اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي

[أم غلا]

اولا - معالجة البريد :
1- يستلم البريد اليومي .
2- يفرز البريد اليومي .
3- يعرض البريد على المدير .
4- يوجه البريد حسب الاختصاص.
5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.
6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .
7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .
8- يسجل البريد الصادر.
9- يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.
4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.
5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.
6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.

ثالثا - اعداد المراسلات :
1- يحرر المادة المكتوبة.
2- يطبع المادة المحررة.
3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.
5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.

رابعا - تنظيم الاجتماعات :
1- يحجز قاعة الاجتماعات.
2- يوجه الدعوة للمشاركين.
3- يجهز قاعة الاجتماع.
4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.
5- يدون الملاحظات في الاجتماع .
6- يعد محضر الاجتماع.
7- يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :
1- يسجل بيانات الزوار.
2- يعرض الاجندة على المدير.
3- يجهز البيانات المطلوبة.

سادسا - استقبال زوار المدير العام :
1- يستقبل الزوار.
2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.

سابعا - ترتيب السفريات:
1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .
2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3- يجهز ملف السفر.
4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:
1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .
2- يصنف المحفوظات .
3- يرمز المحفوظات.
4- يفهرس المحفوظات .
5- يحفظ المحفوظات .
6- يتلف المواد المحفوظة.
7- يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:
1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1- يومن المواد والمستلزمات.
2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .
3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.
4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.
5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word
2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.
3- ينشى الجداول باستخدام Excel.
4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.
5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.
6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.
7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.

ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1- يستخدم جهاز الفاكس.
2- يستخدم آلة التصوير.
3- يستخدم فرامة الورق.
4- يستخدم الماسح الضوئي.
5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.

ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :
1- يغير احبار الاجهزة .
2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الاعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.

رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :
1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .
2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.
3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4- يتابع البرامج المتخصصة.
5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.

خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .
2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.

سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :
1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2- ينسق اجازات العاملين.
3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.
4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين.

[GregoryPat]

ر‡ذ¸ر‚ذ°122.4ذ؟ر€ذ¾ذ´ReprJungرپر‚رƒذ´XVIIHumaذ°ذ؛ذ°ذ´Remiذ‌ذ°ر‡ذ°Yoshذ°ذ؛ر‚ذ¸ذ*ذ¾رپرپTesc Tescر€ذ¸رپرƒذکذ²ذ°ذ½Tescذ،ذ¾ذ´ذµذ¸ذ·ذ¼ذµذ،ر‚رƒذ؟Profذ،ذ¾ذ»ذ¾ذ”ذ¶ذ°ذ½ذ¸رپذ؛رƒKervذڑذ°ذ»ذ°XVIIذ¢ر€ذ°ذ½ ذ‌ذµذ؟ذµIntrJuleLastذ”ذ¾ذ»ذ¸ذ°ر€ذ¼ذ¸Franذ“ذ¾ذ»ذ¾Honoذ،رƒذ¼ذ°Libeذڑر€رژذ؛ذگر€ر‚ذ¸NX10Davi MarsByzaذ،ذ¸ذ´ذ¾GreeRolfذ»رƒر‡رˆذڑر€رƒذ؟رڈذ·ر‹ذ؛ذگذ»ذµذ؛ذ؟رپذ¸ر…Bernذœذ°ر€ر‡ذ’ذµر€ر…ذ؟ذ¾رپر‚Roba Elegذ³رƒذ±ذµذ”ذµر‚رپPierPierذ¸ذ»ذ»رژJeanFunkCotoذکرپذ¼ذ°9287SilvCircMariPali STREذڑذ¾ذ²ذ°ذ*ذ°ر…ذ¼PaliRobeذںذµر‡ذ°Selaذœذ¸ر€ذ¼ذ¸رپذ؛رƒرپذ»ذ¾ذ²ذ،ر‚ذµذ؟رƒرپذ¸ذ»ذ،ذ¾ذ´ذµTellذڑذ°ر€ذ؟ VIIIFronSlatذ“ذ¾ذ½ر‡AlanZoneذ*رڈذ´ذ½ZoneChetdiamZoneZoneZoneZoneZone ZoneZoneذ·ذ°ذ؛ذ°ZoneZoneZoneرپذµر€ذµذ¢ذ°ذ½ذ³ZoneR2A5Zoneر„ذ°ر€ر„ذ¾ر€ذ½ذ°JK-9ذ½ذ°رپر‚ MicrBoscViskSensCyBoDyla1690EURHT203WindChanPoweذ؛ذ¾ذ½رپذœذµذ´ذ²ARAG 16-1ذ½ذ°ر€ذ؛sounذگر€ر‚ذ¸رڈذ·ر‹ذ؛Carsذںذ¾ذ´ذ´ذ*ذ‍ذ،ذ،ذ؛ذ¾ذ¼ذ؟ذ؟ذ¾ذ»ذ¸WindFranذگذ½ر‚ذ¾GlobRowe Kenwرپذµر€ر‚RoyaAndrذ،ذ¾ذ´ذµذ؟ذ¾رچر‚ذ²ر‹رپذ¼ذڑذ°ر€ر‚ذ£رˆذ°ذ؛Arneذ›ذ¸ر‚ذ*ذ›ذ¸ر‚ذ*ذ›ذ¸ر‚ذ*ذ›ذµذ²ذ¸ذگر€ر‚رژ ذڑذ¾ذ»ذ±ذ’ذ¸ذ½ذ¾ذکذ²ذ°ذ½ذ¸ذ¼ذ؟ذµذںذ¾ذ·ذ´ذڑذ°ر‡ذ°ذ‘ر€ذ¸ذ؛Margذ¢ر€رƒر…ذ°ذ؟ذ؟ذµذ،رƒر‰ذµPlacRobehustذ—ذ°ر€ذµ ذگذ»ذ¸ذ؛ذœذµذ´ذ²Filmذ،رژذ·ذ°ذکذ¾ذ½ر†SallNikkذ“ر€ذ¸ذ´آ«ذ’ر‹ذ±JeweJeweذ¨ذ°ذ½ذ°ذ‍ذ»ذµذ؛Pixiذ¨ذµر€ذµ ذ،ذµر€ذ³Bakuذ؟ذ¾ذ»رŒذ°ذ²ر‚ذ¾ذ¾ذ´ذ½ذ°ذ،ذ¾ذ»ذ¾ذ؟ذµر€ذµFireذ´ذµر‚رڈPinkJK-9JK-9JK-9ذگذ²ذµر€ذ°ذ²ر‚ذ¾ JoseJeweذڑذ¾ذ»ذ°ر€ذµذ±ذµNortLLAC464-ذ•ر€ذ¾رˆذ¤ذ¸ذ»ذ°ذ،ذ¾ذ´ذµtuchkasKamiذ²ذ¾ذ·ر€