الرقابه الإداريه

[أم غلا]

هي وظيفة إدارية، وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن اﻷ‌داء يتم على النحو الذي حددته اﻷ‌هداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح اﻷ‌داء الفعلي في تحقيق اﻷ‌هداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.
أهداف الرقابة:ـ
[1] حماية الصالح العام: وهي محور الرقابة، وذلك بمراقبة النشاطات، وسير العمل وفق خططه وبرامجه في شكل تكاملي يحدد اﻷ‌هداف المرجوة، والكشف عن اﻻ‌نحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية اﻹ‌دارية.
[2] توجيه القيادة اﻹ‌دارية أو السلطة المسؤولة إلى التدخل السريع، لحماية الصالح العام، واتخاذ ما يلزم من قرارات مناسبة لتصحيح اﻷ‌خطاء من أجل تحقيق اﻷ‌هداف.
[3] ما يحتمل أن تكشف عن عملية الرقابة من عناصر وظيفية أسهمت في منع اﻻ‌نحراف، أو تقليل اﻷ‌خطاء، وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها معنويًا وماديًا.
عناصر الرقابة:
ـأوﻻ‌ً: تحديد اﻷ‌هداف ووضع المعايير.
ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة.
ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها.
رابعًا: تصحيح اﻻ‌نحرافات ومتابعة سير التنفيذ.ـ وهكذا، وبمراجعة اﻷ‌داء وقياس النتائج، ومقارنتها مع اﻹ‌نجاز المخطط والتحقق من بلوغ اﻷ‌هداف وصوﻻ‌ً إلى التنفيذ المنتظم تكتمل عناصر العملية الرقابية.وتكون قد حققت اﻷ‌هداف التي تسعى إليها.أساسيات الرقابة:ـلكي تتم الرقابة على أساس سليم، ولكي يتم اﻷ‌داء واﻹ‌نجاز على النحو الذي تحدده اﻷ‌هداف والمعايير الموضوعة وﻷ‌جل أن تكون الرقابة أكثر فاعلية، فﻼ‌ بد من اﻻ‌سترشاد ببعض المبادئ.
أوﻻ‌ً: اتفاق النظام الرقابي المقترح مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه
.ثانيًا: تحقيق اﻷ‌هداف على مستوى عالٍ من الفاعلية والكفاية والعﻼ‌قات اﻹ‌نسانية السليمة.
ثالثًا: الموضوعية في اختيار المعايير الرقابية
.رابعًا: الوضوح وسهولة الفهم.
خامسًا: إمكانية تصحيح اﻷ‌خطاء واﻻ‌نحرافات
.سادسًا: توافر القدرات والمعارف اﻹ‌دارية والفنية للقائمين على أجهزة والرقابة
.سابعًا: وضوح المسؤوليات وتحديد الواجبات.
ثامنًا: اﻻ‌قتصاد والمرونة
.تاسعًا: استمرارية الرقابة
.عاشرًا: دقة النتائج ووضوحها.
وسائل الرقابة:
ـأوﻻ‌ً: الموازنة التقديرية.
ثانيًا: البيانات اﻹ‌حصائية والرسوم البيانية.
ثالثًا: السجﻼ‌ت.رابعًا: المﻼ‌حظة الشخصية.
خامسًا: التقارير اﻹ‌دارية.
أنواع الرقابة:ـ
أوﻻ‌ً: الرقابة حسب المعايير:ـوتتضمن رقابة على أساس اﻹ‌جراءات ورقابة على أساس النتائج.[1] الرقابة على أساس اﻹ‌جراءات:ـتقوم الرقابة على أساس القواعد واﻹ‌جراءات بقياس التصرفات التي تصدر عن المنظمات العامة، ومطابقتها بمجموعة القوانين والقواعد والضوابط والطرق واﻹ‌جراءات، ويركز هذا النوع من الرقابة على التصرفات التي تصدر من وحدات اﻹ‌دارة العامة ومن العاملين فيها، وليس على ما تحققه هذه التصرفات من نتائج نهائية.
[2] الرقابة على أساس النتائج:ـتقوم الرقابة على أساس النتائج بقياس النتائج النهائية التي تحققها المنظمات العامة، وفق معايير يمكن قياسها موضوعيًا، فهذا النوع من الرقابة ﻻ‌ يتابع ويقوم التصرفات والنشاطات التي تقوم بها المنظمات العامة، وإنما يركز فقط على النتائج التي تحققها هذه المنظمات
.ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من اﻷ‌داء:
ـ[1] الرقابة السابقة:ـوتسمى بالرقابة المانعة أو الوقائية، وتهدف إلى ضمان حسم اﻷ‌داء أو التأكد من اﻻ‌لتزام بنصوص القوانين والتعليمات في إصدار القرارات أو تنفيذ اﻹ‌جراءات. كما تهدف إلى ترشيد القرارات وتنفيذها بصورة سليمة وفعالة.
[2] الرقابة الﻼ‌حقة:ـوتسمى الرقابة البعدية أو الرقابة المستندية، وفي هذا النوع من الرقابة ﻻ‌ يتم تقويم تصرفات وقرارات وإجراءات وحدات اﻹ‌دارة العامة غﻼ‌ بعد حدوث التصرفات فعﻼ‌ً. إن تقويم اﻷ‌داء بعد أن يكون هذا اﻷ‌داء قد وقع بالفعل يجعل الرقابة الﻼ‌حقة ذات طابع تقويمي أو تصحيحي.ث هي وظيفة إدارية، وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن اﻷ‌داء يتم على النحو الذي حددته اﻷ‌هداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح اﻷ‌داء الفعلي في تحقيق اﻷ‌هداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.
أهداف الرقابة:
ـ[1] حماية الصالح العام: وهي محور الرقابة، وذلك بمراقبة النشاطات، وسير العمل وفق خططه وبرامجه في شكل تكاملي يحدد اﻷ‌هداف المرجوة، والكشف عن اﻻ‌نحرافات والمخالفات وتحديد المسؤولية اﻹ‌دارية.
[2] توجيه القيادة اﻹ‌دارية أو السلطة المسؤولة إلى التدخل السريع، لحماية الصالح العام، واتخاذ ما يلزم من قرارات مناسبة لتصحيح اﻷ‌خطاء من أجل تحقيق اﻷ‌هداف
.[3] ما يحتمل أن تكشف عن عملية الرقابة من عناصر وظيفية أسهمت في منع اﻻ‌نحراف، أو تقليل اﻷ‌خطاء، وهذا يؤدي إلى مكافأة هذه العناصر وتحفيزها معنويًا وماديًا.عناصر الرقابة:ـأوﻻ‌ً: تحديد اﻷ‌هداف ووضع المعايير.ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة.ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها.رابعًا: تصحيح اﻻ‌نحرافات ومتابعة سير التنفيذ.ـ وهكذا، وبمراجعة اﻷ‌داء وقياس النتائج، ومقارنتها مع اﻹ‌نجاز المخطط والتحقق من بلوغ اﻷ‌هداف وصوﻻ‌ً إلى التنفيذ المنتظم تكتمل عناصر العملية الرقابية.وتكون قد حققت اﻷ‌هداف التي تسعى إليها.أساسيات الرقابة:ـلكي تتم الرقابة على أساس سليم، ولكي يتم اﻷ‌داء واﻹ‌نجاز على النحو الذي تحدده اﻷ‌هداف والمعايير الموضوعة وﻷ‌جل أن تكون الرقابة أكثر فاعلية، فﻼ‌ بد من اﻻ‌سترشاد ببعض المبادئ.
أوﻻ‌ً: اتفاق النظام الرقابي المقترح مع حجم وطبيعة النشاط الذي تتم الرقابة عليه.
ثانيًا: تحقيق اﻷ‌هداف على مستوى عالٍ من الفاعلية والكفاية والعﻼ‌قات اﻹ‌نسانية السليمة
.ثالثًا: الموضوعية في اختيار المعايير الرقابية
.رابعًا: الوضوح وسهولة الفهم.
خامسًا: إمكانية تصحيح اﻷ‌خطاء واﻻ‌نحرافات.
سادسًا: توافر القدرات والمعارف اﻹ‌دارية والفنية للقائمين على أجهزة والرقابة.
سابعًا: وضوح المسؤوليات وتحديد الواجبات
.ثامنًا: اﻻ‌قتصاد والمرونة.
تاسعًا: استمرارية الرقابة.
عاشرًا: دقة النتائج ووضوحها.
وسائل الرقابة:
ـأوﻻ‌ً: الموازنة التقديرية.
ثانيًا: البيانات اﻹ‌حصائية والرسوم البيانية.
ثالثًا: السجﻼ‌ت
.رابعًا: المﻼ‌حظة الشخصية
.خامسًا: التقارير اﻹ‌دارية
.أنواع الرقابة
:ـأوﻻ‌ً: الرقابة حسب المعايير:ـوتتضمن رقابة على أساس اﻹ‌جراءات ورقابة على أساس النتائج.
[1] الرقابة على أساس اﻹ‌جراءات:ـتقوم الرقابة على أساس القواعد واﻹ‌جراءات بقياس التصرفات التي تصدر عن المنظمات العامة، ومطابقتها بمجموعة القوانين والقواعد والضوابط والطرق واﻹ‌جراءات، ويركز هذا النوع من الرقابة على التصرفات التي تصدر من وحدات اﻹ‌دارة العامة ومن العاملين فيها، وليس على ما تحققه هذه التصرفات من نتائج نهائية.
[2] الرقابة على أساس النتائج:ـتقوم الرقابة على أساس النتائج بقياس النتائج النهائية التي تحققها المنظمات العامة، وفق معايير يمكن قياسها موضوعيًا، فهذا النوع من الرقابة ﻻ‌ يتابع ويقوم التصرفات والنشاطات التي تقوم بها المنظمات العامة، وإنما يركز فقط على النتائج التي تحققها هذه المنظمات
.ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من اﻷ‌داء:
ـ[1] الرقابة السابقة:ـوتسمى بالرقابة المانعة أو الوقائية، وتهدف إلى ضمان حسم اﻷ‌داء أو التأكد من اﻻ‌لتزام بنصوص القوانين والتعليمات في إصدار القرارات أو تنفيذ اﻹ‌جراءات. كما تهدف إلى ترشيد القرارات وتنفيذها بصورة سليمة وفعالة.
[2] الرقابة الﻼ‌حقة:ـوتسمى الرقابة البعدية أو الرقابة المستندية، وفي هذا النوع من الرقابة ﻻ‌ يتم تقويم تصرفات وقرارات وإجراءات وحدات اﻹ‌دارة العامة غﻼ‌ بعد حدوث التصرفات فعﻼ‌ً. إن تقويم اﻷ‌داء بعد أن يكون هذا اﻷ‌داء قد وقع بالفعل يجعل الرقابة الﻼ‌حقة ذات طابع تقويمي أو تصحيحي
.ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها:ـ
[1] الرقابة الداخلية:ـيقصد بالرقابة الداخلية أنواع الرقابة التي تمارسها كل منظمة بنفسها على أوجه النشاطات والعمليات التي تؤديها والتي تمتد خﻼ‌ل مستويات التنظيم المختلفة.
[2] الرقابة الخارجية:ـيعتبر الرقابة الخارجية عمﻼ‌ً متممًا للرقابة الداخلية. ذلك ﻷ‌نه إذا كانت الرقابة الداخلية على درجة عالية من اﻹ‌تقان بما يكفل حسن اﻷ‌داء، فإنه ليس ثمة داع عندئذ إلى رقابة أخرى خارجية. لذلك فإن الرقابة الخارجية في العادة تكون شاملة أي غير تفصيلية كما أنها تمارس بواسطة أجهزة مستقلة متخصصة، ما يكفل اﻻ‌طمئنان إلى أن الجهاز اﻹ‌داري للمنظمة أو المنشأة ﻻ‌ يخالف القواعد واﻹ‌جراءات.وعادة ما يتبع أجهزة الرقابة اﻹ‌دارة العليا، وهذا يعطيها مكانة مرموقة وقوة دفع عالية واستقﻼ‌ﻻ‌ً يمكنها من حرية العمل وبُعدها عن تدخل اﻷ‌جهزة التنفيذية في أعمالها أو محاولة التأثير في اتجاهاتها.معوقات نجاح النظم الرقابية:ـتعاني النظم الرقابية من مقاومة العاملين لها، ويرجع ذلك إلى عوامل كثيرة من أهمها:ـ1ـ الرقابة الزائدةـيقبل العاملون عادة درجة معينة من الرقابة، إذا زادت عنها تؤدي إلى رفضهم لها.2
ـ التركيز في غير محله:ـتركز بعض النظم الرقابية في أحيان كثيرة على نقاط معينة ﻻ‌ تتفق مع وجهة نظر العاملين حيث تعكس من وجهة نظرهم رؤية محدودة جدًا مما قد يثير العاملين ضد هذه الرقابة
.3ـ عدم التوازن بين المسؤوليات والصﻼ‌حيات:ـيشعر العاملون أحيانًا بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صﻼ‌حيات وفي نفس الوقت قد يتطلب النظام الرقابي الرقابة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزئيات العمل، مما يرتبط سلبيًا بقبول العاملين والتجاوب مع النظم الرقابية.
4ـ عدم التوازن بين العائد والتكاليف:ـقد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤﻻ‌ء للنظم الرقابية.
5ـ عدم الحيادية:ـقد يؤدي عدم تصميم النظم الرقابية بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم.