إرشادات تقييم الأداء الفعال

[أم غلا]

إن تطبيق عمليةَ تقييمِ الأداء بشكل صحيح ينتج عنها قرارات توظيف صحيحة وتكون عاملا مساعدا للإدارة لإتخاذ قرارت كثيرة تخص الموظفين.
يؤكد أكثر أصحاب الأعمال بأن لنظامِ تقييم الأداء الفعّال العديد من الفوائد، على سبيل المثال، يكون التقييم كمستندا رسميا يساعدك على تحديد وتصحيح أسباب ضعف الأداء، وتخطيط التطوير المهني للموظف، ويقيس مدى جاهزية الموظف للنقل أَو الترقية، وعلى أساسه يمكن أن تقرر المكافأة أو زيادة الراتب، ويحسن معدل الإنتاجية في القسم أو المنظمة.
ويجب ان لا ننسى أهمية عملية تقييم الأداء الجيدة في تقليل من تذمر العاملين من التفرقة وتعطيهم إحساس بعدالة إجراءات المنظمة
خمسة عناصر لنجاح التقييم
ليكون نظام تقييم الأداء ناجحا يجب أن يُصمم لإعطاء الموظفين أهدافا ويقيس أدائهم يشكل موضوعي. أكثر أنظمة التقييم نجاحاً تحتوي على الخمسة عناصر التالية :
1. التغذية الراجعة الغير رسمية والمنتظمة من قبل المشرفين
من الواضح أن إجراء التقييم مرة واحدة في السنة غير كافي. يحتاج الموظفين إلى مراجعة منتظمة من المشرفون بما يتعلق أدائهم، وهذه المراجعة تكون على شكل مناقشات تركز على الأعمال اليومية وليس على أخطاءِ الموظف السابقةَ أو حالات الفشل الماضية.
ويتطلب هذا الأسلوب ملاحظة وتَقييم منتظمين من المشرفون لمرؤوسيهم والعمل المباشر معهم حسب الإمكان.
2. مشاركة الموظف في وضع أهداف الأداء الخاصة به
أي أن على المشرف أو المدير أن يجتمع مع مرؤوسه ويناقش معه الأهداف التي يتوقع منه تحقيقها.
قد تكون هذه الأهداف قصيرة أو طويلة الأجل ويمكن أن تغطي عدة غايات يرغب القسم أو المنظمة في الوصول إليها والتي تعتمد على مسؤوليات الوظيفة الحاليةَ أو المستقبلية.
يجب على المشرفين أن يحددوا الجدارات الرئيسية للوظيفة ومن ثم يستخدموا هذه الجدارات في تقرير أهداف الأداءِ المستقبلية.
يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للقياس حيث أمكن، مثل إكمال مشروع معين ضمن فترة زمنية معينة.
ويمكن أن يقدم المشرفون المساعدة للمرؤوسيهم مثل تدريب إضافي وذلك لمساعدتهم في تحقيق الأهداف.
يجب تسجيل أهداف الأداءِ الجديدة والتي تم الإتفاق عليها بين الموظف ورئيسه ويجب مراجعتها بإنتظام وتعديلها حسب الحاجة .
3. خطط عمل لمعالجة الأداءِ أَو المشاكل السلوكية
يمكن أن تكون خطط العمل مساعد فعال في حالة مواجه الموظف لمشاكل في الأداءِ.
على المدير أن يحدد ويناقش هذه المشاكل مع الموظف كلما حدثت ويقترحون إجراءات لتحسين الأداء.
وتحلل هذه الخطة طبيعةَ المشكلة، والخطوات التي سيتخذها كلا من الموظف ورئيسه للتعاون على حل المشكلة، والفترة الزمنية التي سيستغرقها تنفيذ الخطة.
يجب على الموظف أن يساهم ويقترح أي تغييرات يراها مناسبة على الخطة. فور الإتفاق على الخطة، يجِب أَن تراجع بإنتظام للتأكد من أن الموظف قادرا على تنفيذها بنجاح.
4. المراجعة الرسمية والتي توثق بدقة الصورة الشاملة
الأفضل أن تتم المراجعات الرسمية عدة مرات في السنة ولا بأس من إجراء اللقاءات بشكل غير رسمي وبإنتظام (نصف سنوية أَو حتى سنوية).
على أية حال، خلال هذه اللقائات لا يجب مناقشة مشاكل الأداء الحالية، حيث أنه يكون قد تم إخطار الموظف إلى هذه المشاكل أثناء المناقشات الغير رسمية وتم وضع خطة عمل لها. ولكن تكون هذه اللقاءات بهدف تقييم مدى إنجاز الأهداف وخطط العمل الموضوعة سابقا، ولمعرفة هل الموظف يسير على الطريق الصحيح لتطوير مهنته.
5. تدريب المشرفون للحصول على أكبر فائدة
إخيرا وليس أخرا، يجب أن يُدرب المشرفون على مهارات القيام بتقييم أداء فعال وذلك لكي تكون هذه التقييمات صلبة وموثوقة.
عادة يتضمن هذا التدريب إرشادات في الإستماع الفعالِ وإدارة النزاع وكيفية تقليل الجدال إذا إَعترض الموظف على جزءِ معين من التقييم .
هذا التدريب مهم جداً حيث أن التعليقات الغير مسؤولة أو الغير مرتبطة بتقييم الأداءِ، قَد تؤثر على قرارالمشرف.
وأيضا يجب إعطاء تعليمات مكتوبة إلى المشرف قبل كل فترة تقييم لتكون بمثابة رسالة تذكيرية للسلوك الملائم الذي يجب إتباعه في إجتماعات تقييم الأداء.
هذا الإتجاه المنضبط في التخطيط لتقييم الأداء سوف يساعد على إزالة العوائق المتوقعة.