمكانية وضع معدلأداء العاملين لكل عنصر من عناصر التحليل.
هـ) تهتم المؤشرات بإظهار الهيكلالتنظيمي لتطويره ليتماشى مع أسلوب البرامج والأداء.
ز ) تهتم مؤشرات الأداءبتحليل العمل الحكومي الذي يقود إلى تحديد الوقت المعياري ومقدار التكاليف اللازمةوالطريقة السليمة لأداء العمل وتحديد متوسط الأداء، ثم الوصول إلى مؤشراتالأداء.

المجالات التي تغطيها مؤشرات القياس:
إن المجالات التييغطيها مؤشرات القياس تتضمن مجالات متنوعة يمكن حصرها في الأنشطة التالية:
أ) الأنشطة التي يمكن قياسها والأنشطة التي يتعذرقياسها:
إن الأنشطة التي يمكن قياسها هي الأنشطة التي تكون وحدات العملبها متماثلة في جميع الأوقات وفي جميع الوحدات التنظيمية المتشابهة مثل عملالجوازات والبطاقات الشخصية.
أما الأنشطة التي يتعذر قياس العمل بها فهي تلكالتي لا يمكن تحديد وحدة مناسبة يعتمد عليها في قياس العمل بها. وفي هذه الحالةلابد من وضع مؤشرات للقياس مثل الأداء المقارن ومقاييس الإحلال.
ب) الأنشطة الرئيسية والأنشطة المساعدة:
يطلق على الأنشطةالرئيسية اسم الأنشطة التخصصية أو الفنية ويتمثل وصفها بوصف اختصاصاتها الرئيسة حيثيتم وصف الاختصاصات الرئيسة لكل وزارة مثلاً وما يتبعها من وحدات إدارية وفقًاللتنظيم الإداري.
أما الأنشطة المساعدة فهي تقوم بدور المساعدة والمعاونةللأجهزة الفنية وتتجمع هذه الأنشطة في الجهاز القائم بالشئون الإدارية ، والجهازالقائم بالشئون المالية
ج)الأنشطة المحددة والأنشطة غيرالمحددة:
إن الأنشطة المحددة هي تلك التي تحدد فيها الاختصاصات تحديدًاواضحًا قاطعًا بحيث يمكن مساءلة الموظف الذي كلف بالعمل مع إمكانية قياس هذا العملمثل الموظف الذي يقوم بإعداد مرتبات العاملين . أما الوظائف التي قد تكون في ظاهرهامحددة ولكنها في الحقيقة غير ذلك، هي وظائف المديرين. وتعتبر هذه أعمال يصعب قياسهاكميًا نظرًا لعدم وجود تحديد كمي للعمل الذي يتم.
د) الأنشطة الثابتة والأنشطة المتذبذبة:
الأنشطة الثابتة هي التي لا تتغيرولا تزيد مع مرور الأيام مثل عمل سائق الأتوبيس العام الذي تحدد له عدد الدوراتيوميًا بغض النظر عن عدد الركاب في كل دورة. أما الموظف الذي يتغير عليه عبء العملفبالتالي فإن مؤشر القياس سيتغير ومثال ذلك الموظف المسؤول عن استخراج الجوازاتالذي يتغير أداؤه وفقًا للأيام والمواسم.
وبناء علي ذلك نجد أن هناك تغير وتنوعفي الأنشطة الحكومية يحتاج إلى مؤشرات قياس متنوعة حسب طبيعة
الأنشطةوتعددها.