الخطوات الخمسة في عملية التنظيم

[أم غلا]

الخطوة اﻷ‌ولى:
احترام الخطط واﻷ‌هداف:الخطط تملي على المنظمة الغاية واﻷ‌نشطة التي يجب أن تسعى ﻹ‌نجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض اﻹ‌دارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض اﻹ‌دارات. أيضا قد تنشأ عﻼ‌قات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعﻼ‌قات ويقيّد العﻼ‌قات المعمول بها اﻵ‌ن.الخطوة الثانية: تحديد اﻷ‌نشطة الضرورية ﻹ‌نجاز اﻷ‌هداف:ما هي اﻷ‌نشطة الضرورية لتحقيق اﻷ‌هداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء باﻷ‌عمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.
الخطوة الثالثة: تصنيف اﻷ‌نشطة:المدراء مطالبون بإنجاز ثﻼ‌ث عمليات:فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ).وضع اﻷ‌نشطة في مجموعات بناء على هذه العﻼ‌قات.البدء بتصميم اﻷ‌جزاء اﻷ‌ساسية من الهيكل التنظيمي.
الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء اﻹ‌دارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء اﻹ‌دارة يجب أن يحدد أوﻻ‌ كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العﻼ‌قات:هذه الخطوة تحدد العﻼ‌قات الرأسية والعرضية (اﻷ‌فقية) في المنظمة ككل.
الهيكل اﻷ‌فقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة.
أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:
يعرف عﻼ‌قات العمل بين اﻹ‌دارات العاملة.
يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).