مهارات في إدارة الوقت

[أم غلا]

مهارات في*إدارة*الوقت :
أو ﻻ‌ً : أهمية الوقت*إن الوقت بمعناه المُبسَّط هو عمر اﻹ‌نسان وحياته كلها.*والعمر محدد , ﻻ‌ يمكن زيادته بحال من اﻷ‌حوال وهو ”مورد شديد الندرة“ .*مورد غير قابل للتخزين ” اللحظة التي ﻻ‌ استغلها تفنى“ .*مورد غير قابل للبدل أو التعويض .*يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“
.ثانياً : حقائق عن الوقت(بينت نتائج بحث موسع تم في الوﻻ‌يات المتحدة اﻷ‌مريكية) أن 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة.*يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
*يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.*يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.*يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراض مفقودة.*يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أو تليفونية...).*يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ.*يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمام التليفزيون.*الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوم وضياع ماﻻ‌ يقل عن 90 دقيقة (أخرى).... وهناك أيضاً الكثير
ثالثاً :بعض المعلومات المساعدة في فهم عملية*إدارة*الوقت ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.
*2- الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت ﻹ‌نجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.
*3- اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.
4- أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من اﻷ‌فراد ساعتين ﻹ‌نجاز مهمة معينة، وخصصنا لمجموعة أخري من اﻷ‌فراد 4 ساعات ﻹ‌نجاز نفس المهمة، نجد أن كﻼ‌ المجموعتان تنتهي في حدود الوقت المحدد لها.
*5-*إدارة*الوقت ﻻ‌ تعني أداء اﻷ‌عمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء اﻷ‌عمال الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال.
*رابعاً : فوائد اﻹ‌دارة الجيدة للوقت إنجاز أهدافك وأحﻼ‌مك الشخصية.
*التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
*تحسين نوعية العمل.*تحسين نوعية الحياة غير العملية.*قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.*قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.*تحقيق نتائج أفضل في العمل.*زيادة سرعة إنجاز العمل.*تقليل عدد اﻷ‌خطاء الممكن ارتكابها.*تعزيز الراحة في العمل.*تحسين إنتاجيتك بشكل عام.*زيادة الدخل.*لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟ﻻ‌ يدركون أهمية الوقت .*ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .*يستمتعون بالعمل تحت ضغط .*سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .*عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .
*خامساً : سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت
1- ﻻ‌ يوجد لدي وقت للتنظييحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا ﻻ‌ تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: أﻻ‌ ترى أنني مشغول في عملي؟!*من يقول بأنه مشغول وﻻ‌ وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له اﻻ‌نتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك ﻷ‌نك مشغول بعملك.*وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز اﻷ‌رض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.
*2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيمفي إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثﻼ‌ً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في اﻷ‌سبوع 5 أيام أسبوعياً.*(الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.*لو قمت باستغﻼ‌ل هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد ﻻ‌ستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك اﻻ‌ستماع ﻷ‌شرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً لﻸ‌فكار اﻹ‌بداعية المتجددة .
3- اﻵ‌خرين ﻻ‌ يسمحون لي بتنظيم الوقتمن السهل إلقاء الﻼ‌ئمة على اﻵ‌خرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح لﻶ‌خرين بأن يجعلوك أداة ﻹ‌نهاء أعمالهم.*أعتذر لﻶ‌خرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة. وإن لم تخطط لنفسك وترسم اﻷ‌هداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل اﻵ‌خرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.*
4- كتابة اﻷ‌هداف والتخطيط مضيعة للوقتافرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك ومﻼ‌بسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق اﻹ‌نجازات.*ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغﻼ‌لها في أمور أخرى كالترفيه أو اﻻ‌هتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.
5- ﻻ‌ أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.ﻻ‌ توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية واﻷ‌عمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:*أوﻻ‌ً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! ﻻ‌ مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إﻻ‌ إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!*ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر ﻷ‌ن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب واﻵ‌ن هو على استعداد ﻷ‌ني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.
6- حياتي سلسلة من اﻷ‌زمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه اﻷ‌زمات وفوق ذلك يساعدك على اﻻ‌ستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك اﻷ‌زمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن ﻻ‌ نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع اﻷ‌زمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.
*سادساً : سلوكيات و معتقدات تؤدي إلى توفير الوقت تحديد الهدف .
*التخطيط.*احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .*التحضير للغد .*استخدام أدوات تنظيم الوقت .*انشر ثقافة*إدارة*الوقت .*عدم اﻻ‌حتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .*ﻻ‌ تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).*ﻻ‌ تكن مثاليا .*رتب أغراضك .*اﻻ‌تصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).*ﻻ‌ تتأخر في الوصول لمكان العمل .*التحضير للمهام المتكررة Check List .*تجميع المهام المتشابهة .*ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).*تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا لﻼ‌نتهاء من أي مهمة) .*المساومة في تحديد المواعيد .*ﻻ‌ تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .*ﻻ‌ تهمل كلمة ” شكرا“ .*ﻻ‌ تقدم خدمات ﻻ‌ تجيدها .*تعلم القراءة السريعة .*استغﻼ‌ل وقت السيارة – اﻻ‌نتقال - السفر .*ﻻ‌ تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .*علق ﻻ‌فتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .*استخدم التليفون بفاعلية .
*تنمية مهارات التفويض .*اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنياً و بدنياً