التوجيه الإداري

[أم غلا]

مفهوم التوجيه:

هو إرشاد المرؤوسين أثناءتنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة.

نحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامةتطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية مثل السلطة و تمثل:

- القيادة Leadership
- الاتصال Communication
- والتحفيز Motivation
الأسس التي من خلالها يستطيع المدير إرشاد وبث روح التعاون والنشاط المستمر بين العاملين في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها.

أولاً: القيادة:

1- مفهومالقيادة:
هو القدرة على التأثير في الآخرين وحفزهم فـي تحقيق أهداف معينة.
والقائد هو الشخص الذي يستطيع أن يؤثر على سلوك العاملين في المنظمةلتحقيق هدف معين.

2- نظريات القيادة:

تفسر نظريات القيادة الأسباب التيتجعل من الفرد قائداً، وتشرح الخصائص التي تميز القائد (leader ) عن غيره من أفرادالجماعة:
ومن أهم نظريات القيادة:
(أ) نظرية سمات القائد The trait Theory
(ب) نظرية سلوك القائد Behavioral Theory
(ج) النظرية الموقفية في القيادة Situational Theory

أهم خصائصها النظرية

تركز على صفات القائدوسماته كالصفات الجسدية والفكرية، وترى أن هذه الصفات قد تجعل من الفرد قائداًكالذكاء والقوى العضلية. وتقول بأن القائد يولد ولا يصنع سمات القائد
وتركز على كيفية سلوك القائد أثناء تعامله مع الآخرين: هل هو شخص ديمقراطي أم ديكتاتوري. ولاتركز على سمات أو صفات القائد كما هو في النظرية السابقة، وهل القائد في سلوكه يركزعلى العمل ( work ) أم العاملين ( Workers ) سلوك القائد
وتشير هذه النظرية إلى أنه ليس هناك سلوك واحد ( ديكتاتوري، أو ديمقراطي ..الخ) في القيادة يصلح لكل زمان ومكان، كما أنه ليس هناك صفات معينة يجب توافرها في كل قائد ليكون ناجحاً بل إنالموقف له أهمية كبيرة في تحديد فعالية القيادة ( إدارة السجن تحتاج إلى نمط إداري يختلف عن إدارة الجامعة ) . النظرية الموقفية

3- أنماط أو أساليب القيادة:

هناك عدة نماذج قيادية تحدد وفقاً لفلسفة القائد وشخصيته وخبرته ونوع التابعين، وأهم هذه الأنماط:

(أ) القيادة الدكتاتورية Dectatoric - leadership

وهو القائد الذي تتركز بيده السلطة، ويتخذ كافة القرارات بنفسه ،ويمارس مبدأ التخويف ويتحكم بشكل كامل بالجماعة التي يديرها.
(ب) القيادةالديمقراطية: Democratic leadership
يمارس القائد هنا المشاركة والتعاون وتبادلالآراء مع الجماعة التي يعمل معها.
(ج) القيادة المتساهلة: Loose leadership
وهي قيادة تتسم بالتسيب وانخفاض الأداء
(د) القيادة غير الموجهة : Free - neim leadership
وهي أن يترك القائد سلطة اتخاذ القرار للمرؤوسين ويصبحهو في حكم المستشار.
وينجح هذا الأسلوب عندما يتعامل القائد مع أفراد ذوي مستويات ثقافية وعلمية عالية كما هو الحال في مؤسسات الأبحاث والدراسات والجامعات.

(هـ) أسلوب الخط المستمر في القيادة a leadership continuum

وهذا النمط ينظر إلى القيادة باعتبارها سلسلة من النشاطات القيادية. في أحد أطرافها يعتمد المدير القائد على استخدام سلطاته بأوسع معانيها ويركزاهتمامه على إصدار الأوامر واتخاذ الإجراءات بإنجاز العمل، وفي الطرف الآخر منالسلسلة يعطي القائد اهتماماً كبيراً إلى المرؤوسين من خلال منحهم حرية أوسع في المشاركة واتخاذ القرار ضمن إطار عام.

ثانياً: الاتصالات:

1- مفهومالاتصال Concept of Communication
يعرف الاتصال بشكل عام بأنه عملية نقلالمعلومات من شخص ( أشخاص ) إلى آخر أو آخرون أما الاتصال الفعال Effective communication فيعرف بأنه عملية إرسال الرسالة بطريقة تجعل المعنى الذي يفهمهالمستقبل مطابق إلى حد بعيد للمعنى الذي يقصده المرسل.

2- عملية الاتصال Communication process

عملية الاتصال طريق ذو اتجاهين Two way process أي أن كل فرد فـي عملية الاتصال هو مرسل ومستقبل للمعلومات التي تتضمنها هذه العملية.
وعملية الاتصال تتكون من مجموعة من العناصر هي:
(أ) المرسل Sender
(ب) وسيلة الاتصال Method of communication
(ج) مستقبل الرسالة Reciever
(د) الضوضاء التشويش Noisy
(هـ)التغذية العكسية Feed - Back
وفيما يلي توضيح مختصر لكل عنصر من هذه العناصر.
(‌أ) المرسل: هو الشخص الذي يقوم بإرسال الرسالة إلى شخص آخر لهدف معين وتبدأ عملية الاتصال من قبل المرسل بالفكرة idea ثم الترميز encoding أي تحويل الفكرة إلى رسالة (كلمات ، صور، أرقام،إيماءات ).
(‌ب) وسيلة ( طريقة/ قناة ) الاتصال:
هي الطريقة التي تسلكهاالرسالة حتى تصل إلى الطرف الآخر وقد تكون الوسيلة: اجتماع، مذكرة داخلية، تقارير،مكالمة تلفونية، تلفزيون.
(‌ج) مستقبل الرسالة:
وهو الطرف ( رئيس/ مرؤوس ) الذي يتلقى رسالة المرسل والتي يدركها من خلال حواسه ويقوم المستقبل فـي هذه المرحلة بفك رموز الرسالة Decoding أي تحويل الرموز إلى أفكار واضحة ( من خلال مقارنتها بالمخزون الذهني من المعلومات )، ومن ثم الاستجابة التي تتمثل فـي فهم أوعدم فهم الرسالة وأخيراً قبول أو رفض الرسالة.

(‌د) الضوضاء:

أي شيء يمكنأن يعوق الاتصال سواء حصلت على المرسل أو على عملية الإرسال أو على المستقبل ومن أمثلة الضوضاء: الأصوات، المسافة البعيدة، سوء الفهم، اختلاف الثقافات.

(هـ) التغذية العكسية.

ويقصد بها جميع أنواع ردود الأفعال التي يقوم بها المستقبل،والتي تمكن
المرسل من التصرف على أساسها.

3- أنواع الاتصال:

الاتصال الرسمي: هو الاتصال الذي يتبع خطوط السلطة وهو على أنواع .
الاتصال غير الرسمي: وهو الاتصال الذي لا يتقيد بخطوط السلطة الرسمية.

4- طرق الاتصال:

قدتكون مكتوبة، أو غير مكتوبة، وقد تكون شخصية أو غير شخصية.

5- أهداف الاتصال: Objectives of Communication

الهدف الرئيسي للاتصال هو إحداث التفاعل والتنسيق بين أعضاء المنظمة.

الخلاصة:

وظيفة التوجيه هي الوظيفة الأساسيةالثالثة فـي الإدارة وتشتمل هذه الوظيفة على ثلاث عناصر هي: القيادة، والاتصال،والتحفيز. والقيادة هي القدرة على التأثير على الآخرين لتحقيق هدف معين. وهناكنظريات عدة منها نظرية السمات، والسلوك والنظرية الموقفية تسعى جميعها لتفسير ظاهرةالقيادة.
وتوجد عدة أساليب للقيادة هي: الأسلوب الديكتاتوري، والديمقراطي والمتساهل، والقيادة الغير موجهة، وأسلوب الخط المستمر فـي القيادة.

أما الاتصال فهو عملية نقل المعلومات من شخص إلى آخر. وتتكون عملية الاتصال من مجموعة من العناصر هي: المرسل ووسيلة الاتصال، ومستقبل الرسالة، الضوضاء، والتغذية العكسية،والاتصال قد يكون رسمياً أو غير رسمي وقد يكون مكتوباً أو غير مكتوب أو شخصي أو غيرشخصي.