مفهوم الإتصال في الإداره

[أم غلا]

الاتصال هو تبادل المعلومات بين شخصين أو اكثرعن طريق التفاهم بين المرسل والمرسل إليه أي هي تبادل المعلومات بين المرسل والمرسل إليه وهذه البيانات قد تكون أفكارا أو أي شيء أخر له علاقة بين المرسل والمرسل إليه.
إن الاتصال يمارسه الإنسان في حياته يومياً بصفته سلوكاً إنسانيا عاديا يحدث بين فرد وأخر . بين الزوج والزوجة والأب والابن والمدير والموظف ، وهذا الاتصال يكون حول موضوعات إنسانية وفنية ووسائله متعددة ، هناك الاتصال الشخصي اللفظي ، وهناك الرسائل وهناك الاتصال غير اللفظي أو ما يعرف بلغة الجسم أو الإشارات.

*تعريف الاتصال

الاتصال باللغة العربية " اتصل إلى بني فلان ، انتمي وانتسب ، واتصل الشيء بالشيء مطاوع وصله به .. "
وكلمة اتصال باللغة الانجليزية communication مشتقة من الكلمة اللاتينية communare التي تعني جعل الشيء عاماً ويعني ذلك إن لفظ الاتصال في اللغة الانجليزية يعني مقاسمة المعنى وجعله عاما بين شخصين أو مجموعة أو جماعات .
ويعرف المورد كلمة communication بأنها :
1. أ- معلومات مبلغة . ب- رسالة شفوية أو خطية .
2. تبادل الفكرات أو الآراء أو المعلومات عن طريق الكلام أو الكتابة أو الإشارات . وتعرف جمعية الإدارة الأمريكية (AmA ) الاتصال بأنه " أي سلوك يؤدي إلى تبادل المعنى ".
أما ( كيت ديفز ) فيعرف الاتصال بأنه " عملية نقل المعلومات والتفاهم من شخص إلى أخر".
ويقترح بعض العلماء انه يجب النظر إلى العلاقات والتفاعلات التبادلية التي تحدث في الاتصال على انه محور التركيز فيرى ( فيلبس ومتزجر ) إن الاتصال هو " وضع الأفكار في صياغات ( رسائل ) وفي وسيلة مناسبة بحيث يمكن ان يتفهمها الطرف وتصرف بالشكل المطلوب ".

*أنواع الاتصال

1. الاتصال الرسمي Formal Communication
الاتصال الرسمي هو اتصال مباشر بين مرسل الرسالة والمستقبل لها ويتخذ هذا النوع من الاتصالات أشكال عدة والتي من أهمها الاتصال اللغوي وغير الشفوي .
2. الاتصال غير الرسمي Informal Communication
الاتصال غير الرسمي هو اتصال غير مباشر ويأخذ الشكل العنقودي ويتلازم وجوده مع الاتصال الرسمي فهو تعبير عن الطبيعة البشرية في الاتصال .
للفرد معرفة لماذا يقوم بالعمل والأسلوب الأنسب لأدائه ، وعكس هذا يؤدي إلى انخفاض وتدهور معنوياته وتأثر انجازه وزيادة الحوادث .
ويمثل هذا الدور الذي يقوم به الاتصال في بناء وتشغيل الهيكل لجماعة العمل من خلال الإدارة ففي كل المستويات التنظيمية يتم بين المسؤولين التنفيذيين وأعضاء الإدارة المالية المشرفين والملاحظين عملية الاتصال ، وبصفة مستمرة لذلك يشار إلى الاتصال على انه شبكة تربط كل أعضاء التنظيم بعضهم ببعض .
إذن يمكن تعريف الاتصال بأنه عبارة عن تبادل المعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر فالمكونات الأساسية لهذا التعريف هو :
حدوث التبادل وان يتم بين شخصين أو أكثر ، يتضح من هذا إن الاتصال عملية ديناميكية ذات اتجاهين هما : الإرسال والاستقبال .

*عناصر الاتصال

أن عملية الاتصال عدد من العناصر هي المرسل والرسالة ، الوسيلة والمرسل إليه ( المستقبل ) .
1. المرسل : هو الشخص الذي يود أو مجموعة الأشخاص الذي يودون نقل الرسالة إلى طرف أخر ، لديه مجموعات من المعلومات والأفكار وهو يتأثر بطريقة فهمه وتفسير وحكمه على هذه الأفكار، وهذا مايعرف (بالادارك ) كما يتأثر في ذلك بخبرته وخلفيته من المعلومات المتشابهة أو المكملة أو ذات الصلة ولاشك في إن أفكار ومعلومات المرسل تتأثر بالمكونات والخصائص الشخصية لديه من حيث ميوله ، واهتماماته ، وقيمه ، وانفعالاته وحاجاته الشخصية ، وتوقعاته ، وطموحاته وأهدافه ينعكس بدوره على كيفية معالجته للأفكار وعمليه تفسيره لها.
2. الرسالة : وهي عبارة عن الرموز التي تحملها أفكار ومعلومات وأراء المرسل وهي تأخذ عدة أشكال من الرموز مثل الكلمات ، والحركات ، الأصوات الحروف ، الأرقام ، الصور ، السكون ، تعبيرات الوجه والجسم ، الملامسة ، المصافحة ، الهمسات والصوت .
ولاشك في أن الاختيار الحسن لصياغة الرسالة ورموزها من الأهمية بمكان لكل من المرسل والمرسل إليه كما إن سوء الاختيار يسبب مشكلات عديدة وعلى المرسل أن يعرف إن صياغة الرموز قد يكون لها معان مختلفة باختلاف الإفراد كما أن الرسالة تتضمن معاني خفية أو غامضة أو مترادفة أو متعارضة وقد تكون هذه المعاني مقصودة من المرسل أو غير مقصودة.
3. الوسيلة تلعب وسيلة الاتصال دوراً بارزا في فهم الرسالة المرسلة لذلك على المرسل اختيار الوسيلة الأكثر تعبيرا وتأثيرا وفعالية في المرسل إليه ( المستقبل ) وهناك وسائل مختلفة للاتصال مثل الشفهي ( كالمقابلات الشخصية ، والاجتماعات ، واللجان ، والتلفون ، والمحادثات الشخصية ، المنشورات ، الندوات ) وكتابيه ( كالخطابات ، والمذكرات والتقارير و المجلات والمنشورات والدوريات والتلكس والفاكس واللوائح وأدلة وإجراءات العمل والمخاطبات الالكترونية ، ويمكن النظر إلى وسيلة الاتصال من حيث رسميتها فمنها رسمية ومنها غير رسمية ،والوسائل الرسمية هي تلك الوسائل التي تستخدم في منظمات العمل ويعترف بها الهيكل التنظيمي للمنظمة مثل التقارير والخطابات والأوامر والمنشورات أما الاتصالات غير الرسمية فهي التي تمارس ولا يعترف بها الهيكل التنظيمي مثل الأحاديث الودية تبادل الطرف والنكات ، وحفلات الشاي والمناقشات أثناء فترات الراحة وجميع هذه الأنواع ضرورية في عمليات الاتصال الإنساني في منظمات العمل.
4. المستقبل ( المرسل إليه ) وهو الشخص الأشخاص ــ الذي يستقبل الرسالة من خلال الحواس المختلفة مثل السمع والبصر والشم والذوق واللمس ويتم تنظيم واختيار المعلومات وتفسيرها من قبل المستقبل وعلى ضوء ذلك يعطي لها تفسيرات ، ومعاني ودلالات وعملية استقبال الرسالة وتفسيرها من قبل المرسل إليه تتأثر بشخصية المرسل إليه وأسلوب إدراكه ، ودوافعه ، وأهدافه وحالته النفسية ، وينعكس ذلك على تفسيره لمعاني الرسالة وتعامله معها.