إرشادات لتنظيم و إداره الوقت

[أم غلا]

إرشادات لتنظيم و إداره الوقت

الوقت من الموارد النادره التى لا يمكن إيقافها أو إستردادها. الوقت إذا لم يتم تنظيمه و إدارته بكفاءه و فاعليه يضيع و لا يمكن تعويضه و تندم حيث لا يفيد الندم. النصائح التاليه مهمه لأداره الوقت بنجاح لتحقيق أقصى إستفاده منه:ــ

أولا: قم بوضع جدول أعمال :ــ خذ قطعه من الورق و إقسمها قسمين. أكتب على قسم عدد الساعات التى تبقى فيها متيقظا, ثم أكتب على القسم الآخر ما عليك عمله فى هذه الساعات. إنك بذلك ترى أين ذاهب وقتك , و ما الذى تقضى وقتك فى تنفيذه. إتبع هذا الأسلوب كلما وجدت نفسك مثقلا بالعمل و لا تستطيع ملاحقه الوقت لأنجازها.
ثانيا: إعرف ما هى قيمك و عيشها :ــ من الذى تحب أن تكونه؟ ما الذى تريد عمله؟ أين تريد أن تذهب فى حياتك؟ قد تشعر إن حياتك بائسه و فارغه إذا لم تعش حياه تتماشى مع قيمك و أولوياتك.
ثالثا: تعلم أن تقول لا لما لا يناسب قيمك : كلمه لا بإصرار لما لا تحب عمله يريحك من مواجهات و حرج أنت فى غنى عنه. الكثير منا يعانى من متلازمه قول نعم طول الوقت و لأى شخص. تعلم أن لا تقول نعم لأشخاص من الواجب أن تقول لهم لا. قول لا بحزم لما يناسبك من عمل أو عندما لا يكون لديك الوقت لزياده ما عليك من أعباء. قل لا و إظهر إنك تعنيها حتى لا يستغل أحد هذه الصفه فيك.
رابعا: إبذل أقصى جهد الآن لتنجز ما عليك :ــ إلتزم بالخطه التى و ضعتها لجدول أعمالك . ركز على ما عليك عمله الآن, و إنجزه بإتقان تماما و كأنك مسترخيا. التركيز فى اللحظه عاده يجب تعلمها. إستمتع بما تفعله طالما انه لا يخالف قيمك و مبادئك.
خامسا: سامح نفسك على أخطاء الماضى :ــ لا تظل متمسكا بما إقترفته من أخطاء فى الماضى. إسأل نفسك كم عدد المرات التى تذكرت فيها الأخطاء التى وقعت فى زمن بعيد فى اليوم و أضعت عليها وقتك الآن؟ تعلم من هذه الأخطاء لتتجنبها. نتعلم الدرس و لا تنساه و لكن أترك الماضى يذهب بما فيه من ألم و لا تتمسك به. تخلصك من الماضى سيحررك من الألم و سيمنعك من إضاعه الوقت فى التفكير فى شىء لن تستطيع تغييره أو محوه. إستفد من الدرس و إنسى الماضى.
سادسا: إستعد قبل أن يحين الوقت :ــ غادر منزلك مبكرا عن موعدك بفتره كافيه حتى لا تتأخر نتيجه أى سبب خارج عن إرادتك. كم منا خرج مندفعا من منزله لأنه خرج متأخرا؟ المفهوم هنا بسيط و يسهل تطبيقه. المطلوب أن تجعل نفسك مدركا لما عليك عمله؟ و لماذا تعمله؟ و كم من الوقت تحتاج؟ هذا سيجعلك تحدد الوقت المطلوب و تقوم بالتنفيذ فى وقت مناسب و تتخلص من الضغط العصبى فى حال تأخرك فى إتمام ما عليك من أعمال.

سابعا: رتب الأعمال الروتينيه مسبقا :ــ حدد ترتيب ما تفعله يوميا بصوره روتينيه فى المساء أو مبكرا فى الصباح قبل ميعاد العمل. إن ذلك يوفر الكثير من الوقت لأنك ستلتزم بأولويات العمل طبقا لأهميته و كما حددته مما يوفر لحظات الإرتباك الصباحيه و ما يصاحبها من شد عصبى أو ضغط.
ثامنا: لا تتكاسل و تؤجل العمل :ــ إن التكاسل يسرق الوقت, و السعاده و لا يجعل ذهنك فى راحه. عندما تؤجل عمل يجب إنجازه , إياك أن تظن إنه إتلغى أو إتنسى. العكس ستظل مشغولا به نائما و جالسا و ماشيا, و مع تراكم المطلوب عمله و ضياع الوقت المطلوب لإنجازها ستزداد حالتك العصبيه سوءا و تفقد شعورك بالراحه و هدوئك النفسى. إنجز أعمالك أولا بأول و ستشعر بتحسن و سعاده عندما بتم الإنجاز و تشعر إنك نفذت كل ما عليك و تشعر بالراحه و السكينه.
تاسعا: قلل من الوقت فى مشاهده التليفزيون أو النت :ــ إن أكثر ما يسرق و قتك هو الجلوس أمام التليفزيون أو الإنترنت. حدد ما تريد مشاهدته حتى لا يضيع الوقت فى التنقل بين المحطات بحثا عن شىء تشاهده. حدد أيضا كم مده الوقت التى تقضيها باحثا على الإنترنت حتى لا يضيع الوقت فى التنقل بين مواقع لا تريدها.
عاشرا: إستعد عند إتصالك بشخص ثرثار :ــ تكلم فى الوقت التى تضمن إن المكالمه ستختصر فيه, مثال: موعد الطعام أو متأخرا فى نهايه يوم العمل أو فى وقت تكون متأكدا إنه غير موجود لتترك له رسالتك على التليفون أو مع عامل التليفون.
الحادى عشر: إستعن بساعتك البيولوجيه :ــ أى حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر نشاطا و إنتاجيه ,و الوقت الذى تكون فيه أقل نشاطا و إنتاجيه و رتب أولوياتك طبقا لأهميتها تبعا لهذه الساعه. إبدأ بالأصعب و الأكثر إرهاقا أو التى تطلب تركيزا فى التنفيذ لأنجازها فى وقت النشاط و الإنتاجيه ثم تتدرج تنازليا حتى الوقت الذى يقل فيه النشاط و الإنتاجيه.
الثانى عشر: تحديد الأوليات على قائمه مكتوبه:ــ إكتب الأعمال التى عليك تنفيذها يوميا أو أسبوعيا طبقا لأهميتها. ثم إلتزم بها و تابعها لتعدلها أو تحذف منها ما لا تحتاجه فى الوقت الحالى أو تبعا لما يستجد.

الثالث عشر: رتب مكتبك فى نهايه اليوم :ــ إذا رتبت مكتبك فى نهايه اليوم ستأتى اليوم التالى لتجد كل ما تحتاجه موجودا فى مكان واضح فلا يضيع الوقت فى البحث عن ما تحتاجه و ضرورى ليوم العمل.
الرابع عشر: ضع نتيجه على مكتبك :ــ حدد بلون واضح التواريخ التى لك فيها أشياء مهمه مطلوب منك تنفيذها. تستطيع بنظره سريعه ما لديك من مواعيد أو أعمال فى هذا اليوم بمراجعه قائمه الآعمال التى وضعتها.
الخامس عشر: لا تكدس الأوراق و تخلص من الذى لا يهم: أحد أسباب إزدحام مكتبك و ضياع الأوراق و إهدار الوقت فى البحث عنها هو تزاحم الأوراق المهم مع الذى يجب أن يتخلص منه. حدد ملف لكل عميل يحتوى على ما يهم من مستندات أو مراسلات و وضعها فى مكان محدد بالقرب من مكتبك . تخلص من الورق الغير مهم بإلقائه فى المهملات.
السادس العشر: تعلم أن تفوض :ــ حتى لو كنت فى المنزل لا تترك الكل جالسون و تحمل نفسك كل شىء. لن تنتهى و ستنهار قواك و صحتك فى النهايه.أطلب المساعده ووزع العمل. فى المكتب أيضا تعلم أن تفوض العمل للبعض حتى تتمكن من إنجاز العمل فى الموعد المحدد دون تأخير.
السابع عشر: ثق بنفسك :ــ أحيانا يكون الشخص عدوا لنفسه. إذا لم يؤمن بقدراته على الإنجاز من الذى سيثق فيه ؟ إنك بشكك فى قدراتك على الإنجاز و إقناع نفسك إنك فاشل , تٌحطم معنوياتك فلا تٌقبل على العمل . تخلص من ذلك الشعور وإزرع الثقه فى نفسك أنت لا تقل موهبه و قدره عن غيرك. شجع نفسك لتكتشف الكنز داخلك.
الثامن عشر: تخلص من إصرارك على الكمال :ــ ليس كل شىء عليه أن يكون فى منتهى الكمال. قد تخرج الأشياء أحيانا عن السيطره دون إرادتك أو بسبب منك. إنك لن تجد وقت لكل شىء, إذا أردت أن يكفيك الوقت أحسن إدارته