العمليات الإدارية وواجبات المدير

[أم غلا]

مفهوم اﻹ‌دارة فى المنظماتبالرغم من أن مفهوم اﻹ‌دارة هو أحد المفاهيم الدارجة والمستخدمة بواسطة كل اﻷ‌فراد ولكنها لﻸ‌سف تمارس فى معظم اﻷ‌حيان بطريقة عشوائية، فقد نسمع فى بعض اﻷ‌حيان عن إدارة الوقت، إدارة البشر، إدارة المواد وغيرها، وقد يستخدم لفظ إدارة لﻺ‌شارة إلى مجموعة من البشر، أو مجموعة من المعارف، ولكن فى الواقع فإن مفهوم اﻹ‌دارة هو عملية إنجاز اﻷ‌هداف مع ومن خﻼ‌ل مجهودات اﻵ‌خرين.من هو المدير*وعلى ذلك فالمدير هو الذى يسعى لتحقيق أهداف المنظمة مع ومن خﻼ‌ل مجهودات اﻵ‌خرين، فالمدير يوجه جهود اﻵ‌خرين، وعموماً توجد ثﻼ‌ث مستويات إدارية فى المنظمة هى: اﻹ‌دارة اﻹ‌شرافية، اﻹ‌دارة الوسطى، اﻹ‌دارة العليا.أبعاد العملية اﻹ‌داريةتتكون العملية اﻹ‌دارية ﻷ‌ى منظمة من ثﻼ‌ثة أبعاد رئيسية، هى وظائف المنظمة، وظائف المدير، والبعد الثالث هو اتخاذ القرار، وسنعرض بإيجاز الثﻼ‌ثة أبعاد المذكورةأوﻻ‌: وظائف المنظمةوتتكون من وظائف رئيسية مسئولة عن تحقيق الغرض اﻷ‌ساسى للمنظمة، ووظائف مساعدة أو دعم وخدمات لهذه اﻹ‌دارات مثل الشئون اﻹ‌دارية، المالية، الموارد البشرية، نظم المعلومات، العﻼ‌قات العامة، الشئون القانونية وغيرها.وغنى عن البيان أن الوظائف المساعدة ﻻ‌ تقل أهمية عن الوظائف الرئيسية بل إن كل منها فى منظومة واحدة ﻻ‌ تتجزأ، ونجاح أى من هذه الوظائف يعتمد أساساً على نجاح المنظمة ككل.ثانيا: وظائف المديروهى وظائف يجب أن يقوم بها كل مدير فى موقعه بغض النظر عن التخصص الذى يعمل به وهى:Planning o التخطيط*وهو يتعلق بتحديد ما هو المطلوب إنجازه وكيف سيتم ذلك؟Organizing o التنظيم*وهو يتعلق بتحديد من سيقوم بعمل ماذا؟ ومن سيراجع عمل من؟Staffing o التوظيف*وهى اﻷ‌نشطة المتعلقة بتحديد الموارد البشرية الﻼ‌زمة وتعيينها وتطويرهاDirecting o التوجيه*وهى تتعلق باﻷ‌نشطة الخاصة بقيادة وتحفيز المرؤوسين خﻼ‌ل ممارستهم*Controlling o الرقابة*وهى اﻷ‌نشطة المتعلقة بالتأكد من أن ما يتم اﻵ‌ن هو المطلوب إنجازه*وتمثل هذه الوظائف فى الواقع حلقة تبدأ من التخطيط وتنتهى فى الرقابة ليبدأ التخطيط مرة أخرى. يقوم بها كل مدير بدرجات متفاوتة فالمديرين التنفيذيين واﻹ‌دارة الوسطى تزداد عندهم مهام التنظيم والتوجيه بينما تزداد عند اﻹ‌دارة العليا المهام التخطيطية.ثالثا: اتخاذ القرارأحد المهارات اﻷ‌ساسية للمدير هو أن يتخذ قراراً فى كل من الوظائف المذكورة سابقاً سواء بمفرده أو بمعاونة مرءوسيه أو باﻻ‌شتراك مع مديرين آخرين من تخصصات مختلفة، لذا يلزم المدير التعرف على الخطوات الرئيسية ﻻ‌تخاذ القرار وهى:•
تحديد المشكلة.• جمع وتحليل البيانات• تحديد البدائل المختلفة• تحديد معايير اﻻ‌ختيار بين هذه البدائل• اختيار البديل اﻷ‌مثل• تطبيق الحل أو البديل المناسب• المراجعة والتقييم•
وعملية التغذية العكسية بين هذه الخطوات وإعادة التقييم المستمرة من مقومات نجاح عملية اتخاذ القرار