الإدارة عن بعد

[أم غلا]

لم يعد بُعد المسافة عائقاً أمام الإدارة في العصر الحالي لإنجاز كافة مهامها بالسرعة والدقة المطلوبة..

فليس للمكان حاليا دور ملموس وحاسم في ممارسة كافة المهام والواجبات.. فمع تقارب المواقع نتيجة للتقدم التقني والتكنولوجي المذهل طرأت الكثير من التغيرات في عالم الإدارة الرحب والفسيح.. وتبدلت الأساليب فأصبح المستحيل ممكنا والخيال واقعا وبإمكان المدير أو المسؤول عن الإدارة سواء كان في قطاع خاص أو حكومي أن يتحرك في كل اتجاه.. ومن أي دولة أو منطقة أو مدينة.. ومن أي جهة داخل المدينة يستطيع إدارة دفة العمل.. وعقد الاجتماعات.. وإبلاغ التوجيهات.. والحصول على المعلومات.. والتخطيط وتوزيع الأدوار.. الخ.

ببساطة يمكن إدارة جلّ الفعاليات عن بعد.. والحد من تحكم المكان في الإنجاز.. وتحقيق المردودات والعوائد المجزية.. ولذا يمكن النظر إلى هذا الأسلوب من الإدارة بمنظور استثماري.. والسعي لترشيد النفقات.. واختصار الجهد والوقت.. وتقليل المصروفات.. وتبادل الخبرات والمعلومات مع الجهات الأخرى.. والمؤسسات المتخصصة داخل الوطن وخارجه.. والكوادر الاستشارية المتميزة.. واختيار الكفاءات المؤهلة من أي مكان في العالم.

الوسائط المستخدمة في الإدارة عن بعد وسائل تقنية بحتة.. ومن أبسطها الهاتف النقال (الجوال) (mobile) حيث يمكن إجراء المكالمات وبث الرسائل النصية (sms).. والوسائط المتعددة (mms).. وتوظيف البريد الإلكتروني لتبادل التعاميم والخطط والبرامج والملفات واستقبال الشكوى من المراجعين أينما كانت مواقعهم.. وإتاحة الفرصة لهم لمتابعة معاملاتهم.. وإرسال محاضر الاجتماعات واستقبال الملاحظات عليها في نفس اللحظة.. وتبادل البحوث وأوراق العمل ونشرها على المواقع الإلكترونية.. وتثبيت جداول المواعيد. ويمكن الاستفادة من جهاز الفاكس (fax) في تنفيذ معظم العمليات التي لايمكن إتمامها عبر البريد الإلكتروني أوفي حالة عدم توافر(النت).

وتأتي تقنية الفيديو كونفرنس (video conferences) أو ما يسمى بالبث المباشر كأفضل التقنيات على الإطلاق لإدارة الاجتماعات من أي موقع.. ومشاركة خبراء ومتخصصين من مختلف دول العالم.. والاستفادة من الخبراء والمستشارين وهم في بلادهم دون الحاجة لجلبهم ودفع آلاف الريالات.. وإجراء المقابلات الشخصية مع من يتم اختيارهم من أماكن بعيدة عن المقر الرئيسي للإدارة.. وتنظيم الدورات التدريبية بالبث من المقر الرئيسي إلى المناطق الأخرى أومن أي دولة ويمكن قيام خبير بإلقاء محاضرة أو تدريب وهو في مقره دون حضوره.. كما يمكن متابعة المؤتمرات الداخلية والخارجية دون الحاجة إلى إرسال الوفود وصرف المزيد من التكاليف.

كل ما يلزم الإدارة لتطبيق هذا الأسلوب بكفاءة هو توفير الأجهزة من هواتف نقالة وأجهزة حاسب آلي وفاكس لكل موظف مع ربط الحاسب بالانترنت وبما يمكن المدير وموظفيه من ممارسة الأدوار الإدارية ومن أي موقع كان ويفضل أن تكون الأجهزة محمولة.. بحيث يسهل نقلها وتركيبها في مختلف الأمكنة.
في هذا العصر لا تحتاج الإدارة إلى أرشيف وأوراق وملفات تحتل أجزاء كبيرة ومساحات واسعة من مباني المنشأة.. ولا لسجلات ضخمة يكسوها الغبار.. ولا تفلح الجهود للبحث عن المعلومات في ثناياها إلا بعد ضياع كل الأوقات.

كما أن من مميزات هذا الأسلوب الإداري عدم إلزام الموظفين بالتواجد المكاني فهو أسلوب يتسم بالديناميكية والمرونة وقلة التكاليف.. ولذا يلجأ إلى توظيف الخبراء والمستشارين واستقبال أعمالهم دون شرط حضورهم.. والاستفادة من هذا الأسلوب في استحداث وظائف لمدخلي بيانات ومشغلي أنظمة عن طريق التقنية دون إلزامهم بدوام رسمي.