ترتيب الأولويات الإدارية

[أم غلا]

التنظيم الإيجابي يقوم على مرتكزين أساسيين هما :
التخطيـــــط وترتيـــــب الأولويـــــات.

وقد وضع (ادوين بلس) في كتابه (GET THINGS DONE) أبجدية ترتيب الأولويات. وكلمة أبجدية هنا مشتقة من (أ. ب. ج. د)
فهو يرتب الأولويات كما يلي :
أولوية (أ): خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها من خلال إدارة الأزمات أو بأسلوب المطافئ التي لا تتدخل إلا بعد اشتعال الحريق. ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا يحتاج إلى تخطيط، أو لأنهم مجبرون على ذلك.
أولوية (ب): خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة، وهي الأعمال التي ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وإدارة المستقبل. ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة المدى، ولأنهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل مقبول، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها من قبل.
أولوية (ج): تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة، وهي الأعمال التي ننجزها لإرضاء الآخرين، أو لعدم إدراكنا لضآلة قيمتها، أو لأننا غير مدربين على إدارة الذات واستثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة.

الإدارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في إدارة الأولوية (ب)، وجزء كبير من الوقت في إدارة الأولوية (أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج).
في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د)، وهي تتعلق بالأعمال غير الهامة وغير العاجلة.
وهذه الأنشطة لا تدخل في صميم العمل، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود الضائع في أنشطة تضر بالعمل، مثل: الاتصالات التلفونية الشخصية للحديث في أي شيء، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل المؤسسة، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية، والزيارات المفاجئة التي تربك العمل. هذه الأولوية السلبية التي تسود في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء من الوقت المتاح في الأولوية (ب) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها التخلص من الأنشطة (د).

أعمال اليوم والأسبوع :
بعد أن تعرفت على (أبجديات) تحديد الأولويات، يمكنك استخدامها جنبا إلى جنب الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي والأسبوعي:
1 - خطط لعمل الغد من اليوم، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل، وضع هذه القائمة مبكرا، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة.
2 - كن مرنا واستخدم إحساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل.
3 - حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جدا، والتي تحتاج إلى تركيز شديد. في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء تلقي مكالماتك، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع المقاطعات. خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو لقراءة التقارير والتعليق عليها.
4 - لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات (أ) و (ب) واحذر أن تطغى الإدارة بأسلوب المطافئ على عملك وحياتك. لا تجعل الأولوية (أ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم، وخصص بعض الوقت للأولوية (ب) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية. عندما تقدم الأولوية (ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بغض أهدافك طويلة المدى، والتي ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو الحياة.