إختيار الموظفين وتعيينهم

[أم غلا]

عملية اﻻ‌ختيار:هي اﻻ‌متداد الطبيعي لوظيفة تخطيط الموارد البشرية في المنظمة بحيث أن النتائج المترتبة عن عملية التخطيط كما سبق وذكرنا ﻻ‌ تخرج عن حالتين: وجود فائض أو عجز في الموارد البشرية،وبالتالي يتطلب اﻷ‌مر اتخاذ قرارات بشأن هذه النتائج،فوظيفة اﻻ‌ختيار تمارس فقط في حالة وجود عجز في الموارد البشرية والمطلوب توفيرها.مفهوم وظيفة اﻻ‌ختيار:وظيفة اﻻ‌ختيار هي العملية التي بمقتضاها تستطيع إدارة اﻷ‌فراد أن تفرق بين اﻷ‌فراد المتقدمين لشغل وظيفة معينة من حيث درجة صﻼ‌حيته ﻷ‌داء هذه الوظيفة،بمعنى آخر ينطوي المفهوم على تحقيق التوازن والتوافق بين متطلبات وواجبات الوظيفة من ناحية وبين سمات،مؤهﻼ‌ت وخصائص الفرد المتقدم للوظيفة وفقا لما هو منصوص عليه في توصيف كل وظيفة من ناحية ثانية.من هذا المنطلق ﻻ‌ يمكن الفصل بين وظيفتي تخطيط القوى البشرية و وظيفة التوصيف من جهة وبين وظيفة اﻻ‌ختيار من جهة أخرى،وبالتالي فإن عامﻼ‌ً أساسيا من عوامل نجاح خطة الموارد البشرية هو مدى نجاح إدارة اﻷ‌فراد في القيام بوظيفة اﻻ‌ختيار بطريقة سليمة.وتبــدأ عملية اﻻ‌ختيارفور اﻻ‌نتهاء من التحديد الكمي والنوعي لكافة الموارد البشرية الﻼ‌زمة للمنظمة الناتج عن عملية تخطيط الموارد البشرية،ومن ثم عبر توصيف كامل لكافة الوظائف المطلوبة،هذا ومن الناحية العملية ﻻ‌ يمكن أن تبدأ هذه المرحلة إﻻ‌ بعد إتمام كافة اﻹ‌جراءات المتعلقة بالتوصيف خاصة ما يتعلق بالوظائف الجديدة الناتجة عن مقتضيات التخطيط أي تخطيط الموارد البشرية.وﻻ‌ شك أن هناك تكاليف تتحملها المنظمة في حالة الخطأ في اﻻ‌ختيار الذي يتمثل في فصل الموظف أو تركه للخدمة،وقد يكون من الصعب قياس هذه التكاليف على وجه الدقة،ومع ذلك يمكن إبراز بعض هذه التكاليف كما يلي:تكاليف التعيين بما في ذلك الوقت والتسهيﻼ‌ت الﻼ‌زمة للتجنيد أي البحث عن اﻷ‌فراد المرتقبين والمقابﻼ‌ت واﻻ‌ختبارات.تكاليف التدريب بما في ذلك الوقت الضائع ﻹ‌دارة اﻷ‌فراد.اﻷ‌جر الذي يحصل عليه الفرد الجديد(المتدرب)عادة يفوق ما يقدمه من إنتاج.ارتفاع معدﻻ‌ت الحوادث في الغالب بالنسبة للموظف الجديد.فقدان اﻹ‌نتاج في الفترة ما بين فصل الفرد القديم وتعيين فرد جديد.عدم استخدام معدات اﻹ‌نتاج بالكامل خﻼ‌ل فترتي التعيين والتدريب.ارتفاع معدﻻ‌ت الضياع والفاقد في حالة الفرد الجديد.دفع أجور إضافية في حالة زيادة حاﻻ‌ت الفصل،وما قد ينجم عن ذلك من تأخير في مقابلة مواعيد التسليم.تكلفة البحث عن فرد بديل واختياره(المقابﻼ‌ت واﻻ‌ختبارات واستيفاء النماذج وغيرها)وتدريبه(الوقت غير المنتج للفرد البديل واﻹ‌نتاج المرفوض ووقت المدرب وما إلى ذلك).10. تكلفة إنهاء خدمة الفرد مثل التعويضات والتقارير الكتابية والمقابلة النهائيةمصادر الموارد البشرية: نحصر مصادر الموارد البشرية بعد تحديدها كما ونوعاً بمصدرين أساسيين:اﻻ‌ختيار من داخل المنظمة أو ما يعرف بالمصادر الداخلية Internal Sources.اﻻ‌ختيار من خارج المنظمة أو ما يعرف بالمصادر الخارجية External Sources .اﻻ‌ختيار من داخل المنظمة:إن سياسة الترقية المتبعة في المنظمة تعني إتاحة الفرصة لجميع أفراد التنظيم للترقي إلى المستويات العليا مع اﻷ‌خذ في اﻻ‌عتبار عدم التميز في تطبيق هذه القاعدة،ويترتب على هذا التطبيق المزايا التالية:رفع الروح المعنوية ﻷ‌فراد التنظيم وازدياد الشعور لديهم باﻷ‌مان على مستقبلهم الوظيفي في المنظمة.اﻻ‌ستفادة من كافة الكفاءات المتوفرة داخل المنظمة.إلمام اﻷ‌فراد بكافة ظروف المنظمة وبالتالي تستمر عملية التكيف مع بيئة التنظيم.القدرة على تامين التعاون اﻻ‌ختياري والتنسيق مع كافة أفراد التنظيم.خلق سمعة ممتازة للمنظمة تمكنها من جذب اﻷ‌فراد الذين يتمتعون بالطموح الوظيفي.تمكن المنظمة من امتصاص مقاومة التغيير في سياسة اﻻ‌ختيار والترقيةولكن بمقابل هذه المزايا تتعرض المنظمة من اتباع هذه السياسة لمجموعة من المخاطر أهمها:أ- إن اﻻ‌ختيار على أساس الترقية قد يسبب جواً من الغيرة بين المرؤوسين الذين لم يتم ترقيتهم، وبالتالي يفقد الفرد الجديد القدرة على التعاون مع زمﻼ‌ئه نتيجة الغيرة أو عدم استعدادهم لذلك.ب- حرمان المنظمة من اﻻ‌ستفادة من أفكار وآراء جديدة التي قد تتوفر من المصادر الخارجية مما يخلق جموداً في ديناميكية التنظيم.ج- سيطرة مكونات الوظيفة السابقة على الوظيفة الحالية مما يحد من انطﻼ‌قتهاد- احتكار المناصب اﻷ‌مامية،قد يحرم المنظمة في كثير من اﻷ‌حيان من مزايا المنافسة بين سوق العمل والمنظمة.هذا مع التسليم بأهمية المصادر الداخلية في تولي المناصب اﻷ‌ساسية في المنظمة،إنما يجب أن ﻻ‌ يطلق العنان لهذه السياسة وغلق اﻷ‌بواب أمام مرونة المنظمة في اﻻ‌عتماد على المصادر الخارجية لجذب الكفاءة المطلوبة لتفعيل التنظيم،ﻷ‌نها قد تشكل خطراً حقيقياً على مستقبل المنظمة فالديناميكية تستوجب ضخ دم جديد للتنظيم يستطيع أن يزيد من ديناميكيته في اﻻ‌تجاه الصحيح،ويمكن للمنظمة استخدام كافة الطرق لعدم الربط بين اختيار اﻷ‌فراد وسياسة الترقية وأن يكون واضحاً ﻷ‌فراد التنظيم،أن المنظمة ستلجأ إلى اﻻ‌ختيار من الخارج طالما هناك خﻼ‌فاً في التوازن بين الكفاءة الداخلية والخارجية،ويصبح للمنظمة الحرية الكاملة في توفير اﻷ‌فراد اﻷ‌كفاء لشغل المناصب اﻷ‌ساسية من المصادر الخارجية المناسبة* اﻻ‌ختيار من خارج المنظمة:تلجأ المنظمة إلى هذا المصدر بسبب اقتناعها بضرورة تفعيل ديناميكية التنظيم عن طريق كفاءات تستطيع أن توفر للتنظيم قوة الدفع الجديدة،وﻻ‌ شك أن المنظمات الكبيرة خاصة في قطاعات الصناعة المتطورة تلجأ إلى المصادر الخارجية نظراً لقوة المنافسة لجذب اﻷ‌فراد المميزين القادرين على تأمين قوة الدفع المميزة والمطلوبة،إن هذا اﻷ‌سلوب في اﻻ‌ختيار قد يحقق مزايا كثيرة كما أوردناها إﻻ‌ أن له انعكاسات سلبية وآثاراً قد تختلق مشكﻼ‌ت تنظيمية وأيضاً مشكﻼ‌ت سلوكية أهمها:أ*- انخفاض الروح المعنوية ﻷ‌فراد التنظيم نتيجة عدم ارتياحهم أو اقتناعهم بهذه السياسة.ب*- في منظمات العالم الثالث،ينظر دائماً إلى الفرد الجديد اﻵ‌تي من خارج المنظمة على أنه دخيل سقط على التنظيم من السماء.ت*- ظهور نوع من المقاومة للفرد الجديد وهذا أمر طبيعي يتبلور في عدم التعاون معه أو وضع كافة الصعوبات أمامه لعدم نجاحه في وظيفته.مراحل عملية اﻻ‌ختيار Selection Process:-إن المسار العملي لهذه المرحلة قد يختلف من منظمة ﻷ‌خرى،كما وأن نوع ومستوى الوظيفة المطلوب شغلها قد تحدد إلى درجة كبيرة مدى التفصيل والدقة في عملية اﻻ‌ختيار،
وتتكون مراحل عملية اﻻ‌ختبار عادة من:ـ
اﻹ‌عﻼ‌ن عن الوظائف.ـ
المقابلة المبدئية للمتقدمين Preliminary Interview.ـ
استيفاء طلب اﻻ‌ستخدام Completion of application form.ـ
اﻻ‌ختبارات The Tests.ـ
المقابلة الشخصية Personal Interview.ـ
التقصي عن طالبي الوظائف Back ground Investigation.ـ
اﻻ‌ختبارات الطبيةPhysical Tests.ـ
إصدار قرارات التعيين Employment Decision.
وهناك مرحلتين أساسيتين يعتبران جوهر عملية اﻻ‌ختبار وهما
[B]اﻻ‌ختبارات والمقابﻼ‌ت الشخصية[/
B]1-اﻻ‌ختبارات(The Tests): بعد أن تتأكد إدارة اﻷ‌فراد من استيفاء الفرد المتقدم للوظيفة للشروط العامة،يكون بذلك على استعداد ﻹ‌جراء مجموعة من اﻻ‌ختبارات تهدف إلى تقدير نجاح الفرد في أداء الوظيفة. وﻻ‌ تتوقف أهمية هذه اﻻ‌ختبارات على وصف قدرات وإمكانيات ومهارات الشخص لشغل الوظيفة الحالية فقط،إنما التنبؤ بقدراته وإمكانياته المستقبلية لشغل وظائف أخرى ذات مستوى أعلىإن استخدام نظام اﻻ‌ختبارات يمكن إدارة اﻻ‌فراد من اﻻ‌ختيار السليم من بين كافة المتقدمين لشغل الوظائف الشاغرة،على أن هذه اﻻ‌ختبارات قد تكشف قدرات ومهارات معينة قد تساعد الغدارة على توجيه الفرد إلى وظيفة أخرى تتناسب مع هذه القدرات.
أنواع اﻻ‌ختبارات:
يمكن ﻹ‌دارة اﻷ‌فراد استخدام كل أو بعض اﻻ‌ختبارات في عملية اﻻ‌ختبار، لذا فإن اﻻ‌ختبارات اﻷ‌كثر شيوعا وتطبيقاً في هذا المجال هي:
1- اختبار القدرات
Aptitude Tests.2- اختبارات الشخصية
Personality Tests.3- اختبارات الذكاء
Intelligence Tests.4- اختبارات اﻷ‌داء
Performance Tests.5- اختبارات الميول واﻻ‌تجاهات
Attitude Testes.6- اختبارات الدقةDexterity Tests.
تقييم اﻻ‌ختبارات:بالرغم من أهمية اﻻ‌ختبارات المستخدمة في عملية تقييم اﻻ‌فراد وتحديد مدى صﻼ‌حيتهم في بعض النواحي لخصائص الوظيفة المطلوب شغلها،إﻻ‌ أنها ليست وسيلة سهلة وقد ﻻ‌ تؤدي في بعض اﻷ‌حيان الهدف المطلوب منها،
لذا عند استخدام اﻻ‌ختبارات كوسيلة للتقييم يجب مراعاة ما يلي:
أ*- اعتبار اﻻ‌ختبارات مكملة لوسائل اﻻ‌ختيار اﻷ‌خرى وليست بديﻼ‌ً عنها.
ب*- تعريف المتقدم باﻷ‌عضاء البارزين في المنظمة وقد تتبع سياسة أخرى وذلك بأن تتم عدة مقابﻼ‌ت متتالية مع عدة أفراد على انفراد،ثم يجتمع المقابلون لتقييم الشخص المتقدم ومقارنة ما توصلوا إليه في حكمهم عليه.
ت*- استخدام عدد قليل من اﻻ‌ختبارات واعتبارها صحيحة في اﻻ‌ختيار لوظيفة معينة،واعتبار اﻻ‌ختبار مفيداً إذا ثبت أنه ساعد في التمييز بين اﻷ‌شخاص الذين يعتبرون أكثر نجاحاً بالمقارنة مع اﻷ‌شخاص الذين تم اختيارهم دون اختبار.
ث*- إذا لم تثبت صحة اﻻ‌ختبار لوظائف متشابهة فيجب أن ﻻ‌ يكون محدداً لﻼ‌ختيار لهذه الوظائف دون اختباره والتأكد من صﻼ‌حيته.
ج*- يجب أن يكون معلوما أن اﻻ‌ختبار يوضح مقدرة الشخص على أداء عمل معين، ولكنه ﻻ‌ يوضح ما سيفعله الشخص فعﻼ‌ً بعد اختياره.
ح*- يجب أن تعطى اﻻ‌ختبارات في ظروف موحدة.
خ*- يجب أن يشرف على اﻻ‌ختبارات شخص مدرب.
د*- يجب أن يتم توزيع اﻻ‌ختبارات بمنتهى الحرص،غذ ﻻ‌ معنى ﻻ‌ستخدامها غذ تمكن بعض المتقدمين من الحصول عليها مقدما.
2- المقابلة الشخصية personal interview:إ