أهمية الأتصال في الإدارة الحديثة

[أم غلا]

يشغل الاتصال جزء كبير من وقتنا فيقضي الانسان 75 % من وقته في الاتصال بالاخرين و60% من هذه النسبة مخصصة للاستماع واستقبال رسائل الاخرين و40 % في تصدير الاتصال للاخرين
والاتصال هو عملية سلوكية تنطوي على انتقال المعلومات وتبادل الافكار والاراء من اجل تصور او فهم الامور بين شخص واخر او بين شخص واخرين وهو يحتاج الى طرف مصدر وطرف مستقبل وقناة اتصال ثم تنتقل الرسالة مضمون الاتصال وتلعب العلاقة بين المرسل والمستقبل دور في وصول الرسالة وكذلك الاختلافات في المستويات الثقافية والتعليمية
وفي المنظمات والادارات قد يتم الاتصال من الاعلى الى الاسفل وذلك على شكل منشورات او تقارير او قرارات او اوامر او اعلانات او صحف او مجلات كما ويتم الاتصال من الاسفل الى الاعلى على شكل اقتراحات وتقارير ومقابلات وطلبات وشكاوى وما الى ذلك ومن المهم جدا ان يكون الاتصال سريع وفعال وغير مكلف ومنظم بطريقة لبقة واليفة وودية وسريعة لان ذلك ينعكس ايجابا على عمل الادارة وتحقيق اهدافها

اهداف الاتصال
• اعطاء معلومات محددة عن العمل
• ايضاح علاقة الوظيفة بغيرها من الوظائف
• ايضاح السياسات والاجراءات
• اعطاء الشخص معلومات عن كيفية ادائه للعمل
• اقناع الموظفين بضرورة تطبيق الخطط والبرامج وتحقيق الاهداف

وفي الادارة العامة السورية تتم اغلب عمليات الاتصال من الاعلى الى الاسفل وهذا النوع من الاتصال يؤدي الى مشاكل كثيرة حيث لا يقدر الرؤساء احتياجات المرؤوسين بصورة مرضية ونلاحظ ان المدير ومعاونيه ورؤساء الدوائر ينعمون بالغرف الواسعة والتدفئة والتبريد والشاي وغيره والاثاث المريح اما الموظفين لا يحصلون على نفس الامور
ففي احدى الدراسات على سبيل المثال كانت الاجابة عن السؤال _ ماذا يريد الشخص من عمله ؟؟
جاءت النتائج كما يلي :
نوع الاهمية بالنسبة للرؤساء بالنسبةللمرؤوسين
اجور جيدة 1 5
ضمان العمل 2 4
ترقية ونمو وظيفي 3 7
ظروف عمل مناسبة 4 9
عمل غير ممل 5 6
مشاركة في الادارة 6 8
الانضباط والالتزام 7 10
تقبل العمل 8 1
تفهم المشاكل الشخصية 9 3
تذوق الاشياء 10 2

هذا مع الاشارة الى ان رقم 1 يعني اهمية قصوى وانه كلما كبر الرقم كلما دل ذلك على تناقص نوع الاهمية بالنسبة للشخص سواء كان رئيسا ام مرؤوسا
وكذلك تعاني الادارة العامة السورية من تحريف وتشويه وعدم فهم للرسالة حيث يفسرها كل مستوى اداري بطريقة مختلفة عن المستوى الاخر لذا يضيع اكثر من 75% من مضمون الرسالة وهذا يسمى فاقد الاتصال وقد اجريت دراسة على على مئة شركة لمعرفة الفاقد من المعنى المراد نقله على ستة مستويات ادارية الامر الذي ادى الى ضياع 75% من ذلك المعنى :
المستوى الاداري نسبة الاستلام الصحيح نسبة الفاقد
مجلس الادارة 100% ----
نواب الرئيس 66 34
المشرفون العامون 56 44
مديرو المصانع 40 60
المشرفون المباشرون 30 70
العمال والموظفين 25 75 %

عناصر الاتصال
*المصدر وقد يكون شخص عن طريق الحديث او الكتابة او الرسم او التعبير او الايماء او قد يكون منظمة او هيئة او مؤسسة او مجلة او اذاعة او انترنت
* الرسالة والتي تتضمن على المعنى وقد تتخذ الرسالة اشكالا عدة مكتوبة موجة هوائية نبضة كهربائية ..............
* المستقبل الهدف وقد يكون شخص يراد جذبه وايصال ما يلزم له او عضو في جماعة او موظف في مؤسسة حكومية او خاصة
* قناة الاتصال وتسير عبرها المعلومات والرسالة ويجب ان تكون القناة الاتصالية جيدة
اركان الاتصال
• موضوع الاتصال
• الغاية من الاتصال
• الوسيلة المستخدمة في الاتصال
لذلك يعتبر الحوار علما انسانيا فنحن نميز بين شخص مثقف يجيد الحوار وشخص لا يجيد الحوار
فمن يجيد ا لا صغاء يجيد التحدث
اذا نحن ننظر الىالاتصال كاحد العلوم التي تميزت بالتطور المستمر مع الفكر الانساني
فبين الحوار بين شخصين على طاولة والحوار بين شخصين على البريد الالكتروني هناك مسافة من التطور التقني في عالم الاتصالات

اهمية وفوائد الاتصال
• الاتصال يخرج الانسان من عزلته
آن يقوم شخص في زاوية شاشة التلفاز بترجمة الاخبار آلي حركات خاصة بالصم والبكم يعد خطوة اعلامية متطورة تبعد الانسان ذو العاهة عن عزلته ويشعر بانه انسان يمتلك المقدرة للاطلاع على الاخبار كغيره
• الا تصال يتيح المجال لتبادل الأفكار والاراء والانسجام حتى على المستوى الاجتماعي
• الحوار الدائم بين شريكين يؤدي آلي انجاح الشراكة اكثر فالحوار يخفف من النزعة السلطوية داحل الانسان فعندما لااسمع لرأي لايوافقني فليس هناك من مجال للتطور ابدا
فالحوار يعني شخصية اخرى وعقل اخر ورأي اخر وتجربة اخرى
• الاتصال يؤمن التفاعل الحضاري بين المجتمعات
الترجمة هي احد الاركان الاساسية للاتصال
الاتصال بين الحضارات العربية والاوربية ادى آلي تطور العلوم والفلسفة
• عملية الاتصال حولت العالم آلي قرية ضغيرة
فالتلفاز وسيلة اتصال مكننا من متابعة حدث ما في الطرف الاخر من العالم وفي اللحظة نفسها
• عملية الاتصال تساهم في عملية التنمية كجزء من التنمية الشاملة ولقد اثبتت الدراسات وجود ارتباط بين نمو وسائل الاعلام والنمو الاقتصادي ونمومهارات الموظفين في الاتصال الفعال
• الاتصال يصهر التجارب الانسانية في شتى المجالات
فالتجربة الانسانية ليست ملكا لشخص اوقبيلة آو دولة بل هي ملك للعالم الانساني
• عملية الاتصال انعكست على تقنيات التعليم والوسائل التعليمية وعلى الادارة والموظفين وخدمة المواطنين
حيث استطاعت آن توفر المناخ الايجابي بين المعلم والمتعلمين وان تردم الهوة الكلاسيكية بين المعلم والمتعلم واصبح اليوم التلميذ امهر من استاذه في امور الحاسوب كما اصبح الكثير من الموظفين افضل من مدرائهم في مهارات استخدام الحاسب

شروط نجاح عملية الاتصال
• على المرسل آن يكون بارعا في عملية ارسال الرسائل
• يجب على المرسل آن يكون ملما بموضوع الرسالة
• يجب آن يحترم المرسل ردة فعل المستقبل
• على المرسل آن يوزع المعلومات زمانيا بشكل صحيح
• يجب على المرسل آن يطابق موضوع الرسالة مع الوسيلة
• يجب توفير قناة اتصال متوافقة مع الموضوع
• يجب على المستقبل آن يتحلى بالذكاء والبديهة في التقاط الرسالة
• يجب آن تتوافق الرسالة مع المستوى المعرفي للمستقبل
• على المستقبل آن يتميز بمقدرة على المبادرة الذاتية في فهم الرسالة آو فك رموزها

الوصايا العشر للاتصال الفعال
• على المدير اختيار افضل واسرع طرائق الاتصال
• يجب على المدير ان يكون على علم بالامور التي تجري في ادارته والا لن يكون قادر على شرح ظروف العمل الى مرؤوسيه ( فاقد الشيء لا يعطيه )
• ان نجاحك كقائد او مدير يعتمد بدرجة كبيرة على مدى الحرية التي يتحدث بها مرؤوسيك اليك
• ركز على تنمية موهبة الاستماع لديك وابتعد قدر الامكان عن الشرود وركز على ما يجري قوله لك
• لا تقاطع من يتحدث اليك بل دعه يكمل حديثه
• لا تحاول ان تقفز الى النتائج مباشرة
• تصرف بحكمة واضبط اعصابك اذا سمعت شيئا يغضبك
• عليك التاكد من وضوح افكارك قبل البدء بعملية الاتصال
• لا تقلل من اثر النواحي الشكلية مثل التعبير الصوت حركة اليدين ..
• اربط عملية الاتصال بامر له اهمية وقيمة لدى مستقبل الرسالة
• اجعل هدفك ان يكون مفهوما لدى الاخرين وكن مستمعا جيدا
• اطرح بعض الاسئلة فذلك يعطي بانك تقوم بمتابعة موضوع الحديث

لماذا تنحرف عملية الاتصال عن اهدافها؟
• بسبب الغموض بالرسالة
• بسبب الخطأ في ترجمة المحتويات
• بسبب عدم الانتباه
• بسبب الفاقد الكبير
• بسبب مدى الثقة بناقل الاتصال
• بسبب التسرع في اصدار الاحكام المسبقة وعدم قراءة الرسالة بدقة وفهم وعناية

واخيرا اقول ان من مستلزمات تطوير وتحديث الادارة العامة السورية ترشيد الاتصالات واستخدامها لمصلحة العمل وفاعليته مما يتطلب نوعا من العلاقات القائمة على الموضوعية والعدالة والتعامل مع الاخرين وفي كثير من الادارات لاحظت ان وقت المدراء يضيع في مراجعات ومقابلات في مسائل صغيرة يمكن تصريفها على المستويات الادنى ولكن ذلك مبعثه عدم اطمئنان المراجعين والمواطنين الا للمدير
وفي الادارة العامة السورية هناك اتصالات خفية غير رسمية هي القاعدة والاتصالات الرسمية هي الاستثناء وهو امر مربك جدا للادارة ويؤثر في فعالية وتماسك المنظمة الادارية بالكامل كما ان هذا النمط الشخصي في العلاقات يؤدي الى اتصالات استهلاكية جوفاء يقصد منها المديح والثناء والمجاملات والغزل الاداري والعهر الاداري
لذلك اعتقد ان المطلوب تحييد عواطف الناس ومحاكاة الدول المتقدمة في اتصالاتها التي تقوم على العقلانية والعلمانية