لكي تضمن النجاح في إدارتك لمشروعك

[أم غلا]

قاعدة أساسيةتعتبر إدارة المشاريع في أيامنا هذه من المواضيع الهامة التي يجب البحث بها والعمل على تطبيقها بشكل فعال وجيد من أجل ضمان نجاح أي نوع من أنواع المشاريع، فاﻹ‌دارة الناجحة = عمﻼ‌ً ناجحاًيقدم لنا مايكل غرير فيما يلي مجموعة من النقاط التي يترتب على مدراء المشاريع مراعاتها لضمان نجاح مشاريعهم.[/COLOR]
1. يجب أن يركز مدير المشروع على ثﻼ‌ثة أبعاد هامة في نجاح المشروع:عليهم أن يعرّفوا نجاح المشروع ببساطة على أنه إتمام جميع معطيات المشروع في الوقت المحدد، ضمن ميزانية محددة، على مستوى من الجودة مقبولة لدى المساهمين والقائمين على المشروع على حد سواء. يجب أن يبقي مدير المشروع اهتمام الفريق مركزاً على هذه اﻷ‌هداف الثﻼ‌ث اﻷ‌ساسية.إذا ضمن مدير المشروع تفعيل العناصر الثﻼ‌ث التي يقوم عليها أي مشروع بشكل ناجح ضمن نجاح مشروعهالميزانية، الجودة ، والتسليم في الوقت المحدد الوقت المحدد
2. التخطيط هو كل شيء:تتفق جميع آراء الباحثين والعاملين في إدارة المشاريع على أمر واحد وهو أن أهم الفعاليات التي يجب أن يقوم بها مدير المشروع التخطيط؛ فالمخططات التنظيمية المفصلة ومخططات مشاركة الفرق تعتبر اﻷ‌ساس الوحيد لنجاح لمشروع. وعندما تتفق أحداث العالم على تغيير الخطة، يتوجب على مدير المشروع القيام بوضع أخرى جديدة تعكس التغييرات الحاصلة. لذلك يجب أن يكون التخطيط وإعادة التخطيط هما منهج حياة مدير المشروع.
3. يجب أن يشعر مدراء المشاريع أن " اﻷ‌مر مستعجل " وينقلوا هذا الشعور إلى أفراد فرق العمل لديهم:ﻷ‌ن المشاريع عبارة عن محاوﻻ‌ت أو عمليات محددة بوقت وميزانية وموارد أخرى متاحة. يجب أن تكون عمليات إنجاز المشاريع في تقدم مطّرد نحو اﻹ‌نهاء. وحيث أن أفراد فرق العمل لديهم الكثير من اﻷ‌ولويات التي قد تشغلهم، لذلك يتوجب على مدير المشروع أن يحتفظ باهتمامهم مركزاً على معطيات المشروع ووقت التسليم . هنا يمكننا اعتبار التذكير، والتحري المستمر للوضع، واﻻ‌جتماعات المنتظمة من اﻷ‌مور اﻷ‌ساسية.
4.المشاريع الناجحة تستخدم نموذجاً لدورة حياة مشروع ناجح :نحن نعلم ما الذي يفيد. يمكن أن تساعد النماذج مثل نموذج isd القياسي، وغيره من النماذج في التأكد من أن أفضل المقاييس اﻻ‌حترافية والممارسات موجودة ضمن مخططات مشاريعنا . هذه النماذج ﻻ‌ تدعم الجودة فحسب، بل تساعد في التخفيف من عمليات اﻹ‌عادة في العمل. فعندما يستدعي ضغط الوقت والميزانية إجراء اقتطاعات معينة ، يكون مدير المشروع هو صاحب القرار في تحديد دورة حياة المشروع اﻷ‌فضل بالنسبة للعمل، وبالتالي ضرورة هذه اﻻ‌قتطاعات وأين يمكن أن تُطبَّق.
5. تجب رؤية ومراجعة جميع معطيات المشروع وفعالياته بتفاصيل واضحة:باختصار يجب أن يضع مدير المشروع وفرق العمل لديه صورة ملموسة وواضحة لمعطيات المشروع في شكلها النهائي. يجب أن تكون هذه الصورة واضحة في ذهن كل من له عﻼ‌قة بالمشروع، بحيث يكون مسار جميع الجهود والمحاوﻻ‌ت في اتجاه واحد. تجنب الوصف الغامض تجنباً تاماً. تكلم عنها، ارسمها، صورها اعمل كل ما بوسعك لتوضيحها ثم تأكد بأن الجميع موافق عليها
.6. يجب إنجاز معطيات المشروع بشكل تدريجي ومتتابع نحو المنتج النهائي:بديهي أن تكون التكلفة باهظة ماﻻ‌ً ووقتاً إذا ما فكرت في أسلوب القفزة الواحدة وإنجاز معطيات مشروعك كلها في آن واحد. أنجز القليل في كل وقت، احصل على مراجعات وموافقات جزئية، وحافظ على تطور مضبوط
.7. تحتاج المشاريع إلى موافقات واضحة وتواقيع من القائمين على المشروع:تعتبر نقاط التفاهم الواضحة، المقرونة بتواقيع القائمين على المشروع والمساهمين الرئيسيين فيه نقاطاً مفصلية في تطوير معطيات المشروع. اﻷ‌مر ببساطة هو أن: أي فرد لديه السلطة في أن يرفض أو يطلب مراجعة أي من معطيات المشروع بعد أن تخرج بشكلها النهائي، يجب أن تُطلب منه المراجعة والموافقة على العمل في مراحل اﻹ‌عداد
.8. يرتبط نجاح المشروع بتحليﻼ‌ت عميقة ﻻ‌حتياجات المشروع:أظهرت اﻷ‌بحاث أنه عندما تظهر النتائج بشكل معطيات متوافقة تماماً مع اﻻ‌حتياجات المنصوص عليها في وثائق المشروع، فإن احتمال نجاح المشروع يكون كبيراً . لذلك يجب أن يصر المدراء على أن يكون هناك احتياجات عمل موثقة للمشروع قبل المضي في استهﻼ‌ك موارد التنظيم في العمل على إنجازه.
9. يجب أن يجاهد مدراء المشاريع من أجل الحصول على وقت كاف ﻹ‌نجاز اﻷ‌مور "بشكل صحيح:في عملنا مع مدراء المشاريع، غالباً ما نسمع هذه الشكوى: "نحن نمنح الوقت دائماً من أجل ‘إنهاء المشروع‘ أتمنى لو يكون الوقت الممنوح لنا هو من أجل إنجاز المشروع ‘ على الوجه الصحيح‘ بالدرجة اﻷ‌ولى". يجب أن يسعى مدراء المشاريع جاهدين للحصول على هذا الوقت عن طريق شرحهم للقائمين على المشروع، وللمدراء من المستوى اﻷ‌على ما يترتب على ذلك من نتائج جيدة في خروج المنتج النهائي بنوعية متميزة.
10. يجب أن تتوافق مسؤوليات المدير مع سلطة موازية لها:ليس كافياً أن توكل إليك مسؤولية إدارة مشروع؛ يجب أن يطالب مدراء المشاريع بسلطات مناسبة وكافية ليتمكنوا من القيام بمسؤولياتهم على الوجه الصحيح. يجب أن يكون لديهم السلطة في الحصول على الموارد أو المشاركة بها، وأن يكون يتمتعوا بدعم اﻹ‌دارة العليا.*من الضرورة بمكان أن يكون القائمون على المشروع مشاركين فاعلين في مراحل التنفيذطالما سيكون لهم حق تقييم المنتج النهائي للمشروع: قبوله أو رفضه
11. يجب أن يكون القائمون على المشروع والمساهمون مشاركين فاعلين في المشروع ﻻ‌ زبائن سلبيين:يطالب معظم اﻷ‌فراد القائمين على المشروع والمساهمين بسلطة الموافقة على المعطيات النهائية للمشروع إما بشكل تام أو بشكل جزئي. ولكن في مقابل هذه السلطة تأتي مسؤوليتهم في أن يكونوا مشاركين فاعلين في المراحل اﻷ‌ولى من المشروع (المساعدة في تحديد المعطيات النهائية) وفي فترات المراجعة، ومراحل تطور العمل، وأن يحافظوا على استمرارية حركة العمل، وتعجيل تواصل مدراء المشروع مع اﻹ‌دارات العليا ومع الفئة المستهدفة ، باﻹ‌ضافة إلى المساعدة في الحصول على الوثائق المطلوبة
.12. نموذجياً، يجب أن تُباع المشاريع ويعاد بيعها أيضاً:هناك أوقات يحتاج فيها مدراء المشاريع ﻷ‌ن يكونوا موظفي مبيعات أيضاً ، وذلك من أجل الحفاظ على التزام القائمين على المشروع والمساهمين في تمويل المشروع. بمساعدة مخططات العمل، قد يحتاج مدراء المشاريع إلى تذكير الناس بشكل دوري بما يحتاجه العمل، وبأن مشاركاتهم تعتبر أساسية في تحقيق هذه اﻻ‌حتياجات.حاول أن ﻻ‌ تبدأ في استهﻼ‌ك موارد التنظيم في المشروع قبل حصولك على توصيف موثق للمشروع بكل عناصره.