الإدارة المثلى للوقت

[أم غلا]

السلام عليكم ..

أقدم لكم ملخص عن الادارة المثلى للوقت يقول المدرب والمحاضر ” ابراهيم الديب”
على لسان سلسلة من القادة السياسيين والمديرين الناجحين أغلبهم من الإدارة اليابانية والماليزية والأمريكية، بالإضافة إلى مجموعة من خبراء التنمية البشرية في العالم العربي.
1- الطريقة التي ينفق بها كل منا وقته، هي التي تحدد درجة تقدمه في الحياة.
2- البعض يعرف الوقت أنه من ذهب، بيد أني أعرفه بأنه هو الحياة، فمن ضيع وقته فقد ضيع حياته، ومن أحسن استثمار وقته فقد أحسن صناعة دنياه وآخرته.
3- الحياة لا تعد بالأيام والساعات والدقائق التي عشناها، وإنما تعد بالأحداث التي عشناها والتحديات التي تغلبنا عليها، والإنجازات التي حققناها، والخبرات التي اكتسبناها. 4- من أهم التحديات التي نعيشها في هذا العصر هي مشكلة قلة الوقت وحاجتنا الماسة لإدارته باحتراف واقتدار.
5- في بداية الأمر اضطررت للإعداد المسبق لكل عمل أود تحقيق النجاح فيه، بعدها أصبحت أخطط لكل عمل أود القيام به، حتى بلغت الإحتراف في التخطيط لكل صغيرة وكبيرة من حياتي، ولذلك انتقل من نجاح إلى آخر وأوصي وأدرب العاملين بمؤسستي على ذلك.
6- إدارة الوقت تعني ببساطة القدرة على التحكم فيه وتوجيهه واستخدامه وفق ما أريد أنا؛ لا يفرضه على الآخرون أو ما يميله على الأمر الواقع.
7- من الآفات الشائعة التي نقع فيها نحن المديرين أن نستجيب للآخرين.
(الواقع- العرف- طبيعة الآخرين- للعواطف)، فنضطر لأداء أنشطة غير مهمة بطبيعة الحال على حساب أنشطة مهمة.
8- كلما كانت لدي أهداف كبيرة وواضحة، أجدني أحسن استخدام كل المهارات والخبرات التي أعرفها عن إدارة الوقت، والأكبر من ذلك أجدني أبتكر وسائل جديدة للإستفادة من الوقت، حتى أتمكن من تحقيق هذه الأهداف، والعكس تماماً، يحدث عندما أفتقد أهدافاً كبيرة وواضحة.
ب- لائحة داخلية لإدارة الذات والمحافظة على الوقت
هي الدستور الداخلي للذات، والذي يمثل المرجعية الأخلاقية والتنظيمية والإدارية لتنظيم وإدارة وضبط العلاقة بين الفرد وبين الآخرين من حوله “منظومة المبادئ التي يعيش الفرد بها ولها”، التي يجب أن تتماشى مع معتقداته ومع أعراف وتقاليد وقوانين المجتمع الذي يعيش فيه.
وتتكون من منظومة متكاملة من المبادئ والقيم والقواعد المنظمة:
1- الأخلاقية. 2- الإدارية. 3- الإجرائية. 4- الإنسانية.
التي يجب أن تغطى جميع محاور العلاقة بين الفرد وكل ما يحيط به أهمية وجود لائحة داخلية للذات:
1- المرجعية الأخلاقية والتنظيمية لكل أعمال الفرد.
2- تنظيم العلاقة بين الفرد وكل من يتعامل معه.
3- التزام أدبي للفرد على ذاته يمنحه جدية في تنفيذه والتمسك به في كل الظروف.
4- إدارة رئيسية في تحقيق الضبط الإداري والتنظيمي لوقت الفرد، وكذلك هي سياج حامٍ له من إهدار الوقت في غير منفعة.
5- القدرة على استثمار ثمار الأخطاء والنجاحات السابقة.

العناصر الأساسية في اللائحة الداخلية للفرد:
أولاً: المبادئ الستة للوقت في حياة المسلم:
1- فقه توقيت العبادة، حيث لكل وقت عبادته الخاصة به.
2- فقه الأولويات، حيث إن الأعمال بدرجة أهميتها وأولويتها.
3- دقة الإلتزام بالمواعيد.
4- ترك الفضول في كل شيء؛ من أفكار واهتمامات ومأكل ومشرب وملبس والأقوال كذلك.
5- التعامل المميز خاصة مع الأوقات الفاضلة.
6- ارتباط النظام اليومي للمسلم مع الفطرة ومع حركة الكون من حوله.

ثانياً: المهارات الثماني الأساسية لإدارة الوقت:
1- تحليل الأنشطة.
2- تخطيط الوقت.
3- التعاون والتفويض.
4- تحديد بداية ونهاية لكل نشاط.
5- التغلب على المضيعات الشائعة للوقت.
6- التغلب على آفة التسويف.
7- تفعيل الأوقات البينية.
8- الإحتفاظ بالهمة العالية والإرتقاء بالتنفيذ.

ثالثاً: المهارات الإحترافية لإدارة الوقت:
1- توظيف وتفعيل الآخرين في خدمة أهدافك.
2- أوقاتك تحت سيطرتك وقيادتك.
3- تحديد وتفعيل مربع التميز والإبداع الخاص بك.
4- تنظيم علاقاتك الإجتماعية في دوائر منتظمة.
5- إعداد لائحة داخلية خاصة لإدارة الذات مع الوقت.
6- المقاطعة الذكية.
7- القراءة السريعة الفاعلة.
8- تسجيل ومتابعة جدول الأعمال باستمرار.
9- مغالبة والإنتصار على لصوص الوقت.
10- البحث عن أسهل وأسرع وأفعل الوسائل لتحقيق أفضل النتائج.
11- استيعاب الأزمات والمواقف الطارئة.

رابعاً: الوصايا العملية الذاتية حصيلة الإستفادة من التجارب الناجحة وغير الناجحة السابقة:
التغلب على لصوص الوقت وأعداء النجاح.
أكثر الناس خطورة على وقتك هم أقرب الناس إليك؛ فهم أقرب وأسهل وأسرع الناس وصولاً إليك، وأسهلهم قدرة على استدراجك إلى الكثير من الجلسات والنقاشات والأعمال التي تستهلك وتهدر عليك جزءاً كبيراً من وقتك، وربما على حساب أعمال مهمة كثيرة.
وغالبا لا يخرجون عن هذه الأصناف الثلاثة عشر:
1- العشوائي غير المنظم.
2- كثير الأخطاء والمشاكل.
3- كثير الإستشارات.
4- المفرط عاطفياً واجتماعياً.
5- المتأخر عن ميعاده معك.
6- المسترسل في الحديث.
7- كثير الزيارات والتليفونات.
8- المستغرق في التفاصيل.
9- المماطل في أداء الواجبات والحقوق.
10- التصادمي كثير الصراعات.
11- الحاسد والحاقد على نجاحاتك وإنجازاتك.
12- المتطفل الفضولي.
13- الاستفزازي.
خاصة في ظل بيئة سادت فيها ثقافة عشوائية التعامل مع الوقت واللامبالاة في إهداره بدون فائدة، لذا كان لا بد من الإنتباه لهذا الأمر جيداً والتعامل معه بحسم وجدية، طبعاً لا تخلوا من الذكاء الإجتماعي الذي يستوعب هؤلاء المحيطين من حولك.

وإليك مجموعة جيدة من الخبرات العملية الخاصة في التعامل مع لصوص الوقت (على لسان مجموعة من رجال الأعمال الناجحين):
1- كن على يقين داخلي بأن نجاحك سيمثل نجاحاً وفائدة لهم جميعاً.
2- اجعلهم يستفيدون من نجاحك بشكل واضح وملموس؛ حتى يكونوا أول مساعديك على المحافظة على وقتك والإستمرار في النجاح والنمو.
3- التنظيم الدقيق والوضوح والحسم في الإنفاق على المواعيد والإلتزام بها.
4- انظر لكل موقف من زواياه المتعددة (الإجتماعي- العاطفي- العملي- الشرعي- العقلي)؛ حتى تضمن القرار الصحيح.
5- حاول أن تكون نادراً بعض الشيء (التقليل من الظهور والمشاركة إلا في الأعمال المهمة فقط- عدم نشر أرقام التليفون إلا للأفراد المهمين لك- غالباً اجعل تليفونك على الصامت- رشد الحديث في التليفون لأقل ما يمكن بقدر الضرورة فقط).
6- كن بخيلاً بالوقت مبذراً بالمال ولا تكن العكس.
7- رشد قبول الدعوات المختلفة إلا للضرورة والمهم منها فقط.
8- حافظ على عقلك وبدنك من الإستخدام والإنهاك إلا في الأعمال المهمة فقط.
9- ابحث عن الأخبار السارة التي تفتح شهيتك للعمل، وتجنب الأخبار غير السارة التي تصيبك بالتوتر وتفقدك تركيزك.
10- تجنب الوقوع في شراك الصراعات المتنوعة فتكلفتها عالية جداً ومتنوعة (نفسياً- بدنياً- ذهنياً)، ومن ثم تكلفة عالية من الوقت.
11- احذر الوقوع في شراك الخدمات المجانية، فحتماً ستدفع لها قيماً باهظة من وقتك وجهدك.
12- حدد ونظم جدول أعمال اجتماعاتك بشكل جيد.
13- حدد بداية ونهاية لكل عمل واجتماع، واجتهد في الإلتزام بها.