مدخل إلى علم إدارة المشروعات

[أم غلا]

- مقدمة
يقوم الإنسان بتنفيذ المشروعات منذ الأيام الأولى لنشاطه ، فحفلات الصيد التي كان يقوم بها أسلافنا في فترة ما قبل التاريخ كانت مشروعات لأنها موجهة لهدف محدد . ومن أهم المشاريع تاريخيا" ( سور الصين العظيم – الأهرامات – كنيسة نوتردام ) .
وجميعنا ننفذ باستمرار مشروعات أثناء حياتنا اليومية فمثلا" عندما نقوم بالإعداد لنزهة ، أو إصلاح صنبور راشح عندما لا نعود قادرين على تحمل ضجيج الماء المتقاطر .إذا فالمشروعات جزء متمم لحياتنا ، ونعمل عليها يوميا" .
الا أن إدارة المشروعات هي تطور حديث وهي منتج جانبي للمشروعات الرئيسية للحرب العالمية الثانية وأشهرها مشروع ( منهاتن ) الذي نقل إدارة المشروعات من نطاق المصادفة إلى نطاق الإعداد المتقن من الناحية المثالية على الأقل .
وبعد الحرب العالمية الثانية كان هناك منافسة لتنفيذ المشروعات ، حيث يتطلب أن يتم إنجاز المشروع ضمن ثلاثة قيود هي ( الزمن – الكلفة – الجودة )
وإدارة المشروعات هي الحلقة الوسطى التي تحاول أن تحصل على هدف معين ، ضمن كلفة أو ميزانية مدروسة وفي زمن محدد ومواصفات كافية . وعندما يتكسر أحد قيود المشروع الثلاثة فالحاجة إلى إدارة المشروعات تخف ولا يمكن إنجاز إدارة المشروعات .
وتتجلى صعوبة إدارة المشروعات هو تعدد العوامل والجهات والمهارات المطلوبة لإنجاز المشروع، فإدارة المشروعات هي فن وليس علم فقط ، وهي تحتاج إلى نمط محدد من الأشخاص ، فقد يمتلك الإنسان إدارة وخبرة وهذا لا يعني أن يكون مدير مشروع ناجح .
ويوجد بالمشروع موارد مادية مثل ( مواد بناء – عزل اسمنت – حديد ) وهناك الآليات والتي تتراوح من ( مطرقة إلى رافعة ) وقد تصل كلفتها إلى الملايين ، وهناك الموارد البشرية من ( عمال كفرق العمل – مهندس – استشاري – أمي – أشخاص لا يرتبطون مع بعضهم إلا عن طريق العمل ).
- تعريف المشروع :
هو مجموعة من الإجراءات اللازمة لإنجاز هدف معين ، ويشمل التنفيذ المنسق لأنشطة مترابطة ، لها أمد محدد له بدايات ونهايات ، وجميعها فريدة إلى حد ما .

2- خصائص المشــروع :
1- التوجه نحو الهدف :
إن المشروعات موجهة نحو هدف ، وهذه الأهداف هي التي تدفع بالمشروع إلى الأمام وتتخذ كل جهودا لتخطيط والتنفيذ لتحقيقها ، وتكمن الملامح الهامة لإدارة المشروعات في تحديد الأهداف بدء" من المستوى الأعلى ومن ثم باتجاه الأسفل ثم نحو الجذور ، كما أن التقدم في المشروع يستلزم تحقيق أعلى مستوى ممكن من الأهداف حتى نصل إلى الهدف النهائي .
إذا" ( يجب أن يكون الهدف واضح ومحدد ).
2- التزامات منسقة للأنشطة المتبادلة :
- إن تعقد المشروعات يتطلب تنفيذ أنشطة متعددة مرتبط بعضها ببعض ،وتحتاج إلى موارد مختلفة ، بحيث لا يمكن إنجاز بعض الأعمال حتى يتم إنجاز أعمال أخرى معقدة إلا تعرض المشروع للخطر .فالمشروع عبارة عن نظام مؤلف من أجزاء مترابطة مع بعضها البعض لا يمكن فصل أحدها عن الآخر .وقد طور الاختصاصين طرائق للتعامل مع الأنظمة تسمى ( تحليل الأنظمة ) وعندما يستطيع مدير المشروع السيطرة على المبادىء الأساسية لتحليل الأنظمة فإنه يستطيع أن يستخدم تلك المعرفة في إدارة المشروعات .

3- أمد محدد :
حيث يتم تنفيذ المشروعات في فترة محددة ومؤقتة ، ولهذه المشروعات بدايات ونهايات محددة ، وعندما يتم تحقيق الأهداف الأساسية للمشروع ينتهي المشروع ، ولكي نقوم بهذا العمل لا بد من وضع برامج تبين متى يجب أن يبدأ العمل ومتى ينتهي .

4- التفرد : المشروعات لا تتكرر إلى حد ما لأن كل منها تعهد قائم بذاته ، وهذا يختلف من مشروع إلى آخر ( حيث يتميز كل مشروع بأنه فريد ولا يتكرر حتى ولو كان المنتج متشابه ، إلا أن الإجراءات للوصول إلى المنتج مختلفة )

5- المخاطرة : تحوي المشروعات على قدر كبير من المخاطرة ( عدم الـتأكد لجزء من المعلومة ، أو تغير في الظروف .
ومن الطبيعي أن يكون هناك انحراف ما بين المرسوم والواقع.

3- ما هي إدارة المشروع :
وتعني إنجاز العمل في الوقت المحدد كهدف أساسي ، وضمن الميزانية ، وطبقا" للمواصفات وهذه العناصر الثلاثة هي المعايير الهامة في عملية إدارة المشروعات ، والتي أطلق عليها اسم ( المعوق الثلاثي ) وهي تشكل النقطة المركزية لاهتمام وجهد محترفي المشروعات ، كما إن إدارة المشروع تتطلب تنفيذه بأفضل فعالية ممكنة فيما يتعلق بالزمن ، والنقود ( والمصادر التي تشتريها ) والمواصفات .

ويتم التعامل مع معوق الزمن من خلال تحديد المواعيد الأخيرة للإنجاز ، أما المعوقات فتتم معالجتها في إطار الميزانيات ، وذلك من خلال التقديرات لما يمكن أن تكلف أعمال المشروع ، وعندما يبدأ العمل بالمشروع تجري عملية مراقبة الموازنة للتأكد إن كانت التكاليف قد خرجت عن نطاق السيطرة ، إلا أن القيود الأكثر صعوبة للإدارة هو المواصفات لأنها تحدد كيف يجب أن يكون ناتج جهد المشروع وماذا يجب أن يحقق ، الا أن مشكلة المواصفات صعبة التحديد والمراقبة ، فلا يكفي أن يكون لدينا مواصفات تحدد منتج تقني ممتاز ، بل يجب أن تكون معدة لإرضاء الزبائن حتى ولو أدى ذلك لانخفاض في الأداء التقني . إذا هناك ثلاثة قيود تحكم عملية إدارة المشروعات يمكن تمثيلها بالشكل التالي المسمى مثلث قيود المشروع: