أخطاء شائعة في التعيين والاختيار

[أم غلا]

يعتبر نظام الاستقطاب والاختيار والتعيين ذو أهمية كبرى لجذب أفضل قوى عاملة ومدربة مناسبة للقيام بأداءات الشركة، وإن الاختيار المناسب لها يساعد في فعالية الأداء الكلي للشركة، وخاصة أن الشركة تتطور وتنمو، ويجب على العاملين الجدد أن يكون لديهم الرغبة في التعلم والتكيف، والعمل ضمن الفريق في مكان العمل.

شروط صحة سياسة وإجراءات الاستقطاب والاختيار والتعيين:
· أن تتوافق مع القوانين والتعليمات المرعية وضمن أفضل الممارسات العالمية.
· أن تكون عادلة ومتوازنة.
· أن تراعي جميع المعايير الأساسية المتعلقة بالقيم وبالجوانب الفنية التي تتضمنها عملية الاختيار.
· أن تراعي التركيز على مجمل المتعلقة بالقيم وبالجوانب الشخصية وأهمها الخصائص الجسمية والمعرفية والمهارية.
· أن تؤكد على عدم التعيين من خارج الشركة لأي وظيفة إلا بعد استحقاق التوظيف الداخلي من خلال النقل أو الترقية أو دوران العمل أو إثراء العمل...الخ.

عملية الاستقطاب من الخارج

1- يقوم مدير الدائرة المعنية أو القسم المعني بالعمل على تحديد الوظيفة المطلوبة ومراجعة وتحديد متطلباتها، وهل الوظيفة وظيفة مستحدثة. وعمل توصيف وظيفي جديد لها (إذا كانت مستحدثة) وتحديد الدرجة المناسبة والراتب المناسب لها..الخ.
2- يقوم رئيس القسم أو الدائرة المعنية بتعبئة طلب وظيفة شاغرة وتحديد ما يلي:
· تفاصيل الوظيفة وملخص للوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة.
· موافقة الرئيس الأعلى للدائرة أو القسم.
· إذا كانت الوظيفة وظيفة مستحدثة، فيجب موافقة الإدارة العامة في الشركة على استحداثها، وموافقة المدير المالي لتحديد توفر المخصصات المالية.
3- بعد تعبئة طلب الوظيفة الشاغرة من قبل القسم أو الدائرة المعنية وموافقة الإدارة عليه، وبعدها يرسل إلى الموارد البشرية، ولا يقبل أي طلب وظيفة شاغرة بدون موافقة الإدارة ومصادقتها عليه.
4- تقوم الموارد البشرية وبالتنسيق مع العلاقات العامة، أو شركة متخصصة بالإعلان، بتصميم نموذج الإعلان وهو نموذج إعلان عن وظيفة أو وظائف شاغرة.
5- تقوم العلاقات العامة بالتنسيق مع شركة الإعلان المعتمدة بإخراج صورة الإعلان بشكله النهائي.
6- إذا كان هناك موقع إلكتروني للتقدم للوظائف إلكترونيا على موقع الشركة الإلكتروني، فإنه يتم الإعلان عن الوظيفة حسب النموذج 7- المتعارف عليه وتحديد تعليمات التوصيف الوظيفي للوظيفة، وخصائص الوظيفة، وتحديد تعليمات تعبئة الطلب على الموقع الإلكتروني لدى المتقدمين للوظائف.
8- تعمل دائرة الموارد البشرية على فرز الطلبات التي تم تسلمها وذلك حسب نموذج قائمة المرشحين للتعيين.
9- يتم استثناء الطلبات غير المستوفية للشروط الأساسية المحددة.
10- يتم إرسال رسالة اعتذار للمتقدمين الذين لم يتم اختيارهم.
11- يتم تشكيل لجنة اختيار وتعيين مكونة من رئيس الدائرة أو القسم المعني ومتخصصين فنيين حسب الوظائف المطلوبة وكذلك من 12- الموارد البشرية لإجراء المقابلات مع المتقدمين للوظائف.
13- يتم استدعاء المتقدمين للوظائف الذين تم وقوع الاختيار الأولي عليهم وذلك بتحديد زمان ومكان المقابلات معهم مع لجنة الاختيار والتعيين.
14- يتم إجراء المقابلة الأولى وتحدد علامة النجاح ب (60)
15- تحديد المتقدمين الذين اجتازوا المقابلة الأولى بنجاح وتحديد يوم وتاريخ ووقت إجراء امتحان تنافسي لهم.
16- يتم تصميم أسئلة الفحص لكل المتقدمين سواء كانت كتابية أو شفوية، ويتم أيضا تعبئة طلب التوظيفللوظائف التي يتقدم لها الناطقون بالعربية ونموذج أنجليزي للوظائف التي يتقدم لها الناطقون بالإنجليزية.
17- تنفيذ الفحوص وتحديد من اجتازها بنجاح.
18- تحديد موعد المقابلة الثانية وتحديد لجنة المقابلة للاختيار والتعيين.
19- يتم مقابلة المتقدمين من قبل اللجنة وتعبئة النموذج الخاص بمقابلة التوظيف نموذج مقابلة توظيف من قبل اللجنة لغايات مقابلة الوظائف في الإدارة الوسطى، وللوظائف الفنية، يجب أن تكون المقابلات من خلال لجنة مقابلات للتوظيف، وتسمى لجنة الاختيار والتعيين وتتكون من ممثلين عن القسم الذي طلب تعيين الوظيفة الشاغرة أو استحداثها وممثلين عن إدارة الموارد البشرية.
20- تحدد الإدارة العليا في الشركة آلية وكيفية عملية استقطاب ومقابلة وتعيين الكفاءات المطلوبة في المراكز القيادية العليا.


21- يتم تصنيف أو فرز النتائج النهائية في المقابلة الثانية وذلك حسب المعايير التالية:

أولاً: إذا كان المتقدمون للوظائف من الإدارة التشغيلية أو من الوظائف الفنية فإنه يتم استخدام المعايير التالية لتقييمهم
1- نقاط القوة والجدارة (60 نقطة).
· الخصائص الشخصية / السمات الشخصية.
· المعرفة.
· الخصائص المهنية.
2- التفكير الاستراتيجي ومدى تبني القيم الجوهرية (40 نقطة).

ثانياً: إذا كان المتقدمون للوظائف من الإدارة الوسطى فإنه يجب اعتماد المعايير التالية حسب نموذج تقييم للمتقدمين لشغر وظيفة في مستوى الإدارة الوسطى
1- نقاط القوة والجدارة (55 نقطة).
· الخصائص الشخصية / السمات الشخصية.
· المعرفة.
· الخصائص المهنية.
2- التفكير الاستراتيجي ومدى تبني القيم الجوهرية (45 نقطة).

ثالثاً: إذا كان المتقدمون للوظائف في الإدارة العليا القيادية يجب استخدام المعايير التالية حسب ملخص تقييم للمتقدمين لشغر وظيفة في مستوى الإدارة العليا
1- نقاط القوة والجدارة (40 نقطة).
· الخصائص الشخصية / السمات الشخصية.
· المعرفة.
· الخصائص المهنية.
2- التفكير الاستراتيجي ومدى تبني القيم الجوهرية (60 نقطة).

22- يتم تصنيف أو فرز النتائج النهائية ويتم بعد ذلك اعتمادها من قبل الإدارة العليا.
23- يتم إعلام المقبولين للتعيين عن طريق البريد أو الهاتف أو البريد الإلكتروني انه قد تم قبولهم للتعيين.
24- يتم الاعتذار لغير المقبولين.
25- تحضير كتاب التعيين.
26- يحدد تاريخ ووقت التعيين.
27- يـتم إتمام إجراءات التعيين والفحص الطبي ويعبأ طلب التوظيف ويوقع عقد العمل ويصدر كتاب التعيين من قبل الإدارة ويتم تعيينه.
28- يرسل الموظف إلى الدائرة المعنية للبدء بالعمل ويرسل كتاب مباشرة العمل من قبل مدير الدائرة أو لقسم المعني للمالـية حتـى يتم إدراج اسم الموظف على سجل الرواتب وذلك حسب نموذج مباشرة عمل.

عملية الاستقطاب والتوظيف الداخلي:
عندما يتوفر شاغر أو شواغر في المؤسسة فإنه يجب أن تتبع الخطوات التالية:
· يجب إعلام الموارد البشرية.
· إعداد وصف وتوصيف وظيفي للوظيفة الشاغرة.
· الإعلان عن الوظيفية الشاغرة في الشركة، ودعوة المؤهلين للقيام بمهام وواجبات الوظائف أو الوظائف الشاغرة وذلك ليتقدموا بطلبات للتقدم لهذه الوظيفة نموذج التقدم لوظيفة شاغرة من داخل الشركة) ويجب توقيعه من مدير القسم أو الدائرة المعنية للحصول على موافقته.
· تعمل الموارد البشرية، وفي تاريخ معين بعد انتهاء مدة التقديم، بعمل لائحة بالأسماء المتقدمة، وذلك لمقابلة لجنة التعيين والترقية لاختيار المتقدمين المناسبين لتعبئة الشاغر أو الشواغر في الشركة، مع الاهتداء بالإجراءات المتبعة في عملية الاستقطاب والتعيين الخارجي.
· عندما تقرر لجنة التعيين والترقية اختيار أفضل المرشحين، تقوم الموارد البشرية على استكمال إجراءات النقل من القسم أو الوحدة الأصلية التي يعمل فيها الموظف إلى الدائرة أو القسم الجديد، والقيام بتحديث ملف الموظف، وتغيير المسمى للوظيفة أو الدرجة حسب الأصول، وكذلك إعلام الدائرة المالية ومدير تكنولوجيا المعلومات عن التعيين الجديد في المسمى الوظيفي والرتبة أو الدرجة.