مداخل هيكلة الأعمال والوظائف

[أم غلا]

لقد تنوعت وتطورت مداخلُ هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف على مر العقود، إذ طبقت الشركاتُ ومنظمات اﻷ‌عمال الغربية واليابانية الكثيرَ من هذه المداخل. وﻻ‌ يزال هذا التنوع مأخوذًا به حتى وقتنا الحالي، وبناءً على هذا التنوع والتطور لعملية هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف، ذهب الكثيرُ من المتخصصين إلى التفرقة بين هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف التي كان يُعْمَلُ بها في الماضي (الهيكلة التقليدية لﻸ‌عمال والوظائف) –منذ صمّمَ "آدم سميث" العمل في إحدى المصانع عام 1776م على أساس أعمال رئيسة، إذ قام بتخصيص أقسام رئيسة يقوم كل قسم بأداء مهمة رئيسة معينة، وقسَّم اﻷ‌عمال داخل القسم الواحد إلى وظائفَ محددةٍ مسؤول عنها موظف أو عامل محدد– وهيكلة اﻷ‌عمال والوظائف المعاصرة.وسوف نتناولُ –بإيجاز– عرضَ المداخل التقليدية، وسنتناول بالتفصيل المداخلَ أو اﻻ‌تجاهات المعاصر لهيكلة اﻷ‌عمال والوظائف..المداخل التقليدية لعملية هيكلة الوظائف واﻷ‌عمال:المدخل العلمي:ينسب هذا المدخلُ إلى المدرسة العلمية في اﻹ‌دارة، ورائدُها "فريدريك تايلور" الذي وضع المدخلَ العلمي في هيكلة وتصميم اﻷ‌عمال والوظائف، لغاية هامة وهي: تحقيق طريقة فعالة ﻷ‌داء العمال ﻷ‌عمالهم.وقد سعى المدخلُ العلمي لتحقيق عدد من اﻷ‌هداف.. منها:
1- تجزئة وتيسير اﻷ‌عمال، بهدف تسهيل أدائها، ومن ثم عدم حاجة المنظمة إلى عمال مهرة، وتسهيل عملية الرقابة على هذه العمالة
.2- تخفيض تكلفة العمل من خﻼ‌ل اختصار وقت تنفيذه من قبل العاملين
.3- رفع إنتاجية العمل عن طريق تسريع وانسيابية أدائه، من خﻼ‌ل التركيز على التخصص وتقسيم وتجزئة اﻷ‌عمال.مدخل توسيع العمل أفقياً:بموجب هذا المدخل صُمِّمت هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف بطريقة ساعدت العامل على القيام بعدة مهام داخل القسم، أو الوحدة اﻹ‌دارية، أو المرحلة اﻹ‌نتاجية التي يعمل فيها مع محافظته على تخصصه اﻷ‌صلي، وهذا يؤدي بالتأكيد إلى تسريع حركة دوران العمل، ومن ثم انخفاض معدﻻ‌ت دوران العمل، وما لذلك من أثر إيجابي في النهاية على أرباح المنظمة، فعندما تدمج خطوات في العمل، وتسند إلى شخص أو قسم واحد ليقوم بها –وهو مؤهل لذلك من حيث المهارة والخبرة- يؤدي ذلك إلى القضاء على –أو تقليل- أوقات اﻻ‌نتظار، ومن ثم عدم هدر الوقت من خﻼ‌ل اﻻ‌ستغناء عن أوقات التسليم والتسلّم من شخص ﻵ‌خر أو من قسم ﻵ‌خر لمرحلة إنتاجية معينة.مدخل العﻼ‌قات اﻹ‌نسانية:وقد ركّز هذا المدخل على الجوانب المعنوية واﻻ‌جتماعية للموارد البشرية، ومن ثم فإن عملية تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف في المنظمة يجب أن تحقق هذه الجوانب للموارد البشرية، لكي تحقق معدﻻ‌ت عالية من الدافعية اﻹ‌يجابية، فضﻼ‌ عن تحفيز هذه الموارد البشرية، وجعلها تؤدي اﻷ‌عمال والوظائف المكلفة بها بكفاءة وفاعلية، وما لذلك من مردود إيجابي على المنظمة.مدخل المدرسة السلوكية:سعى هذا المدخلُ إلى هدف محدد، وهو أن تحقق عملية تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف تحسينًا وتطويرًا ماديًا ملموسًا في نوعية الحياة في مكان العمل داخل المنظمة.وركزّ هذا المدخل على خمسة مبادئ في عملية تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف.. وهي:
1– إنهاء العملية اﻹ‌نتاجية أو المهمة: إذا كلف عامل، أو فريق عمل، أو قسم من اﻷ‌قسام بعملية ما فعليه أن يقوم بها من البداية إلى النهاية.
2- الرقابة من الداخل: أن تصبح مسؤولية الرقابة على أداء العمل، وجودة العملية اﻹ‌نتاجية من مهام القائم أو القائمين بالعمل، وذلك بهدف إشعار العنصر البشري (العامل) بمدى ثقة رؤسائه فيه، وتكون عملية الرقابة الخارجية من قبل الرؤساء عن بُعد، وﻻ‌ يتدخلون في العملية اﻹ‌نتاجية إﻻ‌ عند الضرورة.
3- ممارسة أكثر من عمل: إذ يؤكد هذا المدخل أهميةَ أن يمارس العنصرُ البشري داخل المنظمة أكثرَ من مهمة، ويكتسب أكثر من مهارة، وذلك عن طريق تنقله بين الوظائف داخل المنظمة، وهذا يشبع العنصر البشري معنوياً، ويولد فيه روح اﻹ‌ثارة والتحدي، وتحقيقاً لذلك يجب أن تصمم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف بشكل يتيح لكل موظف أو عامل أن يمارس مهامَّ متنوعة وكثيرة داخل المنظمة.
4- اﻻ‌ستقﻼ‌لية في اﻷ‌داء: يجب أن تتيح هيكلةُ الوظائف واﻷ‌عمال قدرًا كبيرًا من حرية التصرف للعنصر البشري في أثناء قيامه بمهامه المكلف بها، وذلك يحقق له بﻼ‌ شك حافزاً معنوياً إيجابياً، يدفعه إلى اﻻ‌بتكار واﻹ‌بداع.
5- تحقيق التفاعل واﻻ‌نسجام بين اﻷ‌عمال والوظائف: فمن المهام الرئيسة المنوطة بعملية هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف تحقيق التفاعل واﻻ‌نسجام بين اﻷ‌عمال والوظائف، بهدف تحقيق قدر كبير من حرية اﻻ‌تصال، واﻻ‌نسيابية بين اﻷ‌عمال والوظائف، فضﻼ‌ عن إقامة عﻼ‌قات اجتماعية مطلوبة بين العناصر البشرية الشاغلة لهذه اﻷ‌عمال وتلك الوظائف.مدخل توسيع العمل عمودياً (إثراء اﻷ‌عمال والوظائف):يركز هذا المدخل على الجوانب المادية والمعنوية في أداء اﻷ‌عمال، بهدف إيجاد وزيادة الدافعية لدى العناصر البشرية نحو العمل بفاعلية ونشاط.وقد ذهب Hackman ,Oldman في عام 1985م إلى وضع نموذج توضيحي عن هذا المدخل اشتمل على خمسة قواعد أساسية، يمكن عن طريقها إثراءُ اﻷ‌عمال والوظائف، وتفعيل الدافعية واﻹ‌ثارة والرغبة في نفوس العناصر البشرية عند ممارستها لﻸ‌عمال.. ونوجز هذه القواعد فيما يلي:
1- تحديد هوية ومضمون العمل أو الوظيفة: يجب عند تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف أن تحدد الخطواتُ أو المراحل التي يتكون منها العملُ الواحد، وكيفية تنفيذه من البداية إلى النهاية
.2- تنوع المهارات: يجب عند تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف أن يحدد نوع وعدد المهارات التي يجب أن تتوفر في الموارد البشرية التي ستؤدي اﻷ‌عمال والوظائف داخل المنظمة.
3- تحديد مدى أهمية العمل أو الوظيفة: يجب عند تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف أن تحدد درجةُ أهمية العمل أو الوظيفة التي يمارسها العنصر البشري، وجعله يشعر بمدى أهميته داخل المنظمة، وبمدى أهمية العمل أو الوظيفة التي يقوم بها ويمارسها.
4- تحقيق مبدأ اﻻ‌ستقﻼ‌لية: يجب عند تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف أن يصمم مضمون اﻷ‌عمال والوظائف بطريقة توفر للعناصر البشرية التي تؤديها درجةً عالية من اﻻ‌ستقﻼ‌لية والمرونة في أداء أعمالها ومهامها داخل المنظمة، وتفعيل مسؤولية الرقابة من الداخل، وأن تكون الرقابة الخارجية غير مباشرة، وأن تكون المساءلةُ والمحاسبة بعد انتهاء العنصر أو العناصر البشرية من أداء أعمالها، وتحديد مدى نجاحها أو إخفاقها في تحقيق اﻷ‌هداف المحددة سلفاً.
5- التغذية العكسية: يجب عند تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف أن يعمل التصميم على توفير أكبر قدر من البيانات والمعلومات الواضحة والكافية عن أداء جميع اﻷ‌عمال والوظائف، حتى تتمكن المواردُ البشرية الممارسة والقائمة على هذه اﻷ‌عمال من معرفة نتيجة أعمالها، وهذه المعرفةُ تساعدُها على كشف جوانب القوة في أدائها، ومن ثم تعمل على تنميتها وزيادتها، كما تساعدها على كشف جوانب الضعف في أدائها، ومن ثم تعمل على التخلص منها وتﻼ‌فيها، وتجنبها عند ممارسة أعمالها مستقبﻼ‌ً.مدخل اﻹ‌دارة باﻷ‌هداف:*Management By Objectives (MBO)ركز هذا المدخلُ في عملية تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف على وضع أهداف محددة وواضحة المعالم، ومتفقٍ عليها بين الرؤساء والمرؤوسين في المنظمة.. بحيث يقوم المرؤوسون بإنجاز هذه اﻷ‌هداف في مدة زمنية محددة، عن طريق عمل مجموعة من اﻷ‌عمال والمهام المحددة والمتفق عليها أيضاً بين الرؤساء والمرؤوسين. وفي نهاية المدة الزمنية المحددة والمتفق عليها، يراجعُ الرؤساءُ والمرؤوسون اﻷ‌داءَ ويقدرونه، ويحددون مدى النجاح أو اﻹ‌خفاق في تحقيق اﻷ‌هداف المطلوبة، وهذه اﻷ‌هداف تعد بمثابة المعايير التي تستخدم في عملية تقدير أداء المرؤوسين لﻸ‌عمال والوظائف التي يمارسونها، والتي يشرف عليها رؤسائهم.ويرتكز مدخل اﻹ‌دارة باﻷ‌هداف على عدة ركائز أساسية.. أهمها:
1- المشاركة بين الرؤساء والمرؤوسين في تحديد اﻷ‌هداف واﻷ‌عمال والمهام التي سيقومون بها، والمدة الزمنية الﻼ‌زمة لتحقيق هذه اﻷ‌هداف.
2- اﻻ‌ستقﻼ‌لية في العمل، إذ يتمتع المرؤوسون بحرية التصرف، والمرونة الكافية في تنفيذ مهامهم، فضﻼ‌ً عن القدر الكبير من تفويض السلطات، الذي يساعدهم ويمكنهم من تحقيق اﻷ‌هداف المتفق عليها.3- اعتماد المرؤوسين على أنفسهم؛ فمسؤولية الرقابة من الداخل تقع عليهم، وعملية التحسينات والتطوير في اﻷ‌داء تقع عليهم أيضاً، فهم مسؤولون أمام رؤسائهم عن تحقيق اﻷ‌هداف المتفق عليها في المدة الزمنية المحددة، وبالجودة المطلوبة.4- اﻹ‌شراف والرقابة غير المباشرة من قبل الرؤساء على أداء وتنفيذ مرؤوسيهم للعمل
.5- العمل على رفع الروح المعنوية للمرؤوسين، والدافعية المستمرة لهم نحو اﻻ‌بتكار والتجديد، واﻹ‌بداع والتطوير.مدخل إعادة هيكلة خطوط اﻹ‌نتاج:يعتمد تصميم هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف طبقاً لهذا المدخل على مبدأ المرونة في جميع أعمال ووظائف المنظمة.ويرتكز هذا المدخل على عدة مرتكزات.. أهمها:1- زيادة اﻻ‌ستفادة من المكونات اﻷ‌ساسية داخل المنظمة من آﻻ‌ت، ومعدات، وموارد بشرية، بحيث تتمكن المنظمةُ من استعمالها في أداء عدة أعمال إنتاجية ووظيفية.2- زيادة معدل دوران العمل ورفع اﻹ‌نتاجية، باستخدام موارد بشرية ذات كفاءة عالية، ومهارات متميزة، فضﻼ‌ً عن استخدام آﻻ‌ت ومعدات حديثة ذات تكنولوجيا متقدمة، مع توفير قدر كبير من المرونة واﻻ‌نسيابية في أداء وممارسة اﻷ‌عمال والوظائف.3- القيام بخطوات ومراحل العمل على خط اﻹ‌نتاج من خﻼ‌ل فرق عمل، على أن يوفرَ تصميمُ هيكلة اﻷ‌عمال والوظائف للعنصر البشري داخلَ فريق العمل التنقلَ بحرية، والمرونةَ ﻷ‌داء عدة أعمال أو مهام متنوعة.