كل مايخص وظائف الإدارة الخمسة

[أم غلا]

مدخل:قد تسمع هذه اﻷ‌سئلة، أو قد يتبادر بعضها إلى ذهنك، وهي "ما هي اﻹ‌دارة؟ من هو المدير؟" أو قد تقول لنفسك "أنا موظف فقط، فما حاجتي لمعرفة العملية اﻹ‌دارية!؟ أليس هذا هو عمل الرؤساء والمدراء!؟".في الواقع، كلنا مدراء. فمهما يكن موقعك أو وظيفتك يتلزّم عليك أحيانا إدارة بعض اﻷ‌مور. وحتى يمكنك إدارتها بشكل جيد، عليك أن تعي العملية اﻹ‌دارية وعناصرها الرئيسية ومبادئها العامة.لذا.. سنحاول هنا تبسيط هذه العملية، وشرحها بشكل موجز، يكفي ﻷ‌ن تتكون لدى الفرد منا صورة عامة عن هذه العملية الهامة.*ما هي اﻹ‌دارة؟من المنظور التنظيمي اﻹ‌دارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خﻼ‌ل اﻷ‌فراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيﻼ‌ لﻺ‌دارة يتضح أنها أيضا إنجاز اﻷ‌هداف من خﻼ‌ل القيام بالوظائف اﻹ‌دارية الخمسة اﻷ‌ساسية (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة).ما الهدف من تعلّم اﻹ‌دارة؟
إن الهدف الشخصي من تعلم اﻹ‌دارة ينقسم إلى شقين هما:
1. زيادة مهاراتك.
*2. تعزيز قيمة التطوير الذاتي لديك.*من المؤكد أنك ستطبق أصول اﻹ‌دارة في عملك وفي حياتك الخاصة أيضا. لكن تطبيقها يعتمد على ما تقوم بعمله. فعندما تعمل مع موارد محددة ومعروفة يمكنك استخدام الوظائف الخمسة لﻺ‌دارة. أما في حاﻻ‌ت أخرى فقد تستخدم وظيفتين أو ثﻼ‌ثة فقط.سنقوم اﻵ‌ن بشرح كل وظيفة من هذه الوظائف الخمسة بشكل مبسط، فهذا يساعد على فهم ما هي اﻹ‌دارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك.
*الوظائف الخمسة:
*التخطيط:*هذه الوظيفة اﻹ‌دارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل ﻹ‌نجاز اﻷ‌هداف التنظيمية.
التنظيم:*يعرف التنظيم على أنه الوظيفة اﻹ‌دارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خﻼ‌ل تصميم هيكل أساسي للمهام والصﻼ‌حيات.
التوظيف:*يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة.
التوجيه:*إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.
الرقابة:*الوظيفة اﻹ‌دارية اﻷ‌خيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم ﻻ‌.أصول ((فايول)) لﻺ‌دارةهنري فايول (1841 – 1925) مؤلف كتاب "النظرية الكﻼ‌سيكية لﻺ‌دارة"، عرّف الوظائف اﻷ‌ساسية الخمسة لﻺ‌دارة (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة). وطوّر اﻷ‌صول اﻷ‌ساسية اﻷ‌ربعة عشر لﻺ‌دارة والتي تتضمن كل المهام اﻹ‌دارية.كمشرف أو مدير، سيكون عملك عبارة عن مباشرة تنفيذ الوظائف اﻹ‌دارية. أشعر أنه من المناسب تماما مراجعة اﻷ‌صول اﻷ‌ربعة عشر لﻺ‌دارة اﻵ‌ن. استخدام هذه اﻷ‌صول اﻹ‌دارية (اﻹ‌شرافية) سيساعدك لتكون مشرفا أكثر فعالية وكفاءة. هذه اﻷ‌صول تعرف بـ "أصول اﻹ‌دارة" وهي مﻼ‌ئمة للتطبيق على مستويات اﻹ‌دارة الدنيا والوسطى والعليا على حد سواء.
*اﻷ‌صول العامة لﻺ‌دارة عند هينري فايول:
*1.*تقسيم العمل:*التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.
*2.*السلطة:*إن إعطاء اﻷ‌وامر والصﻼ‌حيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في اﻷ‌شخاص والمناصب فﻼ‌ يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.
*3.*الفهم:*تشمل الطاعة والتطبيق والقاعة والسلوك والعﻼ‌مات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره ﻻ‌ يمكن ﻷ‌ي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.
*4.*وحدة مصدر اﻷ‌وامر:*يجب أن يتلقى الموظفين أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من اﻻ‌زدواجية في اﻷ‌وامر.
*5.*يد واحدة وخطة عمل واحدة:*مشرف واحد بمجموعة من اﻷ‌هداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس اﻷ‌هداف.
*6.*إخضاع اﻻ‌هتمامات الفردية لﻼ‌هتمامات العامة:*إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن ﻻ‌ يطغى على اهتمامات المنظمة.
*7.*مكافآت الموظفين:*قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.
*8.*الموازنة بين تقليل وزيادة اﻻ‌هتمامات الفدرية:*هنالك إجراءات من شأنها تقليل اﻻ‌هتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحاﻻ‌ت يجب الموازنة بين هذين اﻷ‌مرين.
*9.*قنوات اﻻ‌تصال:*السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى اﻷ‌على لﻸ‌دنى "تسمى الخطوط الرسمية لﻸ‌وامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم اﻻ‌تصال من خﻼ‌ل القنوات الموجودة فيها. وباﻹ‌مكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.
*10.*اﻷ‌وامر:*الهدف من اﻷ‌وامر هو تفادي الهدر والخسائر.
*11.*العدالة:*المراعاة واﻹ‌نصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع اﻷ‌شخاص في السلطة.
*12.*استقرار الموظفين:*يقصد باﻻ‌ستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل ﻵ‌خر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة ﻷ‌خرى فعالية أكثر ونفقات أقل.
*13.*روح المبادرة:*يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثر من المدير الغير قادر على ذلك.
*14.*إضفاء روح المرح للمجموعة:*في الوحدات التي بها شدة: على المدراء تعزيز روح اﻷ‌لفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.
*الوظيفة اﻷ‌ولى: التخطيط غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة اﻷ‌ولى من وظائف اﻹ‌دارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف اﻹ‌دارية اﻷ‌خرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير اﻷ‌مور لﻺ‌جابة عن اﻷ‌سئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد اﻷ‌نشطة التنظيمية الﻼ‌زمة لتحقيق اﻷ‌هداف.
مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:
1. ماذا نريد أن نفعل؟
*2. أين نحن من ذلك الهدف اﻵ‌ن؟
*3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
*4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل اﻷ‌فضل؟*من خﻼ‌ل التخطيط ستحدد طرق سير اﻷ‌مور التي سيقوم بها اﻷ‌فراد، واﻹ‌دارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.
التخطيط يحقق هذه النتائج من خﻼ‌ل:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
*2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
*3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب اﻷ‌عمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
*4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا لﻸ‌هداف مما يمكننا من إجراء التعديﻼ‌ت الﻼ‌زمة في الوقت المناسب.
*يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثﻼ‌ث فئات مختلفة تسمى:
1.*التخطيط اﻻ‌ستراتيجي:*يحدد فيه اﻷ‌هداف العامة للمنظمة.
*2.*التخطيط التكتيكي:*يهتم بالدرجة اﻷ‌ولى بتنفيذ الخطط اﻻ‌ستراتيجية على مستوى اﻹ‌دارة الوسطى.
*3.*التخطيط التنفيذي:*يركز على تخطيط اﻻ‌حتياجات ﻹ‌نجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو اﻷ‌قسام أو اﻹ‌دارات.
*أنواع التخطيط الثﻼ‌ثة:
التخطيط اﻻ‌ستراتيجي:يتهم التخطيط اﻻ‌ستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى اﻹ‌داري اﻷ‌على ولكن جميع المستويات اﻹ‌دارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط اﻻ‌ستراتيجي هي:
1. إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
*2. إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
*3. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
*التخطيط التكتيكي:يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ اﻷ‌نشطة المحددة في الخطط اﻻ‌ستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى اﻷ‌دنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤوﻻ‌ً عن إنجازه.
التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط اﻻ‌ستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط اﻻ‌ستراتيجية، كما أنها تركز على اﻷ‌نشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق اﻻ‌ستراتيجيات العامة للمنظمة.
التخطيط التنفيذي:يستخدم المدير التخطيط التنفيذي ﻹ‌نجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات اﻻ‌ستخدام الواحد تطبق على اﻷ‌نشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذات اﻻ‌ستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة اﻻ‌ستخدام فهي خطط السياسات واﻹ‌جراءات.
خطوات إعداد الخطط التنفيذية:
الخطوة اﻷ‌ولى: وضع اﻷ‌هداف:*تحديد اﻷ‌هداف المستقبلية.
الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة:*تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق اﻷ‌هداف.
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل:*بناء قائمة من اﻻ‌حتماﻻ‌ت لسير اﻷ‌نشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل:*عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتماﻻ‌ت سير اﻷ‌نشطة.
الخطوة الخامسة: اختيار الحل اﻷ‌مثل:*اختيار اﻻ‌حتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة:*تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج:*التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديﻼ‌ت الﻼ‌زمة لها.
الوظيفة الثانية: التنظيم التنظيم يبين العﻼ‌قات بين اﻷ‌نشطة والسلطات. "وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" في كتابهم "مقدمة اﻹ‌دارة" عرّفا وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خﻼ‌ل هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:
1. تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق اﻷ‌هداف التنظيمية.
2. تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
*3. تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر من