الرقابة على المواردالبشرية

[أم غلا]

الرقابة هي وظيفة إدارية، وهي عملية مستمرة متجددة، يتم بمقتضاها التحقق من أن الأداء يتم على النحو الذي حددته الأهداف والمعايير الموضوعة، وذلك بقياس درجة نجاح الأداء الفعلي في تحقيق الأهداف والمعايير بغرض التقويم والتصحيح.
وليست الرقابة اصطياداً لأخطاء العاملين، وممارسة سبل السيطرة للتحكم غير المُجدي في أفراد المنشأة، ولكنها وسيلة لتحقيق نوع من التنظيم والفعالية داخل المنشأة.
فالرقابة الإدارية على الموارد البشرية هي الوسيلة التي تستطيع بها السلطات الإدارية معرفة كيفية سير العمل داخل المنشأة، وذلك للتأكد من حسن سير العمل لتحقيق الأهداف وكشف الأخطاء أو التقصير أو الانحراف، والعمل على إصلاحه ووضع الإجراءات الوقائية اللازمة للقضاء على أسبابه.
وتعتمد الرقابة الإدارية الفعّالة على التوجيه والإشراف والإصلاح أكثر من مجرد التعرف على الأخطاء ومعاقبة مرتكبيها.
وعلى ذلك يمكن النظر للرقابة على أنها إحدى الوظائف الإدارية المهمة، والتي تعمل على التحقق من الاستخدام الأمثل للموارد وسلوك الأفراد إزاء تحقيق أهداف المنشأة وتثبيت قواعدها.
وسائل الرقابة
الموازنة التقديرية.
البيانات الإحصائية والرسوم البيانية.
السجلات.
الملاحظة الشخصية.
التقارير الإدارية.
أهمية الرقابة
حماية الصالح العام.
منع حدوث الأخطاء.
التأكد من حسن سير العمل.
تشجيع النجاح الإداري وتحفيزه معنوياً ومادياً.
مراحل الرقابة على الموارد البشرية
تحديد المعايير: والمعيار هو رقم أو مستوى جودة ينبغي تحقيقه.
قياس الأداء: وهو خاص بتقدير ما إذا كان الأداء الفعلي متفقاً مع المعايير، وقد يكون القياس شاملاًً أو بالعينة.
مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط: للتحقق من توافق الأداء الفعلي مع المعياري (عدم وجود انحرافات) أو أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار (وجود انحراف موجب) أو أن يكون الأداء سلبياً (وجود انحراف سلبي).
تحليل أسباب الانحرافات واتخاذ اللازم: وذلك لتصحيح الأوضاع السلبية.
تصنيف الرقابة
زمن الرقابة: كالرقابة السابقة (وقائية / إيجابية)، والرقابة الجارية (أثناء التنفيذ)، والرقابة اللاحقة (بعد التنفيذ)، ونظام الرقابة المتعددة.
جهة الرقابة: مثل الرقابة الداخلية (من خلال قسم ضمن الهيكل التنظيمي للمنشأة)، والرقابة الخارجية (رقابة من جهة خارجية).
الرقابة التنظيمية: كالرقابة المفاجئة، الرقابة الدورية، والرقابة المستمرة.
المدارس الرقابية: مثل الرقابة البيروقراطية، والرقابة غير البيروقراطية، والرقابة الإستراتيچية.
الأساليب الرقابية
أسلوب الرقابة بالاستثناء: حيث يتم التركيز على مراجعة الأخطاء المهمة.
الأساليب التقليدية في الرقابة: مثل الملاحظة الشخصية، التقارير، والموازنات التقديرية بأنواعها.
أساليب الرقابة المتخصصة: كتصميم البرامج بما تحويه من معلومات مطلوبة.
أساليب الرقابة الشاملة: مثل قياس الربح والخسارة، العائد على الاستثمار، رقابة المجالات الرئيسية، والتدقيق الداخلي والخارجي.
معوقات نجاح النظم الرقابية
الرقابة الزائدة: حيث يقبل العاملون عادة درجة معينة من الرقابة، وإذا زادت هذه الرقابة عن حد معين فإنهم يرفضونها.
التركيز في غير محله: تركز بعض النظم الرقابية في أحيان كثيرة على نقاط معينة لا تتفق مع وجهة نظر العاملين، حيث تعكس من وجهة نظرهم رؤية محدودة جداً مما قد يثير العاملين ضد هذه الرقابة.
عدم التوازن بين المسؤوليات والصلاحيات: يشعر العاملون أحياناً بأن المسؤولية الواقعة عليهم تفوق ما هو ممنوح لهم من صلاحيات، وفي الوقت نفسه قد يتطلب النظام الرقابي الرقابة اللصيقة والمراجعة التفصيلية لكل جزئيات العمل، مما يرتبط سلبياً بقبول العاملين والتجاوب مع النظم الرقابية.
عدم التوازن بين العائد والتكاليف: قد يكون عدم كفاية العائد أو المكافآت التي يحصل عليها العاملون من أسباب مقاومة هؤلاء للنظم الرقابية.
عدم الحيادية: قد يؤدي عدم تصميم النظم الرقابية بشكل محايد إلى عدم قبول العاملين لهذه النظم.