أهمية التنظيم في العملية الإدارية

[أم غلا]

التنظيم: هي ثاني وظائف العملية الإدارية، وهي العملية التي تقوم بها كل المستويات الإدارية، ويشمل تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وتحديد الأنشطة وأوجه العمل اللازمة لتحقيق هدف المؤسسة، وتجميع الأنشطة وتخصص مدير لكل مجموعة وتعويض السلطة له للقيام بها.

تتطلب وظيفة: التنظيم توفير التنسيق بين الإدارات و الأقسام ذات التخصص بالأنشطة والأعمال المراد تنفيذها لتحقيق الأهداف المحددة.

محددات التنظيم

1- تقسيم العمل حسب التخصص، ويتطلب ذلك تحديد مواصفات الأفراد المعنيين بتنفيذ الأنشطة وسماتهم، بناء على المؤهل العلمي، والخبرة، والتخصص.
2- التسلسل الرئاسي والعلاقات الوظيفية.
3- الهيكل التنظيمي.
4- مركز كل فرد و دروه: التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات.
"وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" في كتابهم "مقدمة الإدارة" عرّفا وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.

هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:

1- تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
2- تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
3- تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
4- تصميم مستويات اتخاذ القرارات.

تقسم في الغالب أية مؤسسة إلى ثلاثة مستويات مستويات إدارية من الناحية الإدارية لكل منها طبيعتها، ويقصد بذلك طريقة توزيع الإداريين فيها، وعادة ما يظهر التقسيم الإداري للمستويات في المؤسسة في نهاية مرحلة التنظيم وهي:

• الإدارة العليا ويمثلها في الغالب المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة
• الإدارة الوسطى أو الإدارة المتوسطة ويمثلها مدراء الأقسام
• الإدارة التنفيذية وأحيانا تسمى الإدارة التشغيلية ويمثلها المشرفون والمراقبون

يأتي اختلاف عدد وتقسيم المستويات الإدارية نتيجة لاختلاف حجم المؤسسة، وطبيعة عملها، وطاقتها الإنتاجية، وعدد العاملين فيها.

تعريف الهيكل التنظيمي:
يتميز بمبدأ التدرج الذي يحدد العلاقات نحو الاتجاهات الأربعة – اليمين -اليسار –الأعلى – الأسفل – و قد يظهر على أساس التسلسل القيادي و قد يكون على أساس الوظائف فانه لا يبتعد عن المظهر الهرمي و فيه تتوسع السلطة والمسؤولية حسب التدرج في المستويات وكل منصب في التنظيم دور يناسبه من حقوق وواجبات و امتيازات و الالتزامات التي تحدد سلوك من يقوم بهذا الدور بشكل رسمي و يرى weis هيكل تنظيم مؤسسة معينة يعني انتظاما ثابتا من العلاقات المتناسبة و يفترض عمل هذا النظام تقسيم النشاطات المحددة على أشخاص معينين و تحمل المسؤولية من كل عضو فيه و التنسيق بين هذه النشاطات ويعتمد تقسيم الوظائف و المهام في التنظيم على تقييم العمل التقني و بالتالي على تحليل الوظائف المختلفة في المؤسسة و توفير الأشخاص المناسبين و هذا يدخل ضمن إطار تحليل الوظائف و توظيف الموارد البشرية في المكان المناسب من أجل التقيد بإستراتيجية المؤسسة الرامية لتحقيق أهداف المؤسسة ضمن برامج و سياسات و أهداف المؤسسة من جهة و التكاليف الاقتصادية و الاجتماعية من جهة أخرى العناصر المكونة للمؤسسة متعددة و بالتالي فان الهيكل الكلي هو في الحقيقة تركيب أمثل لمجموعة من الهياكل

الهيكل البشري : الذي يحدد دور و مجال و علاقات أعضاء المؤسسة .
الهيكل المادي : يعني موضوعه وحدات المؤسسة و موقع التجهيزات داخل هذه الوحدات.
الهيكل القانوني: الذي يحدد الشكل القانوني للمؤسسة، شركة أسهم ، شركات قابضة أو فروع .
الهيكل المالي : الذي يحدد مصدر رؤوس الأموال للمؤسسة و توزيعها .