القرارات الإدارية وأهميتها للمدير المحترف

[أم غلا]

إن اتخاذ القرارات اﻹ‌دارية من المهام الجوهرية والوظائف اﻷ‌ساسية للمدير، إن مقدار النجاح الذي تحققه أية منظمة إنما يتوقف في المقام اﻷ‌ول على قدرة وكفاءة القادرة اﻹ‌داريين وفهمهم للقرارات اﻹ‌دارية وأساليب اتخاذها، وبما لديهم من مفاهيم تضمن رشد القرارات وفاعليتها، وتدرك أهمية وضوحها ووقتها، وتعمل على متابعة تنفيذها وتقويمها.أهمية اتخاذ القرارات:ـ اتخاذ القرارات هي محور العملية اﻹ‌دارية، كما ذكرنا، ذلك أنها عملية متداخلة في جميع وظائف اﻹ‌دارة ونشاطاتها، فعندما تمارس اﻹ‌دارة وظيفة التخطيط فإنها تتخذ قرارات معينة في كل مرحلة من مراحل وضع الخطة سواء عند وضع الهدف أو رسم السياسات أو إعداد البرامج أو تحديد الموارد المﻼ‌ئمة أو اختيار أفضل الطرق واﻷ‌ساليب لتشغيلها، وعندما تضع اﻹ‌دارة التنظيم المﻼ‌ئم لمهامها المختلفة وأنشطتها المتعددة فإنها تتخذ قرارات بشأن الهيكل التنظيمي ونوعه وحجمه وأسس تقسيم اﻹ‌دارات واﻷ‌قسام، واﻷ‌فراد الذين تحتاج لديهم للقيام باﻷ‌عمال المختلفة ونطاق اﻹ‌شراف المناسب وخطوط السلطة والمسؤولية واﻻ‌تصال ..
وعندما يتخذ المدير وظيفته القيادية فإنه يتخذ مجموعة من القرارات سواء عند توجيه مرؤوسيه وتنسيق مجهوداتهم أو استشارة دوافعهم وتحفيزهم على اﻷ‌داء الجيد أو حل مشكﻼ‌تهم، وعندما تؤدي اﻹ‌دارة وظيفة الرقابة فإنها أيضًا تتخذ قرارات بشأن تحديد المعايير المﻼ‌ئمة لقياس نتائج اﻷ‌عمال، والتعديﻼ‌ت لتي سوف تجريها على الخطة، والعمل على تصحيح اﻷ‌خطاء إن وجدت، وهكذا تجري عملة اتخاذ القرارات في دورة مستمرة مع استمرار العملية اﻹ‌دارية نفسها.
مراحل اتخاذ القرارات:
المرحلة اﻷ‌ولى تشخيص المشكلة:ومن اﻷ‌مور المهمة التي ينبغي على المدير إدراكها وهو بصدد التعرف على المشكلة اﻷ‌ساسية وأبعادها، هي تحديده لطبيعة الموقف الذي خلق المشكلة، ودرجة أهمية المشكلة، وعدم الخلط بين أعراضها وأسبابها، والوقت المﻼ‌ئم للتصدي لحلها واتخاذ القرار الفعال والمناسب بشأنها.المرحلة الثانية جمع البيانات والمعلومات :إن فهم المشكلة فهمًا حقيقيًا، واقتراح بدائل مناسبة لحلها يتطلب جمع البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة محل القرار، ذلك أن اتخاذ القرار الفعال يعتمد على قدرة المدير في الحصول على أكبر قدر ممكن من البيانات الدقيقة والمعلومات المحايدة والمﻼ‌ئمة زمنيًا من مصادرها المختلفة، ومن ثم تحديد أحسن الطرق للحصول عليها، ثم يقوم بتحليلها تحليﻼ‌ً دقيقًا.ويقارن الحقائق واﻷ‌رقام ويخرج من ذلك بمؤشرات ومعلومات تساعده على الوصول إلى القرار المناسب.
وقد صنف بعض علماء اﻹ‌دارة أنواع البيانات والمعلومات التي يستخدمها المدير.
[1] البيانات والمعلومات اﻷ‌ولية والثانوية.
[2] البيانات والمعلومات الكمية
.[3] البيانات والمعلومات النوعية.
[4] اﻷ‌مور والحقائق
.المرحلة الثالثة: تحديد البدائل المتاحة وتقويمها :ويتوقف عدد الحلول البديلة ونوعها على عدة عوامل منها:وضع المنظمة، والسياسات التي تطبقها، والفلسفة التي تلتزم بها، وإمكانياتها المادية، والوقت المتاح أمام متخذ القرار، واتجاهات المدير ـ متخذ القرار ـ وقدرته على التفكير المنطقي والمبدع، الذي يعتمد على التفكير اﻻ‌بتكاري الذي يرتكز على التصور والتوقع وخلفه اﻷ‌فكار مما يساعد على تصنيف البدائل المتواترة وترتيبها والتوصل إلى عدد محدود منها.المرحلة الرابعة: اختيار البديل المناسب لحل المشكلة*:ـ وتتم عملية المفاضلة بين البدائل المتاحة واختيار البديل اﻷ‌نسب وفقًا لمعايير واعتبارات موضوعية يستند إليها المدير في عملية اﻻ‌ختيار وأهم هذه المعايير:ـ· تحقيق البديل للهدف أو اﻷ‌هداف المحددة، فيفضل البديل الذي يحقق لهم اﻷ‌هداف أو أكثرها مساهمة في تحقيقها.· اتفاق البديل مع أهمية المنظمة وأهدافها وقيمها ونظمها وإجراءاتها.· قبول أفراد المنظمة للحل البديل واستعدادهم لتنفيذه.· درجة تأثير البديل على العﻼ‌قات اﻹ‌نسانية والمعامﻼ‌ت الناجحة بين أفراد التنظيم.· درجة السرعة المطلوبة في الحل البديل، والموعد الذي يراد الحصول فيه على النتائج المطلوبة.· مدى مﻼ‌ءمة كل بديل مع العوامل البيئية الخارجية للمنظمة مثل العادات والتقاليد.·
القيم وأنماط السلوك واﻷ‌نماط اﻻ‌ستهﻼ‌كية وما يمكن أن تغرزه هذه البيئة من عوامل مساعدة أو معوقة لكل بديل.· المعلومات المتاحة عن الظروف البيئية المحيطة.· كفاءة البديل، والعائد الذي سيحققه إتباع البديل المختار.المرحلة الخامسة: متابعة تنفيذ القرار وتقويمه :ـ ويجب على متخذ القرار اختيار الوقت المناسب ﻹ‌عﻼ‌ن القرار حتى يؤدي القرار أحسن النتائج. وعندما يطبق القرار المتخذ، وتظهر نتائجه يقوم المدير بتقويم هذه النتائج ليرى درجة فاعليتها، ومقدار نجاح القرار في تحقيق الهدف الذي اتخذ من أجله.ـ وعملية المتابعة تنمي لدى متخذ القرارات أو مساعديهم القدرة على تحري الدقة والواقعية في التحليل أثناء عملية التنفيذ مما يساعد على اكتشاف مواقع القصور ومعرفة أسبابها واقتراح سبل عﻼ‌جها.ـ ويضاف إلى ذلك أن عملية المتابعة لتنفيذ القرار تساعد على تنمية روح المسؤولية لدى المرؤوسين وحثهم على المشاركة في اتخاذ القرار.ـ المشاركة في اتخاذ القرارات.ـ مزايا المشاركة في اتخاذ القرارات.ـ تساعد على تحسين نوعية القرار، وجعل القرار المتخذ أكثر ثباتًا وقبوﻻ‌ً لدى العاملين، فيعملون على تنفيذه بحماس شديد ورغبة صادقة.ـ كما تؤدي المشاركة إلى تحقيق الثقة المتبادلة بين المدير وبين أفراد التنظيم من ناحية، وبين التنظيم والجمهور الذي يتعامل معه من ناحية أخرى.ـ وللمشاركة في عملية صنع القرارات أثرها في تنمية القيادات اﻹ‌دارية في المستويات الدنيا من التنظيم، وتزيد من إحساسهم بالمسئولية وتفهمهم ﻷ‌هداف التنظيم، وتجعلهم أكثر استعدادًا لتقبل عﻼ‌ج المشكﻼ‌ت وتنفيذ القرارات التي اشتركوا في صنعها.ـ كما تساعد المشاركة في اتخاذ القرارات على رفع الروح المعنوية ﻷ‌فراد التنظيم وإشباع حاجة اﻻ‌حترام وتأكيد الذات.ـ وهناك بعض اﻻ‌حتياطات عند مشاركة اﻷ‌فراد:ـ إشراك العاملين في الموضوعات التي تدخل في نطاق عملهم، والتي يملكون قدرات ومهارات تمكنهم من المساهمة فيها.ـ تهيئة المناخ الصالح والمﻼ‌ئم من الصراحة والتفاهم، وتوفير البيانات والمعلومات الﻼ‌زمة حتى يتمكن اﻷ‌فراد من دراستها وتحليلها وتحديد البدائل على أساسها.ـ وأخيرًا إعطاء الفرصة المناسبة لعملية المشاركة، مثل اﻷ‌خ باﻵ‌راء التي يدلي بها اﻷ‌فراد إذا كانت مﻼ‌ئمة وذات فائدة عملية ويترتب على تطبيقها نتائج إيجابية تنعكس على فعالية ورشد القرار الذي يتم اتخاذه عن طريق المشاركة
.أنواع القرارات اﻹ‌دارية :
[1] القرارات التقليدية:أ ـ القرارات التنفيذية:ـ وهي تتعلق بالمشكﻼ‌ت البسيطة المتكررة كتلك المتعلقة بالحضور واﻻ‌نصراف وتوزيع العمل والغياب واﻷ‌جازات، وكيفية معالجة الشكاوى.ـ وهذا النوع من القرارات يمكن البت فيه على الفور نتيجة الخبرات والتجارب التي اكتسبها المدير والمعلومات التي لديه.ب ـ القرارات التكتيكية:ـ وتتصف بأنها قرارات متكررة وإن كانت في مستوى أعلى من القرارات التنفيذية وأكثر فنية وتفصيﻼ‌ً.ـ ويوكل أمر مواجهتها إلى الرؤساء الفنيين والمتخصصين.[2] القرارات غير التقليدية:أ ـ القرارات الحيوية:ـ هي تتعلق بمشكﻼ‌ت حيوية يحتاج في حلها إلى التفاهم والمناقشة وتبادل الرأي على نطاق واسع، وفي مواجهة هذا النوع من المشكﻼ‌ت يبادر المدير ـ متخذ القرار ـ بدعوة مساعديه ومستشاريه من اﻹ‌داريين والفنيين والقانونيين إلى اجتماع يعقد لدراسة المشكلة، وهنا يسعى المدير ـ متخذ القرار ـ ﻹ‌شراك كل من يعنيهم أمر القرار من جميع اﻷ‌طراف في مؤتمر، وأن يعطيهم جميعًا حرية المناقشة مع توضيح نقاط القوة والضعف.ب ـ القرارات اﻻ‌ستراتيجية:ـ وهي قرارات غير تقليدية، تتصل بمشكﻼ‌ت استراتيجية وذات أبعاد متعددة، وعلى جانب كبير من العمق والتعقيد، وهذه النوعية من القرارات تتطلب البحث المتعمق والدراسة المتأنية والمستفيضة والمتخصصة التي تتناول جميع الفروض واﻻ‌حتماﻻ‌ت وتناقشها.تم النقل واﻻ‌قتباس من اساتذتنا اﻻ‌فاضل فى ادارة الموارد البشرية اكثر من مرجع