مستويات تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية

[أم غلا]

من خلال دراسة واقع وأساليب تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية يلاحظ أن التركيز ينصب على المستوى الأول من مستويات التقييم وهو مستوى ردود الفعل Reaction ويتمثل ذلك من خلال التعرف على ردود فعل المتدربين مباشرة بعد انتهاء البرنامج التدريبي ، حيث يتم التعرف على آرائهم بخصوص البرنامج التدريبي ككل وبخصوص المادة التدريبية والوسائل والأساليب التدريبية وغيرها . ويعتمد المعهد في قياس هذا المستوى على توزيع استمارات على المتدربين بعد انتهاء البرنامج التدريبي .
من ناحية أخرى نجد أن الاهتمام بالمستويات الأخرى متدن جداً إن لم يكن موجوداً ، ففيما يتعلق بمستوى التعلم Learning والذي يهدف أساساً إلى التعرف على كمية المعلومات والمعارف والمبادئ والأساليب والمهارات والاتجاهات التي اكتسبها المتدربون بعد التدريب ، نلاحظ عدم اهتمام المعهد بقياس هذا المستوى وذلك لعدم استخدام الامتحانات والاختبارات وغيرها من المقاييس العلمية المستخدمة في هذا المجال . وفيما يتعلق بمستوى السلوك Behavior والذي يهدف إلى التعرف على أثر التدريب في تغيير وتعديل أنماط سلوك المتدربين فإن هذا المستوى أيضاً لا يلق اهتمام المعهد نظراً لعدم الاهتمام بدراسة وملاحظة وقياس سلوك المتدربين قبل وبعد التدريب . وأخيراً يلاحظ عدم اهتمام المعهد أيضاً بمستوى النتائج Results والذي يهدف إلى معرف أثر التدريب على أداء الموظفين وهم في مواقع العمل الحقيقية في المنظمات التي يعملون بها وبالتالي تحديد أثر التدريب في تلك المنظمات ويعود ذلك إلى غياب المتابعة للمتدربين بعد عودتهم إلى مواقع عملهم .
يتبين مما سبق أن اهتمام معهد التنمية الإدارية بتقييم ومتابعة التدريب يتركز على مستوى ردود الفعل دون أن يمتد ليشمل المستويات الأخرى من تعلم وسلوك ونتائج ، والمعهد في هذا المجال يسير على نهج مشابه تقريباً لعدد كبير من معاهد ومؤسسات التدريب الأخرى التي تركز على مستوى ردود الفعل لأنه من أسهل المستويات وأبسطها ولا يحتاج إلى جهود كبيرة ومتابعة مستمرة .
. مراحل تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية :
من خلال العرض السابق لتجربة معهد التنمية الإدارية في مجال تقييم ومتابعة التدريب ، نلاحظ أنها تتضمن المراحل التالية :
1) مرحلة ما قبل تنفيذ التدريب : يتم في هذا المرحلة وبالتعاون مع الجهات المعنية في وزارة شؤون الخدمة المدنية والإسكان مسح وحصر الاحتياجات التدريبية لموظفي الجهاز الحكومي ، وبناء على تلك الاحتياجات يتم إعداد الخطة التدريبية السنوية للمعهد متضمنة البرامج التي سيتم عقدها ومواعيدها وأهدافها وشروط المشاركة فيها وتتضمن هذه المرحلة أيضاً تحديد مشرف علمي وآخر فني لكل برنامج تدريبي حيث يتولى المشرف العلمي إعداد إطار عام للبرنامج التدريبي المكلف بالإشراف عليه مع تحديد أهداف البرنامج بشكل دقيق ومحدد وتوضيح موضوعات وجلسات البرنامج والأساليب والوسائل التي سيتم استخدامها وطبيعة عمل المرشحين للمشاركة في البرنامج . أما المشرف الفني فيتولى وقبل انعقاد البرنامج مهمة تجهيز القاعة التدريبية والتأكيد على صلاحية وجاهزية معدات ووسائل التدريب التي سيتم استخدامها . ويأتي ضمن هذه المرحلة قيام قسم التسجيل في المعهد وبالتعاون مع مدير التدريب والمشرف العلمي بمراجعة نماذج الترشيح الواردة من الجهات المختلفة والتأكد من توافر شروط المشاركة في المرشحين طبقاً للشروط المحددة مسبقاً ، كما وتتم عملية المفاضلة بين المتقدمين في ضوء وظائفهم ومؤهلاتهم وطبيعة المهام التي يقومون بها .
2) مرحلة التقييم أثناء التنفيذ : يتولى مهمة التقييم خلال هذه المرحلة المشرف العلمي للبرنامج بالتعاون مع المشرف الفني حيث يتم التأكد من أن البرنامج التدريبي يسير وفقاً للخطة التي سيق إعدادها وبشكل عام يتم متابعة مدى تحقيق أهداف البرنامج التدريبي كما تم تحديدها مسبقاً ، وبالوقت المخصص لكل موضوع من موضوعات التدريب ، وصلاحية وسائل التدريب ، وكذلك يتم متابعة مدى الالتزام بالمواد العلمية المتعلقة بالبرامج التدريبية ، وتغطية كافة موضوعات البرنامج التدريبي . ويقوم المشرف العلمي خلال هذه المرحلة بمتابعة حضور وانصراف المتدربين بشكل يومي وملاحظات وشكاوى المتدربين التي قد تظهر خلال البرنامج التدريبي .
3) مرحلة التقييم بعد التدريب مباشرة : بعد انتهاء البرنامج التدريبي مباشرة يتم توزيع استمارات على المشاركين في البرنامج وذلك لمعرفة مدى استفادتهم من البرنامج ومدى تحقيقه لأهدافه وكذلك أثر البرنامج على معارف ومهارات واتجاهات المتدربين . بالإضافة إلى استمارات التقييم يتم عقد لقاء مفتوح في نهاية البرنامج التدريبي بحضور مدير التدريب والمشرف العلمي حيث يتم الاستماع إلى أراء المتدربين بخصوص البرنامج التدريبي بشكل عام .
. معوقات تقييم البرامج التدريبية في معهد التنمية الادارية :
تواجه عملية تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الادارية مجموعة من المعوقات يمكن ابراز أهمها فيما يلي :
1) عدم وجود تحديد دقيق للاحتياجات التدريبية : ان عدم التحديد الدقيق والسليم للاحتياجات التدريبية لكافة المؤسسات والوزارات يؤدي إلى مشاركة العديد من المتدربين رغم عدم حاجتهم للتدريب أو مشاركتهم في برامج غير مناسبة لهم وهذا ينعكس سلباً على عملية التقييم . وقد تنبهت ادارة المعهد الى هذا الأمر من خلال زيادة التعاون مع الجهات المعنية في وزارة شؤون الخدمة المدنية والاسكان لمسح وتحديد الاحتياجات التدريبية لموظفي الجهاز الحكومي القطري .
2) صعوبة متابعة المتدربين بعد انتهاء البرنامج التدريبي : فهناك العديد من المتدربين ينتقلون من مواقع عملهم الى مواقع جديدة ، وكذلك فهذه العملية تحتاج إلى جهد كبير، علماً انه لا توجد وحدة ادارية متخصصة بتقييم ومتابعة التدريب في المعهد .
3) عدم اهتمام بعض المتدربين احياناً بتعبئة استمارات تقييم البرنامج التدريبي : وعدم اعطائها الاهتمام الكافي لتلك الاستمارات مما يجعل العملية أحياناً شكلية ومجاملة .
4) عدم وجود تقييم علمي لاداء ومعارف ومهارات المتدربين قبل وبعد انتهاء البرنامج التدريبي ، حيث أن الامتحانات والمقابلات وغيرها غير معمول بها في المعهد .
5) يتم في المعهد استخدام نماذج تقييم موحدة لكافة البرامج رغم اختلاف تلك البرامج في طبيعتها وأهدافها وموضوعاتها فالبرامج الادارية مثلا تختلف عن المالية ، والبرامج الموجهة للموظفين الجدد تختلف عن تلك الموجهة للقيادات العليا رغم هذا فانه يتم استخدام نفس النموذج ولجميع البرامج .
6) صعوبة قياس فاعلية البرامج التدريبية خصوصاً وأن معظم البرامج لا تهدف فقط إلى تزويد المتدربين بالمعارف وإنما أيضاً إلى تطوير قدراتهم ومهاراتهم وهذه المهارات والقدرات صعبة القياس .
ونؤكد هنا أن المعوقات والمشكلات السابقة وإن كانت خاصة بمعهد التنمية الإدارية في دولة قطر ، إلا إنها معوقات تواجه معظم معاهد ومراكز التدريب في العالم . فمثلاً وحتى الآن لم يتم التوصل إلى معايير موحدة لتقييم التدريب ، وكذلك مازالت معاهد التدريب تعاني من مشاكل متابعة المتدربين بعد إنتهاء التدريب ، وعدم اهتمام بعض المتدربين بتعبئة استمارات التقييم ، ومن صعوبة قياس أثر التدريب على تنمية مهارات وقدرات المتدربين وتعديل سلوكهم وإتجاهاتهم .
رابعاً : النتائج والتوصيات
1. النتائج :
من خلال العرض السابق لتقييم ومتابعة التدريب بشكل عام وتجربة معهد التنمية الإدارية في هذا المجال ، فقد كشف البحث عن النتائج التالية :
1) تلقى علمية تقييم ومتابعة التدريب اهتماماً متزايداً على المستويين العلمي والعملي وذلك للكشف عن فائدة التدريب ودوره في تنمية الموارد البشرية، فالتقييم عنصر أساسي من عناصر العملية التدريبي وذلك لمعرفة مدى تحقيق الأهداف والالتزام بالخطط الموجودة واستخدام الوسائل والأساليب المناسبة وبما يساهم في نجاح العملية التدريبية بشكل عام ومواجهة أية معوقات ومشكلات قد تبرز وتحول دون تحقيق الأهداف المطلوبة .
2) عملية تقييم ومتابعة التدريب عملية مستمرة ومنظمة تبدأ قبل انطلاق فعاليات البرامج التدريبية وتواكبها أثناء التنفيذ وتستمر إلى ما بعد عودة المتدربين إلى مواقع عملهم ، وهذا الأمر يستدعي تطوير أساليب ومقاييس مختلفة للتقييم وذلك لمعرفة نتائجه على مستويات ردود الفعل والتعلم والسلوك والنتائج .
3) أولى معهد التنمية الإدارية منذ نشأته تقييم ومتابعة التدريب عناية خاصة وذلك بسبب قناعته بأهمية هذه العملية ودورها في قياس العائد على الاستثمار البشري ، كما أن هذه العملية تلقى دعم ومساندة المسؤولين في المعهد ، وهذا يبين لنا أن نجاح هذه العملية يحتاج إلى أمور متعددة في مقدمتها قناعة ودعم ومساندة الإدارة العليا في المنظمة .
4) شأنه شأن عدد كبير من معاهد ومراكز التدريب في العالم ، فإن معهد التنمية الإدارية يركز على مستوى ردود الفعل من مستويات التقييم مع تدني الاهتمام بباقي المستويات من تعلم وسلوك ونتائج ولعل هذا يعود إلى عدم وجود وحدة تنظيمية متخصصة بشؤون التقييم والمتابعة ، بالإضافة إلى سهولة قياس هذا المستوى مقارنة بالمستويات الأخرى ، وعدم تطبيق واستخدام الامتحانات والاختبارات وغيرها من المقاييس العلمية في المعهد .
5) تتعدد وتتنوع أساليب تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية وتشمل استمارات التقييم واللقاءات مع المتدربين والمدربين ومتابعة وملاحظات وتقارير المشرف العلمي وتقارير التقييم الدورية وغيرها من الأساليب . ومما لا شك فيه أن هذا التعدد يجعل عملية التقييم أكثر واقعية وشمولية وموضوعية .
6) تتعدد الأطراف المشاركة في أعمال تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية، فبالإضافة إلى دور المشرف العلمي فإن المشرف الفني ومدير التدريب ورئيس قسم التسجيل لهم دور هام في هذه العملية . ومرة أخرى نجد هذا التعدد خصوصاً إذا كان منظماً ومنسقاً يساهم في تفعيل عملية التقييم وزيادة شموليتها وموضوعيتها .
7) رغم إهمال تقييم ومتابعة مرحلة ما بعد انتهاء التدريب بفترة زمنية ، فإن مراحل تقييم ومتابعة التدريب في معهد التنمية الإدارية تشمل ما قبل التدريب من خلال مسح الاحتياجات واعداد الخطط التدريبي ، ومرحلة التنفيذ من خلال المتابعة المستمرة من مدير التدريب والمشرفين العلمي والفني ، وبعد التدريب مباشرة من خلال استمارات التقييم واللقاءات مع المتدربين .
8) رغم الجهود المبذولة لتحسين وتطوير تقييم التدريب في معهد التنمية الإدارية فإن هناك العديد من المعوقات التي تواجه هذه العملية منها صعوبة متابعة المتدربين بعد انتهاء البرنامج التدريبي وعدم اهتمام بعض المتدربين أحياناً بتعبئة استمارات تقييم البرنامج التدريبي ، واستخدام نماذج تقييم موحدة لكافة البرامج رغم اختلاف تلك البرامج في طبيعتها وأهدافها وموضوعاتها ، وعدم شمولية عملية التقييم في المعهد لكافة عناصر التدريب.
2. التوصيات :
بناء على النتائج السابقة فإن الدراسة توصي بما يلي :
1) ضرورة قيام المعهد بالبدء بإجراء اختبارات وامتحانات للمتدربين سواء قبل أو بعد التدريب وذلك لتقييمهم وقياس اثر التدريب على معارفهم ومعلوماتهم ومهاراتهم وخصوصاً في البرامج والمجالات التي تركز على المعارف والمهارات أكثر من السلوك والاتجاهات . كما ومن الضروري الاهتمام بتطوير مقاييس علمية لتقييم التدريب في البرامج المختلفة .
2) ضرورة قيام المشرع القطري بربط الترقية بالتدريب في قانون الخدمة المدنية من خلال اشتراط نجاح وتجاوز الموظف لبرنامج تدريبي أو أكثر قبل الترقية، وهذا الأمر سيؤدي إلى زيادة اهتمام ومشاركة المتدربين في البرامج التدريبية مما ينعكس إيجاباً على تقييم البرامج التدريبية .
3) إعادة النظر باستمارة تقييم البرامج التدريبية والعمل على تطويرها والنظر في إمكانية تعدد استمارات التقييم وفقاً لنوع البرنامج التدريبي حيث أ ن الاستمارة معمول بها حالياً موجزة جداً وغير شاملة .
4) البدء بإجراء دراسات لتقييم المتدربين الذين أنهوا التدريب منذ فترة وذلك لمتابعة مدى تحسن الأداء ومعرفة آرائهم بالبرامج التدريبية التي شاركوا فيها. ويمكن في هذا المجال البدء بإجراء دراسة واحدة سنوياً تشمل عينة عشوائية من المتدربين وذلك لمعرفة تقييمهم للتدريب بعد عودتهم لمواقع عملهم .
5) زيادة التعاون وفتح المزيد من قنوات الاتصال مع المسؤولين في الوزارات والمؤسسات الحكومية للتنسيق والتشاور من أجل متابعة المتدربين والتعرف على آثار التدريب على مهاراتهم وسلوكهم وأدائهم بعد عودتهم إلى مواقع عملهم .
6) أهمية توفير الحوافز المناسبة للمتدربين لدفعهم للمشاركة في البرامج التدريبية وزيادة الاهتمام بها من حيث الحضور والمشاركة والاستفادة وربط الحوافز الممنوحة للمتدربين بنتائج تقييمهم في البرامج التدريبية .
7) زيادة التعاون وفتح المزيد من قنوات الاتصال مع معاهد ومراكز التدريب العربية عموماً والخليجية خصوصاً وذلك لتبادل الخبرات والتجارب في مجال تقييم ومتابعة التدريب وتطوير مقاييس علمية لهذه الغاية ، ويمكن أن يتم هذا التعاون تحت مظلة المنظمة العربية للتنمية الإدارية .