نصائح في التغير الناجح

[أم غلا]

الاتصال، الاتصال...وكذلك أيضاً الاتصال، فمهما فعلت فلن تفعل الكفاية لتوصيل رسائلك إلى العاملين لديك. والسبب الرئيسي في ذلك يرجع إلى ضعف أو عدم كفاية وسائل التوصيل، ويعتبر ذلك سبباً في فشل جهود التغيير.
فعلى سبيل المثال في عام 1993 طلبت شركة وايات من رؤساء عدد 531 مؤسسة أمريكية قامت مؤخراً بإعادة هيكلة نفسها تحديد أحد الأمور التي سيغيرونها ضمن جهود إعادة الهيكلة، فردُّوا جميعاً بشكل قاطع أنهم يريدون تغيير الأساليب التي كانوا يستخدمونها في توصيل المعلومات إلى موظفيهم بشأن الجهود المتعلقة بالتغيير.
فما هو السر إذن في التوصيل الناجح؟.. يقترح "جون كوتر" سبعة مبادئ تتعلق بالاتصال الناجح، وهي كما يلي:
م: المبدأ
المعنى المقصود:
1- البساطة
المعلومات المركَّزة الخالية من البلاغة الزائدة والموجهة لمخاطبة أعداد غفيرة متفرقة من الأفراد بتكلفة يسيرة، بدلاً من أساليب الاتصال المعقدة الممجوجة.
مثال سيء: هدفنا اختصار الوقت اللازم لإصلاح معدلات تكاليف الإنتاج بحيث يلمس الجميع أنها أقل من كافة المنافسين الرئيسيين داخل الولايات المتحدة وخارجها، في ذات الوقت فإننا نهدف إلى إدخال منتج جديد ضمن نفس الدورة الزمنية وكذلك تنمية الطلبات والعمليات الأخرى المرتبطة بالعملاء، على أن يأتي ذلك كله ضمن إطار التغيير المتوقَّع.
2- استخدم الأمثال
مثال جيد: ننوي أن نكون الأسرع بين الجميع في صناعتنا بما يلبي طموحات وحاجات العملاء.
خبر سيء: نحتاج إلى الاحتفاظ بالمكاسب الاقتصادية المحققة على نطاق واسع وبأقل بيروقراطية وأقل سرعة لمساعدة أنفسنا على الاحتفاظ بعملائنا وكسب عملاء جدد.
خبر جيد: نود أن نزيل عنا صفة الفيل البطيء واكتساب صفات الديناصور الطائر قدر ما نستطيع.
(كلاهما ضخم ولكن الثاني سريع)
3- نوِّع الوسائل
يمكن إيصال التصور المطلوب بطريقة أكثر فعالية إذا تمّ استخدام آليات متعددة لذلك، مثل: الاجتماعات والمذكرات والنشرات والبوسترات، ونقل المعلومات بشكل فردي. فعندما تصل الرسالة إلى الفرد الواحد من ستة جهات متفرقة فإن حظها من الاستماع إليها وتذكرها سيكون أوفر.
4- التكرار التكرار
فجملة ترد هنا وعبارة تقال هناك، وصرف دقيقتين في بداية الاجتماع وخمس دقائق عند نهاية الاجتماع للحديث حول الموضوع، هذه الإشارات المختصرة يمكنها أن تخدم كمية ضخمة من الاتصال الناجح، وهذا ما تحتاجه لكسب القلوب والعقول.
5- كن أنت القدوة
رئيسة القسم لعدد 1200 موظف أبلغت موظفيها أن السرعة والسرعة ستكون هي العلامة المميزة لمؤسستهم.. ثم يأخذ منها الأمر تسعة أشهر كي تعطي الموافقة على طلب مهم لأحد مدراء الإنتاج لديها، مما أدّى إلى إعطاء الفرصة للمنافسين لأخذ نصيب الأسد من حصة السوق لمنتج جديد لديهم.
مثال جيد: حدث في أحد الأقسام ذات العلاقة بخدمة العملاء لدى شركة طيران رئيسية أن وصل إلى رئيسها خطاب شكوى من عميل، فاستجاب رئيس الشركة لمضمون الخطاب خلال ثمانية وأربعين ساعة، وبعد فترة قصيرة انتشر الخبر عبر كافة أقسام الشركة عن الخطاب وما جرى فيه.
6- وضّح الاستثناءات إذا احتجت إليها
مثال سيء: خلال إحدى المبادرات لتخفيض التكاليف كان الموظفون يحسُّون بالضغط، ولكن الإدارة العليا ظلت تحتفظ بطائرات نفّاثة خاصة لاستخدام المدراء التنفيذيين ولا زالت تحتفظ بالمكاتب الفاخرة.
مثال جيد: بع الطائرات النفاثة والمكاتب الفاخرة وأدوات الترف الأخرى أو على الأقل وضِّح للناس بالأرقام أن بيع هذه الكماليات لن يجدي في هذا الوقت.
7- أصغ للآخرين واجعل الآخرين يصغون إليك
مثال سيء: ستة من المندوبين الشباب المستخدمين للحاسب الآلي تمكنوا من الإدراك فوراً بأن الفكرة الأساسية التي بنيت عليها عملية شراء أجهزة الحاسب الآلي لاستخدامها من قبل جهاز البيع بالشركة كانت فكرة مبنية على أسس غير ناضجة، ولم يسألهم أحد عن رأيهم بالأمر حتى تمّ شراء الأجهزة ووصول الأجهزة الجديدة، مما زاد تكلفة عملهم.
مثال جيد: ناقش الأمر مع الجهات المعنية، فمعظم الأفراد وخاصة المثقفين لا يشترون شيئاً قبل أن يختبروه جيداً، بمعنى أنهم يظلون يسألون ويستفسرون ويجادلون حوله حتى يقتنعوا به أو يعرفوا نقاط قوته وضعفه.
أوجد فريق تغيير فعال:
قد يتمكن رئيس الشركة من الانفراد بجميع ما يمكنه السيطرة عليه في الشركة، ولكنه ليس كاملاً أو قوياً أو ذكياً بما فيه الكفاية لكي يتمكن من الإبحار وسط عواصف التغيير في المؤسسة دون عون.. فالتغيير الناجح يتطلب فرقاً تتكفل بالعمل تشكل من المدراء والمختصين ممن يمكنهم مساعدة المؤسسة المقبلة على التغيير على تحقيق مكاسب قصيرة الأجل وإدخال الأفكار الجديدة ضمن الشركة، العديد من المفكرين يحدد المتطلبات اللازمة للتحالف الجيد من خلال طرحهم لمميزات فريق التغيير الفعال.
مميزات فريق التغيير الفعال:
• عدد كافٍ من الأشخاص الأساسيين في المنظمة يدعم التغيير ويكسبه الشرعية أمام الذين يقفون سدّاً في وجه التطور.
• أن يكون لدى كل عضو من أعضاء الفريق حس عميق بعدم قبول الوضع القائم.
• أن يكونوا على اتفاق تام حول الرؤية المستقبلية كشرط أساسي.
• أن يضم الفريق المتحالف أفراداً مختلفين بالنسبة لمهارة الأداء والخبرة في العمل وغير ذلك، كي يصبح بإمكان الفريق الخروج بقرارات غنية بالمعلومات ومتميزة بالذكاء.
• يتمتع أفراد الفريق المتحالف بالسمعة الطيبة داخل الشركة، وأن يكون لهم احترامهم الكبير، وأن تؤخذ قراراتهم على محمل الجدّ من قِبَل الموظفين.
• تكون لدى أعضاء الفريق القدرة على إدارة الموارد الرئيسية في الشركة (الوقت والمال والناس)، وهذا أمر حيوي لضمان التطبيق الناجح للتغيير المقترَح، وأن يكون لدى الفريق الاستعداد التام أن يركز هذه المصادر في خدمة جهود التغيير.
• تقع على الفريق مسؤولية منح الحوافز وتوقيع العقوبات، وأن تتوفر لديهم العزيمة على استخدام هذين الإجرائين لدعم التغييرات السلوكية اللازمة لتحقيق الرؤية المنشودة.
• على الفريق أن يظهر قدراً من التقدير للتضحيات الشخصية التي يقدمها الأفراد العاملون لإنجاز وإنجاح عملية التغيير وإبداء نوع من التعاطف مع أولئك الذين سيتأثرون سلباً نتيجة التغيير.
• أن يكون لدى الفريق المتحالف القدرة على كسب الدعم الجماهيري لفكرة التغيير، وأن ينقلوا في خطاباتهم وأفعالهم ما يؤكد إيمانهم والتزامهم القوي لتحقيق الرؤية المنشودة ويحركوا الناس إليها.
• يكون هذا الفريق قادراً على عقد اللقاءات الخاصة مع الأفراد أو الجماعات المؤثرة على عملية التغيير.
• التزام الفريق بالتواجد دائماً عندما تشتد الأمور، وعليهم أن يدركوا أن التغيير سوف يستنفد القوى ويحتاج إلى تقديم التضحيات، وأن يوافقوا على رفض الإجراءات والحلول المؤقتة التي سوف تتعارض مع الأهداف البعيدة للتغيير.
هل يمكن إيجاد مثل هذا الفريق؟
من الطبيعي أن وجود فريق قوي يحظى باتفاق كامل على الحاجة إلى التغيير سوف يحقق التغيير في الغالب، فمَن منا لن يحقق تغييرات جذرية عندما تقف إلى جانبه قوة كهذه؟ ولكننا نعجب كيف يمكن لهذه المثالية أن تتحقق؟
هل تتذكر أن حدث في مؤسستك مرة أو في أي مؤسسة أخرى أن اتفق كامل أعضاء الإدارة العليا بالكامل على عمل شيء مختلف عن المعتاد؟ إن ما يتفقون عليه ينطوي على إبقاء الأمور تبدو في حالتها الطبيعية كسابق عهدها، وما يختلفون عليه يكمن في عمل شيء مختلف بكامله، فإن كنت تحظى بالدعم الكامل للقيادة العليا فبادر للتغيير دون تردد (هذا إن استطعت أن تحصل على ذلك الدعم