السكرتيرالتنفيذي ومهامه

[أم غلا]

مهام السكرتير التنفيذي

أولاً - معالجة البريد:
1-يستلم البريد اليومي.
2-يفرز البريد اليومي.
3-يعرض البريد على المدير.
4-يوجه البريد حسب الإختصاص.
5-يصور البريد الوارد حسب الأهمية.
6-يوزع البريد على الأقسام المختصة .
7-يحفظ البريد الموجه للحفظ.
8-يسجل البريد الصادر.
9-يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.


ثانياً - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1-يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2-يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3-يتعرف على المتصل والغرض من الإتصال.
4-يحول الإتصال إلى جهة الإختصاص.
5-يجري الإتصالات المطلوب للمدير.
6-يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.


ثالثاً - اعداد المراسلات:
1-يحرر المادة المكتوبة.
2-يطبع المادة المحررة.
3-يقوم بإجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4-يصور الأوراق والمستندات المطلوبة.
5-يصمم النماذج المطلوبة للعمل.


رابعاً - تنظيم الاجتماعات:
1-يحجز قاعة الإجتماعات.
2-يوجه الدعوة للمشاركين.
3-يجهز قاعة الإجتماع.
4-يستبقل الأعضاء المشاركين في الإجتماع.
5-يدون الملاحظات في الإجتماع .
6-يعد محضر الإجتماع.
7-يوزع محضر الإجتماع.


خامساً - تنظيم مواعد المدير العام:
1-يسجل بيانات الزوار.
2-يعرض الأجندة على المدير.
3-يجهز البيانات المطلوبة.


سادساً - استقبال زوار المدير العام:
1-يستقبل الزوار.
2-يتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3-يقوم بإستقبال كبار الضيوف.


سابعاً - ترتيب السفريات:
1-يجمع البيانات المتعلقة بالسفر.
2-يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3-يجهز ملف السفر.
4-يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5-يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامناً - تنظيم محفوظات الادارة:
1-يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات.
2-يصنف المحفوظات.
3-يرمز المحفوظات.
4-يفهرس المحفوظات.
5-يحفظ المحفوظات.
6-يتلف المواد المحفوظة.
7-يحضر الملفات عند الطلب.


تاسعاً - متابعة اعمال الادارة:
1-يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2-يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3-يتخذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4-يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد إنتهائه.


عاشراً - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1-يؤمن المواد والمستلزمات.
2-يعد بلاغات الصيانة والأعطال .
3-يعد طلب الشراء للأجهزة والأدوات الغير متوفرة في الإدارة.
4-يستلم المواد والمستلزمات للإدارة.
5-يحضر المصروفات النثرية للإدارة.


حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1-يعالج البيانات والنصوص بإستخدام برنامج Word.
2-يصمم عرض الشرائح بإستخدام برنامج power point.
3-ينشى الجداول بإستخدام Excel.
4-ينظم المواعيد بإستخدام Out Look.
5-ينشى قواعد بيانات الادارة بإستخدام Access.
6-يصمم الهيكل التنظيمي للإدارة.
7-يتابع ما إستجد من برامج الحاسب الآلي.


ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1-يستخدم جهاز الفاكس.
2-يستخدم آلة التصوير.
3-يستخدم آلة إتلاف الأوراق.
4-يستخدم الماسح الضوئي.
5-يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6-يستخدم اجهزة العرض الرأسية.


ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية:
1- يغير أحبار الأجهزة.
2- يزود الأجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الأعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.


رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات:
1-يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات.
2-يطلع على الإصدارات والمواقع المتخصصة.
3-يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4-يتابع البرامج المتخصصة.
5-يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.


خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1-يستخدم نموذج التقرير المناسب.
2-يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3-يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4-يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.


سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة:
1-يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2-ينسق إجازات العاملين.
3-يرفع تقرير بحضور وإنصراف العاملين للإدارة المختصة.
4-ينسق اجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.