المدير ودوره في تبسيط الإجراءات

[أم غلا]

بداية يمكننا القول بأن علم اﻹ‌داره كأحد العلوم اﻻ‌ساسيه في دنيا اﻻ‌عمال يسعى إلى تحقيق اﻻ‌هداف من خﻼ‌ل :-
أ -*بيئه متغيره ودائمه التغير
*ب -*امكانيات محدده ومحددوه
ج- نظام معين للعمل واﻻ‌دارة*
د- كفاءات ادارية وفنيهوهذه العناصر اﻻ‌ربعةتوحي لنا بأن هذه الكفاءات اﻻ‌داريه والفنيه عليها وضع نظام معين للعمل واﻻ‌دارة لتشغيل اﻹ‌مكانيات المتاحه احسن استغﻼ‌ل ممكن وفي تواكب وتعايش ناجحان مع بيئه متغيرة ودائمه التغير وذلك لتحقيق اهداف معينه محدده سلفا .
نخرج مما سبق بأن المدير عليه أعباء ضخمه لتنفيذ هذه العمليه تتمثل فيما يلي : -
1-*تحديد اﻻ‌هداف المراد الوصول اليها .
2-*التنبؤ بالظروف المستقبلية حتى يمكن وضع خطه فعاله لتنفيذ اﻻ‌هداف
3-*إعادة صياغه اﻻ‌هداف الموضوعه حسب ماتسفر عنه النقطة السابقه "الثانيه"
4-*وضع الخطه التي تكفل تنفيذ اﻻ‌هداف الموضوعه في النقطه الثالثه بأحسن استغﻼ‌ل ممكن لﻼ‌مكانيات المتاحه وفي وقت محدد طبقا لبرنامج زمني*. وذلك من خﻼ‌ل*الخطوات التفصيليه المتبعه عند وضع الخطط وهي : -أ – تحديد السياسات التي تحكم التفكير والتنفيذ في الظروف المشابهه المستقبليه*ب- تحويل هذه السياسات والتي توضع بواسطه اﻻ‌داره العليا بعقيله مستنيره وعاليه الى مجموعه من الخطوات التفصيليه الخاصه بتنفيذ اﻻ‌عمال ومرتبه في تتابع زمني وفق مايحدده اسلوب التنفيذ باﻻ‌ضافه الى تحديد كيفيه تنفيذ كل خطوه من خطوات العمل ومكان ادائها والوقت المحدد ﻻ‌دائها والمسئول عن ادائها وهذا مايطلق عليه اﻹ‌جرءات والتي توضع بصوره مبسطه تتناسب مع عقلية المنفذين .
ج- تقدير اﻻ‌حتياجات الﻼ‌زمه لتنفيذ اﻻ‌عمال سواء اﻻ‌حتياجات البشريه أو الماديه او اﻵ‌لية .*
د- إعداد البرنامج الزمني للتنفيذ.وبناء على ماسبق يمكننا القول بأن المدير*يحقق من وراء تبسيط إجراءات العمل عده فوائد أهمها*:-*1-*الفهم الصحيح والسليم لخطوات تنفيذ العمل من قبل المنفذين وبالتالي تحقيق اﻻ‌هداف*بالصوره الفعاله .
*2-*سرعه انجاز اﻻ‌عمال وبالتالي ارتفاع معدل تحقيق اﻻ‌هداف بالنسبه للزمن
*3-*استبعاد الجزئيات غير الضروريه عند تنفيذ اﻻ‌عمال وبالتاي التركيز على الجزئيات*الضروريه مما سيساهم في تحسين وفاعليه اﻻ‌داء .4-*تجميع بعض الجزئيات مع بعضها اوتغير تتابعها بما يتفق مع التغير البيئي المستمر الذي*تعيش المنظمات من خﻼ‌لة وبالتالي التجارب والتعايش مع البيئه والبقاء في دنيا اﻻ‌عمال*ودائرة المنافسة .ولكن ماهي سمات المدير ؟ والتي تؤهله في التفكير المستمر في اجراءات العمل وضروره تجاوبها بإستمرار مع البيئه المستقبليه ؟اﻹ‌جابة على هذا السؤال سوف نستعرض المدير من خﻼ‌ل الصفات التاليه :-
ان الجزء اﻻ‌كبر من مهام المدير تتعلق باﻻ‌بداع اي دائم التفكير في وضع أفضل من القائم بإنتهاج افكار جديدة خاصة بالعمل لزيادة فعالية اﻻ‌داء وكفاءة تنفيذ اﻻ‌هداف . ولهذا فعلى المدير التحلي بالصفات التاليه:-
1-*عدم التنفيذ (يتم من خﻼ‌ل اﻻ‌خرين )
2-*انتهاج اساليب فعالة في الرقابة والمتابعة على التنفيذ
3-*ابتكار ماهو جديد بخصوص العمل وإجراءاتة*
4-*تكوين صف ثان
5-*الميل للتفويض*delegation*للتفرغ للمهام اﻷ‌ساسية وفاعلية ادائها*
6-*امتﻼ‌ك وممارسة المهارات اﻹ‌دارية
*7-*اﻹ‌لمام التام بطبيعة العمل*نخرج مما سبق بأن كل مايخططه المدير ويضعه من خطط وبرامج تسعى لتحقيق أهداف معينه يتوقف على مدى سﻼ‌مة اجراءات العمل الموضوعه ووضوحها بالدرجة التي تمكن المنفذين من تنفيذ ما جاء في ذهن المدير من تفكير ومااتممه من خطط . لذا يقع على عاتق المدير دور كبير وذلك لرغبته في تحقيق افكاره وخططه وصوﻻ‌ً لﻼ‌هداف في تبسيط اجراءات العمل بالدرجة التي تساهم مساهمه فعاله في فهم المنفذين لها واختصارها لﻼ‌جرءات غير الضروريه والتركيز على اﻻ‌جرءات الضروريه للوصول الي تحقيق اﻻ‌هداف بالكيفيه المطلوبه وفي اقل وقت ممكن .
اذن تبسيط اجراءات العمل يرتبط بالعناصر التالية :-
أ -*الفهم الصحيح تمهيدا للتنفيذ الفعال لﻼ‌عمال وبالتالي تحقيق اﻻ‌هداف .
ب -*اختصار وقت التنفيذ.ج- سرعه تلبيه احتياجات طالبي السلع والخدمات .د – تحسين الصوره الذهنية للمنظمه من قبل التغير .هـ- تحقيق معدﻻ‌ت عاليه من اﻻ‌رباح وخدمه المجتمع من خﻼ‌ل فتره زمينه اقل .