كيفية تنظيم الوقت

[أم غلا]

قبل أن نبدأفي هذه الدورة نستعرض جملة من اﻻ‌عتراضات واﻻ‌ستفسارات حول مسألة تنظيم الوقت وإدارة الذات، وهو أسلوب يقرب الفكرة التي نريد إيصالها للقارء الكريم. وأتمنى أن ترسل لنا باستفسارك إن لم تجد جواباً له في هذه الدورة.ما هي فوائد تنظيم الوقت؟الفوائد كثيرة، منها ما هو مباشر وتجد نتائجه في الحال، ومنها ما تجد نتائجه على المدى الطويل، لذلك عليك أن ﻻ‌ تستعجل النتائج من تنظيمك للوقت، ومن فوائد تنظيم الوقت:· الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك.· قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.· قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.· إنجاز أهدافك وأحﻼ‌مك الشخصية.· تحسين إنتاجيتك بشكل عام.· التخفيف من الضغوط سواء في العمل أو ضغوط الحياة المختلفة.كيف أعرف مدى استفادتي من وقتي؟ وكيف أعرف العوامل المبددة لوقتي؟سؤال جوهري ومهم، تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقت والعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع مثﻼ‌ً وتدون فيه تفاصيل اﻷ‌عمال التي قضيت فيها وقتك وكذلك كم أخذ كل عمل من الوقت، فتكتب حتى اﻷ‌مور البسيطة والصغيرة والتي قد تضيع من وقتك دقائق يومياً لكن في نهاية اﻷ‌سبوع قد تجد هذه الدقائق تحولت لساعات.قم بتصميم جدول مفصل لكل يوم، وقسمه إلى عدد ساعات يومك وهي تقريباً 16 ساعة على افتراض أن النوم يأخذ 8 ساعات، وقم بتقسيم كل ساعة إلى 4 أقسام أي 15 دقيقة، وقسم الساعات إلى أعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل. هذا اقتراح للجدول، المهم أن يوضح لك الجدول اﻷ‌عمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل.بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدول وتبحث في عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك، هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكل أفضل؟ إن كانت اﻹ‌جابة بنعم - وهي كذلك دائماً - فعليك أن تبحث عن هذه الفرصة.أنا مشغول وﻻ‌ يوجد لدي وقت للتنظيم!يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرأها على تلك الحالة، وقال له: لماذا ﻻ‌ تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: أﻻ‌ ترى أنني مشغول في عملي؟!من يقول بأنه مشغول وﻻ‌ وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له اﻻ‌نتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعملك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك ﻷ‌نك مشغول بعملك.وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز اﻷ‌رض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.ﻻ‌ أحتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثﻼ‌ً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في اﻷ‌سبوع 5 أيام أسبوعياً.5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً!!لو قمت باستغﻼ‌ل هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد ﻻ‌ستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك اﻻ‌ستماع ﻷ‌شرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً لﻸ‌فكار اﻹ‌بداعية المتجددة، وهذا الوقت شخصياً أستغله ﻻ‌قتناص مشاهدات ﻷ‌قوم فيما بعد بتدوينها في مقاﻻ‌ت.أود أن أنظم وقتي لكن اﻵ‌خرين ﻻ‌ يسمحون لي بذلك!من السهل إلقاء الﻼ‌ئمة على اﻵ‌خرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح لﻶ‌خرين بأن يجعلوك أداة ﻹ‌نهاء أعمالهم، أعتذر لﻶ‌خرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة. وإن لم تخطط لنفسك وترسم اﻷ‌هداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل اﻵ‌خرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.ألن أفقد بتنظبمب للوقت تلقائيتي والعفوية وأصبح كاﻵ‌لة؟ﻻ‌ أبداً، المسألة ﻻ‌ ينظر لها هكذا، تنظيم الوقت ﻻ‌ يعني أن تصبح آلة تنفذ اﻷ‌عمال المخطط لها فقط، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرناً حتى ﻻ‌ تبح كاﻵ‌لة، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في اﻷ‌مر، هل الذي خططت له أهم أم هذا اﻷ‌مر الذي طرء مؤخراً؟ تختلف اﻹ‌جابة على هذا السؤال باختﻼ‌ف أهمية ما خططت له، لذلك التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقﻼ‌نية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضوية.أليست كتباة اﻷ‌هداف والتخطيط مضيعة للوقت؟افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك ومﻼ‌بسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق اﻹ‌نجازات.ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغﻼ‌لها في أمور أخرى كالترفيه أو اﻻ‌هتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي!هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت ولﻸ‌سف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة، إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه والراحة، والتنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوط عن كاهل الشخص وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته، تنظيم الوقت ﻻ‌ يعني الجدية التامة هو فقط يعني التنظيم في كل شيء حتى الترفيه يصبح منظماً وموجهاً أيظاً.فمثﻼ‌ً، تود قضاء وقت مع العائلة في رحلة، حدد لها موعداً وقم باﻹ‌عداد المسبق لهذه الرحلة وكيف أعمالك وارتباطاتك لكي ﻻ‌ تضيع عليك وقت الرحلة، وبذلك تربح عدة أمور، أوﻻ‌ً: رفهت عن نفسك، ثانياً: رفهت عن عائلتك، ثالثاً: يزداد الترابط بينك وبين عائلتك ﻷ‌نك وضعت عائلتك ضمن دائرة اﻻ‌هتمام وخططت لكي تقوم بأنشطة فعلية لصالح عائلتك.ﻻ‌ أستطيع اﻻ‌ستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا أفعل؟ﻻ‌ تقلق أبداً فهذا شيء طبيعي، المرأة الحامل مثﻼ‌ُ أو التي أنجبت طفﻼ‌ً، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر وعلى طوال اليوم، فكيف تنظم وقتها؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثﻼ‌ً وكذلك تحدد لنفسها كتب تقرأها في وقت فراغها عن تربية اﻷ‌طفال مثﻼ‌ً، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلة أكبر.في اﻹ‌جازات مثﻼ‌ً، هل نحتاج لتنظيم الوقت أم ﻻ‌ستغﻼ‌ل الوقت؟ هناك فرق كبير طبعاً، أنا بحاجة ﻻ‌ستغﻼ‌ل وقت الفراغ في اﻹ‌جازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي، وبهذا قد ﻻ‌ أحتاج إلى الجدولة والتنظيم، لذلك ﻻ‌ تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدم التنظيم.ﻻ‌ يوجد لدي حاسوب لتنظيم وقتي!الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليس كل من ﻻ‌ يملك حاسوباً ﻻ‌ يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبداً، كل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، وهناك دفاتر خاصة لتنظيم الوقت وسعرها رخيص نسبياً وهي أدوات ممتازة لتنظيم الوقت.ﻻ‌ أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.ﻻ‌ توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية واﻷ‌عمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسوب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور، أوﻻ‌ً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! ﻻ‌ مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إﻻ‌ إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب!! ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر ﻷ‌ن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب واﻵ‌ن هو على استعداد ﻷ‌ني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.حياتي سلسلة من اﻷ‌زمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه اﻷ‌زمات وفوق ذلك يساعدك على اﻻ‌ستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك اﻷ‌زمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن ﻻ‌ نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع اﻷ‌زمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.هل يساعدني الحاسوب على تنظيم وقتي؟طبعاً، والحاسوب أداة مرنة لتنظيم الوقت كل ما عليك هو اختيار برنامج مناسب ﻻ‌حتياجاتك واستخدامه بشكل دائم.هل هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟ﻻ‌ ليس هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس، إن كل فرد من البشر له خصائصه وظروفه الخاصة لذلك وجب عليه أن يكون مسؤوﻻ‌ً عن نفسه ويقوم بتنظيم وقته حسب حاجته هو.