مهام المدير الجديد وواجباته

[أم غلا]

تختلف مهام المدير الجديد حسب مراحل إدارته، فهى في مستهل عمله، غيرها في المدى المتوسط أو البعيد. كما ينبغي عليه مراعاة بعض التنبيهات المهمة في مزاولته ﻷ‌نشطته. وفي جميع اﻷ‌حوال يكون المدير الجديد حصيفاً إذا تدرج في عمله وتحلى بالصبر وتحمل المسؤولية وقام بإعداد صف ثان من المعاونين، مع نشر مبادئ اﻹ‌دارة، وتثبيتها في نفوس العاملين معه.*أوﻻ‌ً في مستهل عملهالتعرف الجيد على العاملين في اﻹ‌دارة (أعمالهم، مسميات وظائفهم، رواتبهم، بيئة عمل كل منهم اﻹ‌ضاءة التهوية اﻷ‌ثاث اﻷ‌دوات المستعملة).إجراء لقاءات انفرادية وجماعية معهم وتسجيل مﻼ‌حظاته.الحرص التام على عدم التعرض لشخص المدير السابق حتى وإن كان مخطئاً.نقل توجيهات المسؤول اﻷ‌ول في جهة عمله وتوجّهاته.نصح ذوي الحاﻻ‌ت الوظيفية الخاصة بما اشتُهِر عنهم سواء في عدم التركيز في العمل أو عدم المواظبة أو ضعف اﻹ‌نتاج.تعريف الموظفين بعمل زمﻼ‌ئهم، ليدرك الجميع أهمية عمله لغيره، وأهمية عمل غيره بالنسبة له ، فﻼ‌ يُعطّل أيهم اﻵ‌خر.إبراز اﻻ‌هتمام بالنواحي اﻹ‌نسانية بالموظفين وبث هذا السلوك في أنفسهم، وذلك بتفقد أحوالهم وأحوال أسرهم الصحية والتفكير في إجراء لقاء خارجي واﻻ‌ستماع إلى أرائهم جيداً في هذا المجال.استيعاب اﻷ‌نظمة واللوائح التي تحكم العمل في اﻹ‌دارة.حصر اللجان التي تشارك فيها اﻹ‌دارة والمسؤوليات المشتركة بينها وبين غيرها من اﻹ‌دارات.حصر اﻹ‌حصاءات والتقارير المطلوبة من اﻹ‌دارة دورياً، ومن يعدها وإلى أين ترفع؟الحرص على عدم نقد الغير أو اﻻ‌ستماع إلى ذلك من الموظفين.عدم التسرع في السعي لعمل تطوير استراتيجي حتى يستوعب جميع العناصر المؤثرة فيه.*شرح التوجه العام ﻷ‌سلوبه في اﻹ‌دارة مثل عدم إتاحة الفرصة للغيبة والنميمة، والتأكيد على أن المواجهة ستكون اﻷ‌ساس لفض*أية نزاعات أو خﻼ‌فات.التأكد من كفاءة ومناسبة البطانة اﻹ‌دارية التي تعمل معه وبخاصة المستشارين والسكرتارية.ثانياً في المدى المتوسطاﻹ‌طﻼ‌ع على ملفات الموظفين العاملين معه.العمل علىتعديل اﻷ‌وضاع الوظيفية للموظفين الذين يستحقون ذلك.تطوير بيئة العمل.استكمال النواقص من اﻷ‌دوات، والمعدات الﻼ‌زمة للعمل.الحرص على إعداد ما يلي*توصيف حديث لوظائف اﻹ‌دارة.دليل وافٍ لمختلف إجراءات اﻹ‌دارة.جدول زمني ﻷ‌وقات الضغط في العمل وترتيب اﻹ‌جازات على هذا اﻷ‌ساس.النماذج المستخدمة في إدارته.إقناع الموظفين بأهمية التناوب الوظيفي وحثّهم على وضع برنامج دقيق لذلك والتقيد به.إشراك الموظفين، كل على حدة، في تقويم أدائهم، مع إطﻼ‌عهم مسبقاً على عناصر التقويم ، وعﻼ‌قة كل عنصر باﻵ‌خر، وأهمية التقويم في التقدم الوظيفي للعاملين.تحسين صورة اﻹ‌دارة في أذهان اﻹ‌دارات اﻷ‌خرى، واﻹ‌دارة العليا، والحرص على أن يتم التعامل مع موظفي اﻹ‌دارة التابعة له مثل باقي اﻹ‌دارات من حيث اﻻ‌نتدابات والفرص الوظيفية، وغيرها.تنظيم العﻼ‌قة بين اﻹ‌دارة واﻹ‌دارات اﻷ‌خرى.مراعاة عدالة توزيع العمل على الموظفين.مﻼ‌حقة التطور التقني في إنجاز العمل.ثالثاً في المدى البعيداكتشاف الموهوبين وظيفياً وتشجيعهم والبحث عن فرص عمل لهم سواء في اﻹ‌دارة نفسها أو غيرها حتى وإن أدى اﻷ‌مر إلى نقل الموظف الموهوب ﻹ‌دارة أخرى.الحصول على حوافز لﻺ‌دارة بعامة توطئة ﻷ‌ن تكون فردية للمتفوقين وظيفياً.دراسة مهام اﻹ‌دارة واقتراح تعديلها .اﻷ‌خذ في اﻻ‌عتبار أن تقويم أسلوب إدارته سيكون عامﻼ‌ مهماً عند التفكير في ترشيحه لشغل مناصب إدارية أعلى.تحسين أسلوب التعامل مع المديرين المماثلين خاصة إذا كان تعيينه من داخل المؤسسة.
الحرص على متابعة التطورات في علوم اﻹ‌دارة.
تطوير خبراته في استخدام الكمبيوتر في اﻹ‌دارة.
تنفيذ قرارات المدير الجديد ولكن اﻷ‌هم اﻻ‌قتناع بجدواها من قبل المنفذين.
رفع مكانة إدارته بين اﻹ‌دارات اﻷ‌خرى.*
تبوأ إدارته مكانتها الﻼ‌ئقة في البناء التنظيمي لجهة عمله.
إعادة تنظيم إدارته بما يحقق أهدافها.
ترشيح المساعدين له ورفع بيان بهم وبمميزاتهم إلى اﻹ‌دارة العليا.
إعادة توزيع المهام والصﻼ‌حيات على مختلف المستويات الوظيفية في إدارته.
تنبيهات مستمرةاﻹ‌دارة الناجحة تجيد استخدام العلم في المواقف التي تواجهها لتحقيق مردود أكثر.ينظر الموظفون إلى قدر مواءمة مديرهم في المزايا بين استئثاره بها وإيثارهم على نفسه.
أول العقبات الذاتية للمدير الجديد محاولته تنميط ردة فعل الموظفين نحو قراراته وتوجهاته، بالرغم من اختﻼ‌فهم في التربية واﻻ‌ستيعاب والتعليم والطموح.أن يُشرك المدير موظفيه في اتخاذ القرارات أمر جيد، واﻷ‌جود أن ينبع اﻹ‌قبال على اﻹ‌نجاز من ذاتهم، اقتداءً بمديرهم.التدرج في اﻹ‌نجازات يحدث أثراً أقوى من السرعة فيها ثم التوقف عنها.حوافز، أو إمكانات، قليلة مفاجئة وغير منتظرة، أفضل من حوافز أكثر نتيجة وعود أكبر لم تتحقق كلها.
بداية أفول نجم اﻹ‌دارة في تكرار أخطائها دون العمل الجاد على مواجهتها وتﻼ‌فيها أو العمل على إلقاء التبعات والتهم على الغير.ثبوت نجاح حقيقي لﻺ‌دارة يكون بمقارنة إنجازاتها مع إنجازات من قبلها ومن بعدها، وليس تسفيه إنجازات السابقين أو نسبة جهودها إليها.العدل بين الموظفين من أولى خطوات توفير جوّ صحي للعمل.المدير اﻹ‌يجابي يغير سلوكيات سلبية لموظفيه ويجعلها في إطار منظومة تحقيق مهام اﻹ‌دارة.إن تذكر المدير الجديد ما كان يشكو منه عندما كان موظفا يسهم في معرفة شعور موظفيه وتوجهاتهم نحو قراراته.تنمية العﻼ‌قات بين المدير الجديد وباقي المديرين من جهة، وبينه وبين موظفيه من جهة أخرى، يمهّد الطريق نحو قبول قراراته.من الضروري موازنة المدير الجديد بين مصالحه ومصالح موظفيه ومصالح جهة عمله.
إن مقعد المدير ﻻ‌ يشغله شخص واحد على الدوام، ولكل منهم منهاجه وشخصيته وطموحاته وإمكاناته. ومن هنا يقع اﻻ‌ختﻼ‌ف بين المديرين عندما يحلون محل بعضهم البعض وتتباين ردة أفعالهم ونظرتهم لﻸ‌مور، واﻹ‌دارة العليا ينبغي أن تعي ذلك عند تعيين مديرين جدد.