الأسس المهنية لإدارة الموارد البشرية

[أم غلا]

تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• المواصفات الواجب توفرها في الموظفين.
• اساليب وضع نظام عمل فعال ومرن.
• اساليب متابعة أداء الموظفين وتطويره.
• الممارسات الناجحة في إدارة المتطوعين.

إدارة الموارد البشرية
وهي العمليات التي تباشرها الجمعية لإدارة الأفراد المعنيين بالتخطيط للأعمال والمهام وتنفيذها ومتابعتها، وهم بالتحديد الموظفين والمتطوعين.
أولاً: الموظفون
• تعيين الموظفين:
يجب ان تولي الجمعية اهتماماً كبيراً في تعيين الموظفين، فهم الذين سيباشرون اعمالها بشكل يومي وسيكونون على اتصال مباشر مع الأعضاء والفئات المستهدفة وغيرها من الجهات التي تتعامل معها الجمعية.
ومن أبرز مظاهر حرص الجمعية على اختيار الموظفين المناسبين هي المؤهلات والمواصفات المتوفرة في الموظفين الذين يبحثون عنهم، فلا بدَ ان يتمتع اي موظف في الجمعية بمهارات شخصية ومهنية، منها:
• الإيمان بالعمل الاجتماعي، واهتمامه بالمجال الذي تغطيه الجمعية
• ان يكون له مستوى علمي ولديه ثقافة
• خبرة عملية، فكلما توفرت كلما كان أداءه افضل
• ان يتمتع بمهارات الإدارة، ككتابة التقارير وإعداد الخطط ومتابعتها، استخدام الكبيوتر
• لديه مهارة في العمل خلال فريق عمل
• الانضباط بإجراءات ونظم العمل ومراعاة التعليمات
فيجب ان تضع الجمعية تصوراً للمهارات الشخصية والمهنية التي تريد توفرها في الموظفين، وتتنوع هذه المهارات حسب طبيعة الجمعية وحسب طبيعة المهام المطلوبة من الموظفين.
ومن مظاهر اهتمام الجمعية في إدارة موظفيها انها تحدد احتباجها من عدد الموظفين المطلوبين لأداء الأعمال، فيجب ان لا يكون هناك نقص او زيادة في عدد الموظفين، بل يجب ان يكون عددهم متناسب مع حجم العمل الذي تؤديه الجمعية.
وبعد ان تقوم الجمعية بتحديد عدد الموظفين الذين تحتاجهم والمهارات المطلوب توافرها بهم، تعمل على الإعلان عن حاجاتها لموظفين وتقوم بإجراء مقابلات مع المرشحين للوظائف واختيار الأفضل منهم بقرار من الجمعية.
ويجب ان تقوم الجمعية على تقديم عرض تفصيلي عن الجمعية ورذيتها ورسالتها واهدافها للموظفين الجدد، بالإضافة الى انجازاتها ونشاطاتها وبرامج عملها وخططها، وغيرها من المعلومات التي من الضروري ان يكون الموظف ملماً فيها لأداء مهامه على أكمل وجه. ويمكن عرض هذه المعلومات من خلال اجتماع او من خلال تزويدهم بالتقارير والمنشورات اللازمة.
• نظام العمل:
نظام العمل هو مجموعة المهام والاجراءات التي تضعها الجمعية لتحديد طريقة سير العمل وتحديد المهام المطلوبة من كل موظف، وتكمن اهمية وجود نظام العمل في أنه يشكل بيئة عمل واضحة يمكن تطبيقها ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ومرن.
ونظام العمل الناجح هو النظام الذي يكفل المرونة في الأداء والبساطة في الاجراءات والوضوح في المهام والأعمال المطلوبة ويحقق أكبر قدر ممكن من الانتاجية.
فيجب ان يحدد نظام العمل الوظائف الرئيسية في الجمعية، مثلاً: مديرة باحث، مدير مشاريع، منسق لجان، ...الخ. وبعد تحديدها، لا بد من وضع وصف وظيفي لكل واحدة منها.
والوصف الوظيفي هو عبارة عن المسؤوليات التي يباشرها موقع وظيفي معين، مثلاً المدير، والمهام الواجب عليه تنفيذها للاستجابة الى تلك المسؤوليات، والمهارات الواجب تمتعه بها للقيام بهذه المسؤوليات والمهام.
كما يجب ان يحدد نظام العمل الاجراءات المتبعة للقيام بالأعمال، مثل إعداد التقارير والجهة التي تستلمها، الاجتماعات الاسبوعية والشهرية، المتابعات، إعداد الخطط وخطط العمل وجداول الأعمال اليومية، نماذج العمل المعتمدة، الهيكل التنظميمي، كيفية اتخاذ القرارات، العلاقات بين الموظفين...الخ.
ان نظام العمل الذي يحدد المهام المطلوبة، والاجراءات المتبعة لتنفيذ تلك المهام سيسهل على الجمعية ان تقوم بتوزيع هذه المهام في إطار زمني مناسب يساعد المسؤولين عن هذه المهام الوصول الى اكبر قدر ممكن من الانتاجية. كما ان نظام العمل ضمن المواصفات يسهل على الجمعية ان تحدد الجهد المطلوب لكل مهمة، وهو ما يحقق الفعالية في أداء الموظفين.
• تطوير أداء الموظفين:
يجب ان تسعى الجمعية الى متابعة أداء الموظفين وقياسه وتطوير مستواه وتحفيزهم على المبادرة والانجاز.
• تقييم أداء الموظفين: وهو عبارة عن مراجعة لما أنجزوه بالاعتماد على وصفهم الوظيفي وخطط عملهم، كما يعتبر تقييم أداء الموظفين من اساليب قيام احتياجات الموظفين، فهو يوفر معلومات عن المهارات او المعدات مثلاً التي يحتاجونها للقيام بمهامهم على أكمل وجه.
• تدريب الموظفين: وهو من المهام الرئيسية التي يجب ان توليها الجمعية اهتمامها، فالتدريب والتعليم المستمر للموظفين هو بمثابة استشار مجدي لها، فكلما ارتفع مستوى خبرات ومهارات الموظفين كلما تطور أداءهم وارتفع مستوى انجازيتهم. ولا بد للجمعية ان تجري تحديداً دورياً اوسنوياً لاحتياجات موظفيها التدريبية، وان توفر لهم التدريب او التعليم الضروري.
• التحفيز: وهي الاجراءات التي تتخذها الجمعية لتشجيع موظفيها على إعطاء افضل ما لديهم، ويندرج في ذلك المكافآت بمختلف اشكالها، مثل: كتب الشكر، شهادات التقدير، الترقيات، المكافآت المالية...الخ. ولكن من اهم طرق تحفيز الموظفين إدماجهم في الأعمال المهمة، كأن تشركهم الجمعية في التقييم السنوي للجمعية، او التخطيط الاستراتيجي، او تصميم البرامج والمشاريع والخدمات، فمشاركتهم في مثل هذه المهام سيشجعهم على تطوير أدائهم.
خلاصة: تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
ثانياً: المتطوعون
يعتبر المتطوعون مورداً بشرياً رئيسياً عمل الجمعيات، وخاصة في الجمعيات التي لا تملك القدرة المالية التي تؤهلها من تعيين موظفين برواتب. فالمتطوع يقوم بالعمل، وبناءً على رغبته، دون انتظار اجر مادي لقاء هذا العمل.
ورغم الاختلاف بين الموظفين والمتطوعين من المنظور المالي، إلاَ ان هذين الموردين يتشابهان تقريباً في ضرورة وجود نظام إداري يحدد أدوارهم ويتابع أداءهم.
• التخطيط لاستقبال متطوعين:
لا بد ان تقوم الجمعية بعمل عدد الخطوات التحضيرية قبل ان تستقبل المتطوعين، وتكفل هذه الاجراءات رفع جاهزية الجمعية وقدرتها في إدارة المتطوعين بشكل ناجح، ومن هذه الخطوات:
• ان تقوم الجمعية بدراسة احتياجاتها من المتطوعين، بمعنى ان تحدد الأقسام او المشاريع او الخدمات التي سيعملون خلالها، والعدد المطلوب من المتطوعين. فمن المهم جداً ان تعرف الجمعية احتياجاتها من المتطوعين، فليس من المناسب ان نعين متطوعين ونكتشف لاحقاً انه لا يمكن استيعابهم في أعمال ووظائف الجمعية، او نكتشف ان عددهم أكثر او أقل من احتياجاتنا.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأمور التي ستشجع المتطوعين على العمل لديها، فهي من الأمور التي ستساعدها على التخطيط لجذب المتطوعين، ومن الأمثلة عليها: مدى أهمية نشاطات الجمعية للمجتمع، سمعة الجمعية ومصداقيتها، طبيعة الفئات المستهدفة، وغيرها، فكل هذه أمور تشجع المتطوعين على المشاركة. ومن المفضل ان تقوم الجمعية بإعداد مواد إعلامية، مثل المطويات والملخصات لاستخدامها في الترويج للمتطوعين.
• ان تقوم الجمعية بكسب دعم وتأييد بعض الجهات في توجهها لاستقطاب متطوعين، ومن اهم هذه الجهات: الهيئة الإدارية، الهيئة العامة، المجتمع المحلي، العاملون، فإعلام هذه الجهات بهذا التوجه سيساهم في انجاحه.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأماكن التي يتواجد بها متطوعون محتملون، وأن تحدد الطريقة التي ستصل لهم بها، والأهم من ذلك ان تكون مستعدة إدارياً وفنياً لإرسال طلبات استقطاب المتطوعين واستقبالهم والتعامل معها بفاعلية.
• إدارة المتطوعين:
من الضروري ان تعهد الجمعية مهمة إدارة المتطوعين الى شخص او لجنة او قسماً إدارياً في الهيكل الوظيفي، فهي مهمة مركبة ولا تقل اهمية عن إدارة الموظفين، بل إن فيها أبعاداً إضافية من المهام. وتعمل الجهة المختصة بإدارة المتطوعين على:
• تحديد المهارات الشخصية والفنية الواجب توافرها في المتطوعين
• استقبال طلبات المتطوعين واجراء المقابلات معهم واختيار افضلهم
• الاجتماع بالمتطوعين وتزويدهم بالمعلومات الاساسية عن الجمعية
• تزويد المتطوعين بالمسؤوليات والمهام المطلوبة منهم ووضع وصف وظيفي لهم
• وضع خطة عمل موضوعية وزمنية بالتنسيق مع المتطوعين بما يتناسب مع أوقات فراغهم
• تحديد المعدات التي يحتاجها المتطوعين في تنفيذ مهامهم والعمل على توفيرها
• الاشراف على عمل المتطوعين ومتابعتهم واخذ التغذية الراجعة منهم
• إعداد ملفات خاصة بالمتطوعين تحتوي على معلومات عنهم وخطط عملهم وانجازاتهم
• العمل على حل اي خلاف قد يحدث بين المتطوعين والموظفين
• تحفيز المتطوعين ومكافأتهم بمختلف الوسائل.
خلاصة: تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.
نصائح وتوجيهات
• حدد احتياجات الجمعية من الموظفين والمهارات التي يجب ان تتوفر فيهم
• قم بتزويد الموظفين بالملومات الأساسية عن الجمعية، وتأكد من فهمهم لها
• حدد المسميات الوظيفية الرئيسية وضع لها وصفاً وظيفياً يبين مسؤولياتها ومهامها
• حدد اجراءات العمل داخل الجمعية بشكل واضح، واجعل هذه الاجراءات مرنة وتحقق الانتاجية والفاعلية
• تأكد من ان الموظفين على علم بوصفهم الوظيفي واجراءات العمل
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين معتمداً على خطة عملهم ووصفهم الوظيفي كمؤشرات
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين التي تساعد على تطوير أدائهم
• زوَد الموظفين بدورات تدريبية تزيد من مهاراتهم الشخصية والمهنية، وخصص موازنة لتوفير مثل هذه الدورات
• حفَز الموظفين بمختلف الطرق وشجعهم على المشاركة في الأعمال الحيوية في الجمعية كالتقييم والتخطيط وإعداد المشاريع
• حدد احتياجات الجمعية من المتطوعين، ما هي الأعمال التي سيساعدوننا بها؟ كم من المتطوعين نحتاج؟
• حدد المعطيات التي تمتلكها الجمعية والتي ستشجع على جذب متطوعين
• حدد اماكن تواجد المتطوعين وطرق التواصل معهم لجذبهم
• حدد المهارات التي تحتاج توافرها في المتطوعين
• حدد المسؤوليات والمهام التي سيباشرها المتطوعين وضعها في خطة عمل بالتنسيق معهم
• وفَر للمتطوعين المعدات والموارد التي يحتاجونها لتنفيذ مهامهم
• اشرف على اعمال المتطوعين وتابعهم ووجهم
• قم بإعداد قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين وطوَرها بشكل مستمر
• حفَز المتطوعين وامنحهم مكافآت حسب قدرة الجمعية وامكاناتها